Người có thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) thì bắt buộc phải quyết toán thuế TNCN vào đầu năm tài chính mới. Khi quyết toán thuế, cá nhân có thể ủy quyền cho một tổ chức, cá nhân khác trả thu nhập quyết toán thuế TNCN thay mình. Tuy nhiên, việc ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần tuân thủ các quy định của pháp luật.
1/ Các trường hợp đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Các trường hợp có đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân đã được hướng dẫn cụ thể tại Điều 21 của thông tư 92/2015/TT-BTC.
Theo đó, các cá nhân có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công được phép ủy quyền cho các tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay mình trong những trường hợp sau:
– Cá nhân chỉ phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một tổ chức trả thu nhập và hiện tại đang làm việc tại nơi đó vào thời điểm ủy quyền, bao gồm cả các cá nhân làm cho việc không đủ 12 tháng trong năm tại tổ chức, đồng thời có thu nhập vãng lai ở những nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng đã được công ty trả khấu trừ đủ thuế 10% mà không yêu cầu quyết toán thuế đối với khoản thu nhập này.
– Trường hợp tổ chức trả thu nhập thực việc tái cơ cấu (chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi) và người lao động được điều chuyển từ doanh nghiệp cũ đến doanh nghiệp mới được hình thành sau khi cơ cấu lại doanh nghiệp, nếu trong năm người lao động không có thêm thu nhập từ tiền công, tiền lương tại một nơi nào khác thì được ủy quyền quyết toán cho đơn vị mới quyết toán thuế thay. Tổ chức mới này nếu thực hiện quyết toán thuế theo ủy quyền của người lao động thì phải có trách nhiệm quyết toán thuế đối với cả phần thu nhập do đơn vị cũ chi trả (tổ chức mới phải thu lại chứng từ khấu trừ thuế TNCN do đơn vị cũ đã cấp cho người lao động).
– Trường hợp điều chuyển người lao động giữa các doanh nghiệp trong cùng một hệ thống như: Tổng công ty, Tập đoàn , Công ty mẹ – con, Trụ sở chính và chi nhánh thì cũng được áp dụng nguyên tắc ủy quyền quyết toán thuế TNCN như đối với trường hợp tái cơ cấu lại doanh nghiệp.
* Lưu ý:
– Tổ chức trả thu nhập chỉ được nhận ủy quyền quyết toán thay cho cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương mà cá nhân nhận được từ đơn vị trả thu nhập trừ trường hợp các đơn vị này có chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi trong năm và trường hợp người lao động điều chuyển giữa các tổ chức trong cùng một hệ thống như: Tổng công ty, Tập đoàn, Công ty mẹ – con, Trụ sở chính và chi nhánh.
– Các cá nhân được người sử dụng lao động mua bảo hiểm nhân thọ (trừ bảo hiểm hưu trí tự nguyện), bảo hiểm không bắt buộc khác có sự tích lũy về chi phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm hoặc người sử dụng lao động đã khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% trên khoản tiền bảo hiểm tương ứng với phần của người sử dụng lao động theo chỉ dẫn tại Khoản 2, Điều 14 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thì không phải quyết toán thuế đối với khoản thu nhập này.
– Cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thay thì điền thông tin theo mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư số 92/2015/TT-BTC , kèm theo bản chụp chứng từ, hóa đơn chứng minh đóng góp từ thiện, khuyến học, nhân đạo (nếu có).
– Trường hợp một tổ chức trả thu nhập có số lượng lớn người lao động ủy quyền quyết toán thuế thì tổ chức này có thể lập danh sách các cá nhân ủy quyền mà trong đó điền đầy đủ các nội dung tại mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN, đồng thời tổ chức phải cam kết tính chính xác, chân thực và chịu trách nhiệm trước luật pháp về những thông tin, nội dung trong danh sách.
(Chú ý, các cá nhân khi ủy quyền quyết toán thuế TNCN bắt buộc phải có mã số thuế thu nhập cá nhân)
2/ Các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Các trường hợp không được ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm:
– Cá nhân đảm bảo điều kiện được ủy quyền quy định tại điểm 1 nêu trên nhưng đã được đơn vị trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN thì không được phép ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập (trừ trường hợp tổ chức trả thu nhập đã thu hồi và hủy chứng từ khấu trừ thuế đã cấp).
– Cá nhân có phát sinh thu nhập từ tiền công, tiền lương ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một doanh nghiệp nhưng vào thời điểm ủy quyền quyết toán thuế không làm việc tại đơn vị đó.
– Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên tại một đơn vị, nhưng đồng thời cũng có thu nhập vãng lai chưa khấu trừ thuế hoặc khấu trừ thuế chưa đủ (bao gồm cả trường hợp chưa đến mức khấu trừ và đã tới mức khấu trừ nhưng không khấu trừ).
– Cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương ký HĐLD từ 03 tháng trở lên tại nhiều đơn vị khác nhau.
– Cá nhân chỉ có thu nhập vãng lai đã khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% (kể cả các trường hợp phát sinh thu nhập vãng lai duy nhất tại một nơi).
– Cá nhân chưa đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân
– Cá nhân cư trú có phát sinh thu nhập từ tiền công, tiền lương đồng thời thuộc diện xét giảm thuế do hỏa hoạn, tai nạn, thiên tai, bệnh hiểm nghèo thì không được phép ủy quyền mà cá nhân phải trực tiếp tự khai quyết toán thuế kèm theo hồ sơ xét giảm thuế theo hướng dẫn chi tiết tại khoản 1 Điều 46 của Thông tư số 156/2013/TT-BTC.
3/ Thủ tục và mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN mới nhất
Để ủy quyền cho một đơn vị trả thu nhập, cá nhân cần tiến hành các bước sau:
– Bước 1: Để ủy quyền cho một đơn vị khác thì cá nhân cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu giấy ủy quyền là mẫu số 02/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC. Lưu ý: Cá nhân nếu có đóng góp nhân đạo, khuyến học, từ thiện,… thì kèm theo giấy ủy quyền bản chụp chứng từ, hóa đơn để chứng minh đóng góp đó.
– Bước 2: Đưa giấy ủy quyền đã điền đầy đủ thông tin cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thay.
4/ Xử lý nếu đã quyết toán thay cho đối tượng không đủ điều kiện ủy quyền
Cá nhân sau khi đã ủy quyền cho một tổ chức, cá nhân khác và đơn vị này đã đã thực hiện quyết toán thuế thay cho cá nhân, nếu phát hiện cá nhân thuộc diện trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập không cần điều chỉnh lại quyết toán thuế TNCN, chỉ cần cấp chứng từ đã khấu trừ thuế cho cá nhân đó theo số quyết toán và ghi vào góc dưới bên trái của chứng từ khấu trừ thuế nội dung:
“Công ty……. đã quyết toán thuế TNCN thay cho Ông/Bà……. (theo ủy quyền) tại mẫu (số thứ tự)….. của Phụ lục Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN” để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.
Để được tư vấn thêm về các vấn đề liên quan đến tài chính, kế toán, quyết toán thuế cũng như dùng thử miễn phí phần mềm kế toán ACMan, quý khách có thể liên hệ với chúng tôi:
Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
