Kế toán doanh nghiệp mới thành lập là một trong những việc cần làm sớm nhất sau khi doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh. Nhiều chủ doanh nghiệp thường tập trung vào bán hàng, tìm khách, vận hành sản phẩm mà quên mất rằng hệ thống kế toán – thuế được thiết lập ngay từ đầu sẽ quyết định rất lớn đến sự an toàn pháp lý và sức khỏe tài chính của công ty. Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn tổng hợp những công việc mà kế toán doanh nghiệp cần làm khi mới thành lập.
1. Tổng quan công việc của kế toán khi doanh nghiệp mới thành lập
Kế toán doanh nghiệp mới thành lập là toàn bộ công việc thiết lập, ghi nhận và quản lý số liệu kế toán – thuế ngay từ thời điểm doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. Công việc này thường bao gồm: tổ chức bộ máy kế toán, mở sổ sách ban đầu, đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, thực hiện nghĩa vụ khai thuế, theo dõi chi phí – doanh thu, lập báo cáo định kỳ và chuẩn bị báo cáo tài chính cuối kỳ.
Với doanh nghiệp vừa thành lập, nhiều nghiệp vụ chưa phát sinh nhiều nhưng lại có rất nhiều đầu việc phải làm đúng thứ tự. Nếu không nắm quy trình, doanh nghiệp rất dễ bỏ sót hồ sơ thuế ban đầu, ghi nhận sai chứng từ, hoặc chậm thiết lập hóa đơn điện tử. Vì vậy, thay vì chờ đến khi phát sinh giao dịch mới làm kế toán, doanh nghiệp nên chuẩn bị hệ thống kế toán ngay từ ngày đầu tiên.
2. 09 việc kế toán cần làm khi mới thành lập công ty
2.1. Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Hồ sơ kê khai thuế ban đầu là bước rất quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa thành lập. Chi tiết hồ sơ bao gồm:
– Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng;
– Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
– Quyết định bổ nhiệm kế toán;
– Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ);
– Phiếu đăng ký trao đổi thông tin qua phương thức điện tử.
Lưu ý: Với các doanh nghiệp mới thành lập sau ngày 01/01/2026 thì không phải nộp Tờ khai lệ phí môn bài nữa. Bởi lệ phí môn bài đã chính thức xóa bỏ từ ngày 01/01/2026 theo Nghị quyết 198/2025/QH15 của Quốc hội ban hành ngày 17/5/2025 dựa trên Nghị quyết 68-NQ/TW của Bộ Chính trị (ngày 04/5/2025) về phát triển kinh tế tư nhân.
2.2. Mở tài khoản và thông báo số tài khoản ngân hàng
Thủ tục mở tài khoản ngân hàng cho công ty là công việc tiếp theo kế toán cần thực hiện khi mới thanh lap cong ty, doanh nghiệp. Kế toán tiến hành liên hệ với các Ngân hàng thương mại để tiến hành mở tài khoản. Việc này giúp đơn giản hóa các hoạt động thanh toán hóa đơn, mua bán hàng hóa, dịch vụ và nộp thuế.
Khi mở tài khoản, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp thuế điện tử thông qua ngân hàng giao dịch. Bên cạnh đó các khoản chi từ 20 triệu đồng của công ty khi thanh toán từ tài khoản ngân hàng sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và thu nhập của doanh nghiệp theo đúng quy định tại Thông tư 173/2016/TT-BTC và Nghị định 209/2013/NĐ-CP.
Hiện nay có rất nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp, công ty. Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng tài chính, doanh nghiệp có thể mở một hoặc nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau.
2.3. Mua chữ ký số
Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
– Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
– Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Đây là một trong số những công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động khác nhau như ký kết hợp đồng online, giao dịch ngân hàng, nộp thuế điện tử, mua bảo hiểm xã hội,…mà không cần in ấn, đi lại. Một doanh nghiệp có thể sở hữu nhiều chữ ký số tuy nhiên 1 chữ ký số chỉ được dùng cho đúng 1 doanh nghiệp.
2.4. Treo bảng hiệu công ty
– Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, treo bảng hiệu công ty là công việc bắt buộc thực hiện. Theo đó, bảng hiệu của công ty cần viết hoặc phải gắn tại trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện (nếu có) của doanh nghiệp.
– Lưu ý khi treo bảng hiệu không được che chắn các không gian thoát hiểm, cứu hỏa, không lấn ra vỉa hè, lòng đường và ảnh hưởng tới giao thông công cộng. Nếu doanh nghiệp không treo bảng hiệu hoặc không thực hiện đúng theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt từ 10 – 15 triệu đồng, nặng nhất có thể bị khóa mã số thuế.
2.5. Làm thủ tục phát hành hóa đơn
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, các công ty, tổ chức và doanh nghiệp kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động mua bán của mình. Kế toán cần thực hiện thủ tục phát hành hóa đơn gửi cơ quan thuế trước 2 ngày khi muốn xuất hóa đơn. Thủ tục bao gồm thông báo phát hành hóa đơn điện tử và mẫu hóa đơn điện tử.
