Trong quá trình hoạt động kinh doanh, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có được hóa đơn hợp lệ cho mọi chi phí phát sinh. Đôi khi, các khoản chi phí phát sinh không có hóa đơn hợp pháp hoặc không đủ điều kiện để xuất hóa đơn, khiến cho việc hạch toán và quyết toán thuế trở nên phức tạp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần phải hạch toán các chi phí này sao cho hợp lý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật và tối ưu hóa kết quả tài chính. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về việc hạch toán chi phí không có hóa đơn, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng và thực hiện đúng quy trình.
1. Chi phí không có hóa đơn có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp không?
Căn cứ theo điểm 2.4 khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC, chi phí không có hóa đơn vẫn được xác định là chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu đáp ứng các điều kiện sau:
– Mua hàng hóa, dịch vụ trong các trường hợp:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
– Có Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu kèm chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ:
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
– Lưu ý:
- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực.
- Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giá trị mua hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên.
- Nếu giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
2. Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi hàng hóa không có hóa đơn
Khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ cá nhân, hoặc mua tài sản và dịch vụ từ hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp, dù giá trị mua hàng có thể trên hoặc dưới mức doanh thu 100 triệu đồng/năm, các tài liệu cần thiết bao gồm:
– Hợp đồng mua bán hoặc cung ứng dịch vụ.
– Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
– Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
– Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN.
Đối với trường hợp mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh, các yêu cầu tài liệu sẽ khác nhau tùy theo doanh thu của họ:
* Nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm
- Hợp đồng mua bán.
- Chứng từ thanh toán (có thể thanh toán bằng tiền mặt do không có hóa đơn).
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Bảng kê mua hàng không có hóa đơn theo mẫu 01/TNDN, phù hợp với Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 218/2013/NĐ-CP về thuế TNDN.
* Nếu doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Hóa đơn bán hàng.
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì đã có hóa đơn).
Lưu ý: Cá nhân hoặc hộ kinh doanh phải đến cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng cho doanh nghiệp. Để làm điều này, họ cần nộp lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng (GTGT), và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho họ.
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn thực hiện và hạch toán thuế giá trị gia tăng với hàng hoá cho, biếu, tặng
Hướng dẫn hạch toán chi phí ủng hộ từ thiện
3. Hướng dẫn hạch toán chi phí không có hóa đơn
Dù không có hóa đơn, chi phí vẫn có thể được hạch toán vào tài khoản chi phí như bình thường nếu có đủ chứng từ thay thế. Ví dụ:
– Chi phí dịch vụ không có hóa đơn: Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (hoặc tài khoản khác tùy vào bản chất chi phí).
– Chi phí mua hàng hóa, vật tư nhỏ lẻ: Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (hoặc các tài khoản có liên quan).
Lưu ý:
– Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến chi phí này để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế và đảm bảo tính hợp pháp của chi phí khi quyết toán thuế.
– Đảm bảo tính hợp pháp: Mọi chi phí không có hóa đơn đều phải được chứng minh là hợp lý và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
– Cẩn thận với các khoản chi không có chứng từ: Nếu không có chứng từ thay thế hợp lệ, doanh nghiệp không nên hạch toán chi phí này vào sổ sách kế toán vì sẽ không được công nhận khi quyết toán thuế.
– Tuân thủ quy định về mức chi phí: Các khoản chi phí nhỏ lẻ không có hóa đơn cần phải tuân thủ các quy định về mức tối đa được phép hạch toán mà pháp luật quy định.
Việc hạch toán chi phí không có hóa đơn là một vấn đề phức tạp nhưng rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Hạch toán đúng đắn và minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính và bảo vệ quyền lợi của mình trước cơ quan thuế.
Hiện nay, phần mềm kế toán ACMan có đầy đủ các tính năng hỗ trợ hạch toán tự động cho doanh nghiệp. Qua đó giúp công việc kế toán trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn. Để được tư vấn chi tiết cũng như trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
