Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế
Bước sang năm tài chính mới cũng là lúc các kế toán cần phải chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế. Vậy hồ sơ chuẩn bị quyết toán thuế gồm những gì? Kế toán cần chuẩn bị: sổ sách, bảng kê mua vào – bán ra, báo cáo quyết toán, hóa đơn, hợp đồng, bảng lương,… như thế nào trong kỳ quyết toán sắp tới. Hãy cùng ACMan tìm hiểu vấn đề này trong bài viết dưới đây nhé.
1. Hồ sơ quyết toán thuế
Khi có quyết định kiểm tra hồ sơ, chứng từ kế toán hay còn gọi là quyết toán thuế thì kế toán cần chuẩn bị những loại hồ sơ, chứng từ, tài liệu sau:
a. Hồ Sơ Doanh Nghiệp
Bao gồm đầy đủ bản chính hoặc là bản photo có công chứng
- Giấy phép đăng ký kinh doanh.
- Các văn bản miễn, giảm thuế (nếu có).
- Các công văn khác liên quan đến cơ quan thuế.
b. Các chứng từ, hóa đơn
- Tờ khai kê thuế giá trị gia tăng (GTGT) hàng tháng,
- Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, xuất nhập khẩu, thuế môn bài, thuế tiêu thụ đặc biệt.
- Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính hàng quý.
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thu nhập cá nhân (TNCN).
Quan trọng nhất là nhân viên kế toán phải kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn bán ra, đối chiếu với bảng kê trên tờ khai thuế hàng tháng. Tập hợp các hợp đồng kinh tế, kiểm tra lại tình hình Nhập – Xuất – Tồn kho hàng tháng đối với phần doanh thu.
Còn về chi phí, phải kiểm tra lại hóa đơn đầu vào hàng tháng và đối chiếu với bảng kê thuế tháng. Kiểm tra hợp đồng lao động, danh sách nhân viên, đã đăng ký lao động và Thang bảng lương chưa, các chi phí phát sinh hàng tháng có hợp lý không. Tình hình lãi – lỗ như thế nào có hợp lý hay không cần chuẩn bị đầy đủ để giải trình với bên thuế.
Đối với công ty sản xuất thì nên kiểm tra thêm về khoản chi phí tính giá thành, định mức tiêu hao nguyên vật liệu và hệ số tiêu hao có trong khung của các đơn vị khác cùng ngành không.
2. Cách sắp xếp chứng từ kế toán để dễ kiểm tra và lấy khi cần thiết
Kế toán viên cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng.
- Sắp xếp theo thời gian: bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính.
- Sắp xếp các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế giá trị gia tăng hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
* Mỗi loại chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
- Hóa đơn bán ra (hóa đơn đầu ra) phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào. Đồng thời cần phải kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
- Hóa đơn mua vào (hóa đơn đầu vào) phải kẹp với phiếu chi, phiếu nhập kho và phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
- Nếu là nghiệp vụ bán hàng chịu thì phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có,…
- Tất cả các chứng tờ, hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
- Nên sắp xếp, kẹp riêng chứng từ của từng tháng thành một tập có bìa đầy đủ
3. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
Đi kèm theo chứng từ của năm nào thì là báo cáo của năm tương ứng. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế giá trị gia tăng hàng tháng, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Tiêu thụ đặc Biệt, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNCN, thuế TNDN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.
4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào và đầu ra. Kiểm tra thật kỹ các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có như: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.
Chú ý:
- Khi kiểm tra tại cơ quan thuế: Căn cứ vào các báo cáo của người nộp thuế để kiểm tra, nếu phát hiện các sai sót, nghi vấn sẽ lập các phiếu yêu cầu người nộp thuế cung cấp, giải trình liên quan đến sự việc. Trường hợp không giải trình được thì cơ quan thuế sẽ tiến hành xuống kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế còn nếu giải trình chậm bạn phải có Mẫu giải trình khi nộp chậm tờ khai với cơ quan thuế.
- Khi kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế: Công văn gửi xuống sẽ chậm nhất sau 3 ngày làm việc, việc kiểm tra được tiến hành chậm nhất sau 10 ngày làm việc kể từ ngày có công văn. Cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra trong một năm hoặc nhiều năm, một sắc thuế hoặc nhiều sắc thuế.
Cuối năm tài chính cũ và đầu năm tài chính mới có rất nhiều công việc bộn bề. Các bạn kế toán nên chú ý các vấn đề về sổ sách kế toán để không bị ảnh hưởng đến công việc và chịu rủi ro bởi những mức phạt không đáng có. Hi vọng những chia sẻ trên đây của chúng tôi có thể phần nào giúp đỡ được cho công việc của các bạn.
Để trải nghiệm thử miễn phí phần mềm kế toán ACMan – công cụ hỗ trợ đắc lực và chuyên nghiệp nhất trong quản lý tài chính – kế toán, đặc biệt khi trở thành khách hàng của ACMan kế toán sẽ được hỗ trợ kiểm tra phân tích số liệu quyết toán và báo cáo tài chính miễn phí để đảm bảo cho việc quyết toán được chính xác an toàn, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
