Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật
5 (100%) 1 vote[s]

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

   Sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là phương án tối ưu hóa chi phí, thời gian mà còn được đánh giá cao nhờ khả năng lưu trữ gọn nhẹ và an toàn hơn so với hóa đơn giấy truyền thống. Nhưng lưu trữ hóa đơn điện tử thế nào cho đúng pháp luât thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm được. Bài viết sau sẽ cung cấp thông tin cho bạn về cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử:

luu tru hoa don dien tu dung phap luat
Phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

1,  Thế nào là lưu trữ hóa đơn điện tử?

   Hiểu một cách đơn giản thì lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

2, Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

   Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn giấy tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.

Tuy nhiên, khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

3,  Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng pháp luật

   Hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá. Dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu trữ hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

  • Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

 

  • Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, vẫn có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp gặp phải tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn. Để giảm thiểu tình trạng này, giải pháp tối ưu là các doanh nghiệp hợp tác với đơn vị trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có chức năng sao lưu dữ liệu trực tuyến và hỗ trợ phục hồi thông tin hóa đơn khi xảy ra sự cố.

4,  ACMan E-invoice – giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử hàng đầu hiện nay

   Để hỗ trợ các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể đảm bảo lưu trữ hoá đơn theo đúng quy định của cơ quan thuế, ACMan đã tiên phong đem công nghệ lưu trữ trực tuyến vào phần mềm hóa đơn điện tử ACMan E-invoice nhằm gia tăng sự an toàn tuyệt đối cho hóa đơn.

Hệ thống lưu trữ trực tuyến của ACMan dựa trên công nghệ điện toán đám mây với 3 lớp bảo mật. Hệ thống sao lưu dữ liệu trực tuyến cũng cho phép người dùng có thể sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau tại nhiều địa điểm khác nhau với điều kiện thiết bị đó được cấp quyền truy cập dữ liệu. Qua đó giúp các bạn có thể giải quyết công việc một cách chủ động hơn.

Phần mềm hóa đơn điện tử ACMan E-invoice cũng đã được tích hợp sẵn với phần mềm kế toán ACMan giúp các doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình quản trị doanh nghiệp của mình. Tất nhiên, mọi dữ liệu kế toán cũng sẽ được liên kết và lưu trữ trực tuyến giống với hóa đơn điện tử.

Trong kỷ nguyên của sự phát triển về công nghệ thông tin, việc tiếp thu và ứng dụng những tiến bộ khoa học kĩ thuật vào công tác quản lý điều hành doanh nghiệp là điều tất yếu. Và việc lưu trữ hóa đơn điện tử và dữ liệu kế toán trực tuyến chính là giải pháp hiệu quả và an toàn nhất.

Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến gói lưu trữ hóa đơn điện tử và dữ liệu phần mềm kế toán trực tuyến của ACMan thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được những tư vấn chi tiết nhất!

Xem thêm về: 

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN

  • Phòng 608-G5, Five Star Garden, Số 2 Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
  • Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn

Bình luận

Xem thêm