Trong hoạt động kinh doanh, tiền đặt cọc là một khoản mục không thể thiếu khi doanh nghiệp ký kết các hợp đồng thuê mướn, mua bán hoặc giao dịch dài hạn. Việc hạch toán tiền đặt cọc đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền mà còn đảm bảo tính minh bạch và trung thực trong báo cáo tài chính. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan, chi tiết các bước hạch toán tiền đặt cọc theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp lớn) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ).
1. Khái niệm Tiền đặt cọc là gì
Theo Điều 328 Bộ Luật Dân sự năm 2015, đặt cọc có thể được thực hiện bằng tiền mặt, kim loại quý, đá quý hoặc các tài sản có giá trị khác.
Tiền đặt cọc là một khoản tiền hoặc tài sản mà một bên giao cho bên kia nhằm đảm bảo việc ký kết hoặc thực hiện hợp đồng. Khoản đặt cọc này sẽ được giữ trong một khoảng thời gian nhất định để đảm bảo rằng các điều khoản hợp đồng được tuân thủ đúng theo thỏa thuận giữa hai bên.
– Nếu hợp đồng được thực hiện đúng: Tài sản đặt cọc sẽ được hoàn trả cho bên đặt cọc hoặc được khấu trừ vào nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận.
– Nếu bên đặt cọc từ chối thực hiện hợp đồng: Khoản đặt cọc sẽ bị mất, đồng nghĩa với việc bên nhận đặt cọc có quyền giữ lại như một hình thức bồi thường.
– Nếu bên nhận đặt cọc vi phạm hợp đồng: Họ phải hoàn trả lại tài sản đặt cọc và bồi thường thêm một khoản tiền tương đương với giá trị đã đặt cọc.
2. Cách hạch toán tiền đặt cọc theo thông tư 200 và thông tư 133
2.1. Hạch toán tiền đặt cọc đối với bên đặt cọc
* Ghi nhận khoản tiền đặt cọc: Khi doanh nghiệp thực hiện đặt cọc, số tiền hoặc tài sản đặt cọc sẽ được ghi nhận vào tài khoản theo quy định:
– Nợ TK 244 – Ký quỹ, ký cược (Theo Thông tư 200)
– Nợ TK 1386 – Phải thu về ký quỹ, ký cược (Theo Thông tư 133)
– Có TK 111, 112 – Phản ánh số tiền chi ra từ quỹ tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng
* Hoàn trả tiền đặt cọc: Khi hợp đồng được thực hiện đúng và tiền đặt cọc được hoàn trả lại cho doanh nghiệp, kế toán ghi nhận như sau:
– Nợ TK 111, 112 – Nhận lại tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
– Có TK 244 (Theo Thông tư 200)
– Có TK 1386 (Theo Thông tư 133)
* Xử lý tiền đặt cọc khi bị mất do vi phạm hợp đồng: Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng cam kết và bị mất khoản tiền đặt cọc, kế toán cần ghi nhận vào chi phí:
– Nợ TK 811 – Chi phí khác (Số tiền bị mất)
– Có TK 244 (Theo Thông tư 200)
– Có TK 1386 (Theo Thông tư 133)
* Sử dụng tiền đặt cọc để thanh toán nghĩa vụ hợp đồng: Trong một số trường hợp, khoản đặt cọc có thể được sử dụng để trừ vào số tiền phải trả cho nhà cung cấp hoặc đối tác:
– Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp (Giảm số tiền phải thanh toán)
– Có TK 244 (Theo Thông tư 200)
– Có TK 1386 (Theo Thông tư 133)
2.2. Hạch toán tiền đặt cọc đối với bên nhận đặt cọc
* Ghi nhận khoản tiền đặt cọc: Khi doanh nghiệp nhận được tiền đặt cọc từ bên đối tác hoặc khách hàng, kế toán thực hiện ghi nhận vào sổ sách như sau:
– Nợ TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng
– Có TK 344 – Nhận tiền ký quỹ, ký cược (Theo Thông tư 200)
– Có TK 3386 – Nhận tiền ký quỹ, ký cược (Theo Thông tư 133)
* Hoàn trả tiền đặt cọc: Khi hợp đồng được thực hiện đúng và tiền đặt cọc cần hoàn trả lại cho bên đặt cọc, kế toán ghi nhận:
– Nợ TK 344 (Theo Thông tư 200)
– Nợ TK 3386 (Theo Thông tư 133)
– Có TK 111, 112 – Hoàn trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản
* Xử lý tiền đặt cọc khi bên đặt cọc vi phạm hợp đồng: Trong trường hợp bên đặt cọc vi phạm hợp đồng và khoản tiền đặt cọc bị giữ lại như một khoản phạt vi phạm hợp đồng, kế toán ghi nhận như sau:
– Nợ TK 344 (Theo Thông tư 200)
– Nợ TK 3386 (Theo Thông tư 133)
– Có TK 711 – Thu nhập khác (Ghi nhận khoản tiền thu được từ vi phạm hợp đồng)
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn cách hạch toán chi phí không hóa đơn
Hướng dẫn hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài
3. Có cần xuất hóa đơn khi nhận Tiền đặt cọc không?
Theo Công văn số 75543/CT-TTHT ngày 20/11/2017 của Cục Thuế Thành phố Hà Nội, việc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đối với khoản tiền đặt cọc được quy định như sau:
– Trường hợp 1: Nếu khoản tiền đặt cọc được thu nhằm đảm bảo việc thực hiện hợp đồng, nhưng tại thời điểm nhận tiền, dịch vụ chưa được cung cấp hoặc hợp đồng chưa được thực hiện, thì doanh nghiệp không cần lập hóa đơn GTGT cho khoản tiền này.
– Trường hợp 2: Nếu khoản tiền đặt cọc được thu theo tiến độ thực hiện dự án hoặc theo lịch thu tiền được ghi trong hợp đồng, thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT tại thời điểm thu tiền.
Như vậy, việc có xuất hóa đơn giá trị gia tăng khi nhận tiền đặt cọc hay không phụ thuộc vào mục đích thu tiền và các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng giữa các bên.
Việc hạch toán tiền đặt cọc theo Thông tư 200 và Thông tư 133 có nhiều điểm tương đồng nhưng cũng có một số khác biệt về tài khoản sử dụng. Doanh nghiệp cần xác định đúng tính chất khoản tiền đặt cọc để hạch toán chính xác, đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ quy định kế toán.
Bên cạnh đó, các bạn kế toán cũng có thể trải nghiệm dùng thử miễn phí phần mềm kế toán ACMan với tính năng hạch toán tự động giúp giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình xuất – nhập dữ liệu. Mọi chi tiết về sản phẩm xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
