Hình thức đặt cọc trước tiền hàng hóa, dịch vụ trong kinh doanh là một hình thức mua bán vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng biết cách hạch toán tiền đặt cọc, đôi khi còn gặp bối rối vì không biết đặt cọc có cần xuất hóa đơn hay không. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn kế toán cách hạch toán tiền đặt cọc và giải đáp những thắc mắc có liên quan đến khoản tiền này.
1. Khái niệm tiền đặt cọc
Tại khoản 1 Điều 328 Bộ luật dân sự năm 2015 đã quy định:
“Đặt cọc là việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị khác (gọi là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn đế bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng”.
Như vậy, đặt cọc là sự thoả thuận giữa các bên, hạch toán tiền đặt cọc theo đó một bên giao cho bên kia một tài sản trong một thời hạn nhất định nhằm xác nhận các bên đã thống nhất sẽ giao kết một hợp đồng hoặc đã giao kết một hợp đồng và buộc các bên phải thực hiện đúng nội dung đã cam kết.
Đối tượng của đặt cọc là những vật có giá trị hoặc các vật thông thường khác mà một bên giao trực tiếp cho bên kia. Đối tượng đặt cọc là tiền thì vừa mang chức năng bảo đảm, vừa mang chức năng thanh toán. Vì vậy, việc đặt cọc phải được lập thành văn bản, trong đó phải xác định rõ số tiền đặt cọc, số tài sản đặt cọc…
2. Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?
Hạch toán tiền đặt cọc theo hướng dẫn tại Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:
“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
Bộ Tài chính trả lời Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn các hội viên, các doanh nghiệp biết để thực hiện.”
Như vậy: Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn. Tuy nhiên, như đã nói ở trên, các bên cần có một văn bản xác nhận để tránh những rắc rối về mặt pháp lý sau này.
3. Cách hạch toán nhận tiền đặt cọc
Hạch toán tiền đặt cọc trước tiên cần phải phân biệt khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và khoản TRẢ TRƯỚC cho người bán.
Nếu là khoản trả trước thì các bạn phải Hạch toán qua Công nợ (131, 331)
a. Bên đặt tiền đặt cọc hạch toán
– Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112
– Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
b. Bên nhận tiền đặt cọc hạch toán
– Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
– Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112.
– Trường hợp doanh nghiệp đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi hạch toán tiền đặt cọc nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 711 – Thu nhập khác.
>>> Xem thêm
Hướng dẫn cách hạch toán tiền thưởng ngày nghỉ lễ, tết
Cách hạch toán thuế giá trị gia tăng vãng lai ngoại tỉnh
4. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí được trừ không?
Hạch toán tiền đặt cọc theo quy định tại khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC
“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Tiếp đó, theo quy định tại khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:
“Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
Như vậy, khi hạch toán tiền đặt cọc trong quy định này không hề nói đến Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế. Nói cách khác, khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế là một khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế chứ không phải là tiền phạt về vi phạm hành chính, nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Và khi hạch toán tiền đặt cọc để đưa khoản tiền đặt cọc bị mất này vào vào chi phí được trừ thì doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:
– Hợp đồng mua bán (Trên hợp đồng phải thể hiện rõ đây là khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản này),
– Chứng từ thanh toán.
– Các hồ sơ khác (nếu có)
Trên đây là một vài chia sẻ của ACMan về cách hạch toán tiền đặt cọc và những điều cần lưu ý về tiền đặt cọc. Để việc quản lý số liệu kế toán được tốt hơn, giảm thiểu tối đa các rủi ro về mặt pháp lý, quý khách hàng có thể ứng dụng phần mềm kế toán ACMan vào doanh nghiệp của mình.
Mọi chi tiết xin liên hệ:
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
