Doanh nghiệp phải chờ bao lâu sau khi đăng ký để được sử dụng hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp phải chờ bao lâu sau khi đăng ký để được sử dụng hóa đơn điện tử?

   Hướng tới chính phủ điện tử cùng một nền kinh tế minh bạch và công bằng, Bộ tài chính và tổng cục thuế hiện nay đang tiến hành đẩy mạnh ứng dụng hóa đơn điện tử vào cuộc sống. Bước đầu, HDDT đã cho thấy những tiện ích vượt trội hơn hẳn so với hóa đơn giấy truyền thống. Do đó rất nhiều doanh nghiệp đang nóng lòng muốn chuyển đổi sang sử dụng hình thức hóa đơn này.

Tuy nhiên, để được phép sử dụng HDDT, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện, thiết bị máy móc cần thiết và tiến hành đăng ký, thông báo phát hành tới cơ quan thuế. Sau đó thì doanh nghiệp cũng cần trải qua một quá trình thẩm tra nhất định trước khi được phép sử dụng. Vậy chính xác bao lâu sau khi đăng ký thì doanh nghiệp được chính thức áp dụng hóa đơn điện tử?

Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

   Để tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần đảm bảo đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Những điều kiện này được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đầy đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong các hoạt động ngân hàng.

• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.

• Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

• Có chữ ký điện tử (chữ ký số) theo quy định của pháp luật.

• Có phần mềm bán hàng hóa, phần mềm dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử trong quá trình giao dịch được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.

Có các quy trình lưu trữ, sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng được hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu của cơ quan thuế.

• Có quy định sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu

Nếu doanh nghiệp của quý khách hàng không đáp ứng được tất cả những tiêu chí này thì có thể đăng ký phát hành hóa đơn điện tử thông qua một bên cung cấp dịch vụ trung gian uy tín và chuyên nghiệp. Danh sách các đơn vị đủ điều kiện cung cấp dịch vụ Hóa đơn điện tử được công khai trên Website của Tổng cục thuế, quý khách hàng có thể tham khảo và lựa chọn cho mình một đơn vị phù hợp. Trong đó, ACMan tự hào là một trong những đơn vị được cấp phép triển khai đầu tiên ở Việt Nam cũng như được tổng cục thuế và các doanh nghiệp đánh giá rất cao về cả chất lượng sản phẩm lẫn dịch vụ tư vấn.

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

   Sau khi đáp ứng tất cả các điều kiện cần thiết để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ và cá nhân kinh doanh có thể tiến hành thực hiện các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Những thủ tục này được quy định tại Điều 14 (đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và Điều 20 (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) của Nghị định 119/2018/NĐ-CP (doanh nghiệp cũng có thể tham khảo thêm Dự thảo Thông tư hướng dẫn Nghị định 119 của Bộ Tài chính được đăng tải vừa qua để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng quy định)

Cụ thể, theo Nghị định 119, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã/ không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn theo Mẫu số 01 bàn hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và chờ phản hồi từ cơ quan thuế.

Trong dự thảo Thông tư hướng dẫn thi hành Nghị định 119, Bộ Tài chính còn yêu cầu gửi kèm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối với những hóa đơn đã sử dụng trước thời điểm đăng ký theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính.

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Sau khi phát hành bao lâu thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử?

   Căn cứ vào Khoản 2 Điều 14 và Khoản 2 Điều 20 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo (theo Mẫu số 02 phụ lục ban kèm Nghị định) cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cũng cần lưu ý phải hủy bỏ những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) khi bắt đầu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Như vậy, nếu được cơ quan thuế chấp thuận thì doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử sau 02 ngày kể từ ngày đăng ký. Riêng trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, nếu yêu cầu không được chấp thuận thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế cần chuyển sang đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

AC-Invoice – phần mềm hóa đơn điện tử được ưa chuộng nhất Việt Nam

ACMan tự hào là đơn vị tiên phong cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Phần mềm AC-Invoice đáp ứng đầy đủ các điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để mang đến cho quý khách hàng những giải pháp quản trị tối ưu nhất.

Phần mềm Hóa đơn điện AC-Invoice được phần lớn các Doanh nghiệp ưa chuộng bởi tính ưu việt so với các phần mềm khác:

• Đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về phát hành, lưu trữ, xử lý hóa đơn theo đúng Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, 39/2014/TT-BTC,…

• Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam tích hợp tính năng kiểm tra hóa đơn bỏ trốn giúp kế toán tránh được những rủi ro về mặt pháp lý

• Được tích hợp sẵn với mọi phần mềm quản trị khác của ACMan như: Kế toán, Bán hàng, Khách sạn, Nhân sự,… để lập và phát hành hóa đơn điện tử nhanh chóng, dễ dàng, không phải mất công nhập liệu lại.

Đọc thêm:

• Tiết kiệm chi phí triển khai hóa đơn điện tử với ACMan
• Tháo gỡ những vướng mắc về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
• Hóa đơn điện tử là gì?
• Giải đáp vướng mắc liên quan đến hóa đơn điện tử
• 7 nội dung nổi bật của Nghị định 119 về hóa đơn điện tử
• Hóa đơn điện tử sai sót xử lý như thế nào?
• Các tiêu trí để đánh giá một phần mềm hóa đơn điện tử tốt
• Cách lưu chữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

Để biết thêm thông tin về phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice, xin vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN

• Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
• Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn