Đối với những công ty hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như xây dựng, viễn thông, lâm nghiệp… thì việc phải thuê nhân công ngoài gần như là điều bắt buộc. Vậy hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài như thế nào, làm thế nào để chi phí nhân công thuê ngoài được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN? Trong bài viết dưới đây, ACMan sẽ cùng các bạn tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Chi phí nhân công thuê ngoài là gì? Cơ sở pháp lý và các văn bản pháp luật áp dụng
Trước tiên, cần phải hiểu nhân công thuê ngoài là gì? Nhân công thuê ngoài là việc Doanh nghiệp sử dụng sức lao động con người để thực hiện các công việc theo yêu cầu. Chi phí nhân công thuê ngoài được hiểu là số tiền mà Doanh nghiệp phải trả sau khi các nhân công này đã hoàn thành công việc theo thỏa thuận và hợp đồng đã ký kết.
Các phương án thuê nhân công ngoài của Doanh nghiệp:
– Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh
– Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân kinh doanh
– Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
– Doanh nghiệp tự tìm nhân công
Việc tập hợp chi phí nhân công thuê ngoài là một trong các vấn đề quan trọng cần lưu ý trong kế toán xây dựng, kế toán phải theo dõi các khoản chi phí của số lượng lớn nhân công theo từng giai đoạn công trình. Hiện nay, công việc này đã được giảm bớt khó khăn nhờ sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán xây dựng.
Cơ sở pháp lý và các văn bản pháp luật áp dụng:
– TT92/TT-BTC ngày 15/06/2016 hướng dẫn nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và giá trị gia tăng của cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh;
– Khoản 1, điều 6, TT 78/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định về các khoản chi phí được trừ;
– Điểm a, khoản 2, điều 2 TT 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về thu nhập từ tiền công, tiền lương;
– Điểm i, khoản 1, điều 25 TT 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 về khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
– Luật BHXH năm 2014;
– Luật lao động 2019.
Với mỗi phương án thuê nhân công, Doanh nghiệp cần chuẩn bị các hồ sơ và chứng từ khác nhau. Việc chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đầy đủ là vô cùng quan trọng bởi điều này giúp các Doanh nghiệp tránh được rủi ro khi cơ quan thuế quyết toán.
2. Trường hợp 1: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho cá nhân không kinh doanh.
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo mức thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân, không phân biệt cá nhân là đại diện cho nhóm cá nhân.
Về hoá đơn: Cơ quan thuế không cấp hoá đơn
a. Hồ sơ
Hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng giao khoán (có tính chất dịch vụ).
– Biên bản nghiệm thu khối lượng giao khoán hoàn thành.
– Xác nhận khối lượng giao khoán hoàn thành.
– Chứng minh nhân dân người làm đại diện và của từng lao động trong đội.
– Chứng từ thanh toán tiền mặt/ chứng từ ngân hàng đều được.
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
b. Cách thức hạch toán
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp này:
– Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
– Trích thuế TNCN 10%:
- Nợ TK 331
- Có TK 3335
– Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
3. Trường hợp 2: Doanh nghiệp giao khoán công nhân cho 1 cá nhân kinh doanh
Về hoá đơn: trường hợp tiền công từ 100 triệu đồng/năm trở lên thì cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ, dưới 100 triệu/năm thì không cần hoá đơn.
a. Hồ sơ
Hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng giao khoán nhân công
– Biên bản nghiệm thu
– Quyết toán khối lượng giao khoán
– Hóa đơn nhân công
b. Cách hạch toán
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp này:
– Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
– Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
4. Trường hợp 3: Doanh nghiệp thuê công ty thầu xây dựng
Lưu ý: Trước khi lựa chọn công ty thầu xây dựng, Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ đối tác về tình trạng hoạt động kinh doanh, uy tín,…để tránh rủi ro về vấn đề mua bán hoá đơn, doanh nghiệp nợ, trốn thuế.
a. Hồ sơ
Hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng giao khoán nhân công
– Biên bản nghiệm thu
– Biên bản xác nhận khối lượng giao khoán
– Quyết toán khối lượng giao khoán
– Hóa đơn VAT
– Ủy nhiệm chi thanh toán ngay
b. Cách hạch toán
Phương pháp hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài trong trường hợp này:
– Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 627/622
- Có TK 331
– Khi Thanh toán:
- Nợ TK 331
- Có TK 111,112
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn hạch toán tiền thuế vãng lai
Hướng dẫn hạch toán tài khoản 334 phải trả cho người lao động
5. Trường hợp 4: Doanh nghiệp tự tìm nhân công
a. Hồ sơ
Hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng khoán việc (mang tính chất dịch vụ), chứng minh thư, Hồ sơ người lao động nếu có
– Bảng chấm công, tính lương.
– Bản cam kết 02/CK-TNCN để tạm không khấu trừ thuế TNCN 10%.
*Điều kiện áp dụng bản cam kết 02/CK-TNCN là người lao động phải có MST tại thời điểm cam kết và chỉ có thu nhập tại 1 nơi, ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.
b. Cách hạch toán với trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân dưới 1 tháng
– Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
– Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
– Khi Thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111,112
c. Cách hạch toán với trường hợp ký hợp đồng lao động cá nhân từ 1 tháng trở lên
– Ghi nhận chi phí:
- Nợ TK 622
- Có TK 334
– Trích bảo hiểm xã hội:
- Nợ TK 622,334
- Có TK 338
– Trích thuế TNCN 10% (nếu có):
- Nợ TK 334
- Có TK 3335
– Khi Thanh toán:
- Nợ TK 334
- Có TK 111,112
Trên đây là một vài chia sẻ của ACMan về cách hạch toán chi phí nhân công thuê ngoài. Hi vọng có thể giúp đỡ cho các bạn kế toán trong công việc hằng ngày.
Bên cạnh đó các bạn kế toán cũng cần lưu ý việc tối ưu chi phí về thuế, bảo hiểm,… vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật luôn là việc ban quản trị, bộ phận kế toán quan tâm và đặt lên hàng đầu. Để hỗ trợ người làm kế toán doanh nghiệp xây dựng nói riêng và tất cả loại hình doanh nghiệp nói chung, ACMan đã phát triển phần mềm kế toán online ACMan với nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu và đặc trưng doanh nghiệp xây dựng:
– Quản lý hồ sơ công trình.
– Quản lý tài sản cố định, khấu hao tài sản.
– Quản trị dòng tiền.
Để được trải nghiệm thử miễn phí giải pháp phần mềm kế toán online ACMan, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