Một lưu ý thực tế là hóa đơn điện tử không chỉ là công cụ xuất hóa đơn cho khách hàng. Nó còn là căn cứ để ghi nhận doanh thu, xác định thuế phải nộp và đối chiếu với sổ kế toán. Vì vậy, nếu doanh nghiệp mới thành lập làm sai ngay khâu hóa đơn, các báo cáo thuế sau đó sẽ rất dễ lệch số.
2.6. Hoàn thiện các điều kiện về giấy phép, chứng chỉ, vốn
Các công ty mới thành lập thường gặp phải một trong hai trường hợp: chưa hoàn thành các thông tin, giấy tờ còn thiếu trong quá trình đăng ký hoặc chưa đủ số tiền góp vốn điều lệ.
– Trường hợp thiếu các thông tin, giấy tờ, doanh nghiệp cần hoàn thiện trong thời gian sớm nhất đặc biệt là những giấy tờ như chứng chỉ hành nghề, giấy phép kinh doanh.
– Trường hợp chưa đủ số vốn điều lệ (đối với các công ty cổ phần, TNHH,…) cần hoàn thành cam kết góp vốn trong thời gian 90 ngày sau khi có giấy phép kinh doanh.
Nếu không thực hiện đúng sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
>>> Xem thêm:
Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt nhất
Lợi ích khi sử dụng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp
2.7. Tham gia bảo hiểm cho người lao động và thành lập công đoàn
Khi công ty thành lập và có sự tham gia của người lao động, doanh nghiệp cần phải tiến hành đóng bảo hiểm xã hội. Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động.
Thành lập công đoàn cũng là một trong số những công việc doanh nghiệp cần thực hiện, theo đó để thành lập công đoàn cơ sở, đơn vị cần có 2 điều kiện sau:
– Công đoàn cơ sở phải được thành lập ở đơn vị sử dụng lao động hoạt động hợp pháp theo quy định của pháp luật.
– Công đoàn phải có tối thiểu 05 đoàn viên hoặc người lao động trở lên. Các thành viên phải có đơn tự nguyện gia nhập công đoàn.
Thời gian thành lập chậm nhất là 6 tháng tính từ ngày doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động. Công đoàn đóng vai trò quan trọng trong một công ty, là cầu nối giữa người lao động và người sử dụng lao động đồng thời bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cả hai bên.
2.8. Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp khấu hao TSCĐ
Doanh nghiệp tiến hành lựa chọn chế độ kế toán dựa trên quy mô (trừ những doanh nghiệp đặc thù như bảo hiểm, ngân hàng), cụ thể chế độ kế toán sẽ được phân chia thành:
– Chế độ kế toán theo thông tư 99/2025/TT-BTC (doanh nghiệp lớn)
– Chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa)
– Chế độ kế toán theo thông tư 132/2018/TT-BTC (doanh nghiệp siêu nhỏ)
Bên cạnh lựa chọn chế độ kế toán, doanh nghiệp tiếp tục tiến hành chọn phương pháp khấu hao TSCĐ. Việc này đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp bảo toàn vốn cố định, thu hồi được vốn khi tài sản hết hạn sử dụng hoặc xác định hiệu quả tình hình hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp. Có 3 phương pháp khấu hao tài sản cố định bao gồm:
– Phương pháp tuyến tính: Định mức khấu hao như nhau trong thời gian sử dụng tài sản cố định còn gọi là phương pháp đường thẳng.
– Phương pháp khấu hao theo khối lượng sản phẩm: Số lượng sản phẩm được sản xuất trong tháng x Mức trích khấu hao bình quân tính cho một đơn vị sản xuất.
– Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần: Nguyên giá của tài sản tại năm tính khấu hao x Tỷ lệ khấu hao.
2.9. Lựa chọn phần mềm kế toán chuyên nghiệp
Với doanh nghiệp mới, sử dụng dùng phần mềm kế toán chuyên nghiệp thường hiệu quả hơn nhiều so với tự làm rời rạc. Lý do là hệ thống phần mềm sẽ giúp bạn thiết lập ngay khung chứng từ, nhắc hạn kê khai, chuẩn hóa sổ sách và giảm nguy cơ sai sót trong giai đoạn đầu. Khi doanh nghiệp còn ít người, một quy trình kế toán gọn và chuẩn sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí sửa lỗi về sau.
Nếu bạn đang cần kiểm soát chặt chi phí, hóa đơn, công nợ và báo cáo thuế từ những tháng đầu tiên, dùng một công cụ như phần mềm kế toán ACMan sẽ giúp việc vận hành nhẹ hơn, rõ ràng hơn và dễ mở rộng hơn khi doanh nghiệp tăng quy mô.
Để được tư vấn chi tiết và dùng thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
