Trong thực tế kế toán doanh nghiệp, Tài khoản 331 là một trong những tài khoản xuất hiện thường xuyên nhất vì gắn trực tiếp với công nợ nhà cung cấp, người bán hàng hóa, dịch vụ và nhà thầu. Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 99/2014/TT-BTC, có hiệu lực từ 01/01/2026 đã có một số điểm cập nhật để phù hợp hơn với thực tiễn kế toán hiện nay. Bài viết này của ACMan sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ nguyên tắc kế toán, kết cấu và phương pháp hạch toán chi tiết của Tài khoản 331 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
1. Tài khoản 331 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là gì?
Tài khoản 331 là tài khoản được dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết.
Tài khoản 331 cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
2. Nguyên tắc kế toán TK 331 – Phải trả cho người bán
Căn cứ Phụ lục 2 Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định về nguyên tắc kế toán tài khoản 331 như sau:
– Tài khoản 331 được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp đối với:
- Người bán vật tư, hàng hóa;
- Người cung cấp dịch vụ;
- Người bán tài sản cố định (TSCĐ), bất động sản đầu tư (BĐSĐT);
- Bên bán các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế;
- Nhà thầu xây lắp chính và phụ.
– Doanh nghiệp phải hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải trả, bao gồm cả các khoản ứng trước cho người bán, nhà cung cấp hoặc nhà thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
– Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.
– Khi hạch toán chi tiết, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
3. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 331 theo thông tư 99
– Bên Nợ:
- Số tiền đã trả nợ cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
- Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
- Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
- Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
- Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán;
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đơn vị tiền tệ trong kế toán).
– Bên Có
- Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
- Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận;
- Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đơn vị tiền tệ trong kế toán).
– Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.
– Số dư bên Nợ (nếu có)
- Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể.
- Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi vào 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn Tài khoản 243 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
Hướng dẫn Tài khoản 244 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
4. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ phổ biến của Tài khoản 331
4.1. Mua vật tư, hàng hóa về nhập kho hoặc mua TSCĐ về dùng ngay,… chưa trả tiền cho người bán
– Trường hợp mua trong nội địa, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
- Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213,… (giá chưa có thuế GTGT)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ sẽ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp nhập khẩu, khi phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế BVMT (nếu có), ghi:
- Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213,…
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán
- Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)
- Có TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
- Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
– Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp được khấu trừ, ghi:
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).
– Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu phải nộp không được khấu trừ phải tính vào giá trị vật tư, hàng hóa, TSCĐ nhập khẩu, ghi:
- Nợ các TK 152, 153, 156, 211,…
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312).
4.2. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán
– Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
- Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
- Có các TK 111, 112, 341,…
– Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:
- Nợ các TK 111, 112,…
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
4.3. Nhận dịch vụ cung cấp của người bán
Khi nhận dịch vụ được cung cấp (vận chuyển hàng hóa, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
- Nợ các TK 241, 242, 627, 641, 642,…
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
Tài khoản 331 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là một trong những tài khoản công nợ quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khi hiểu đúng bản chất, hạch toán đúng nghiệp vụ và theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp, bạn sẽ giảm đáng kể sai sót khi chốt sổ, đối chiếu công nợ và lập báo cáo tài chính. Ngược lại, chỉ cần nhầm giữa ứng trước, thanh toán, giảm giá hay chiết khấu, số liệu kế toán có thể lệch ngay từ đầu kỳ.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một cách làm gọn hơn, chuẩn hơn và dễ kiểm soát hơn, hãy sử dụng phần mềm kế toán ACMan cho đơn vị của mình để quản lý công nợ, chứng từ và báo cáo đồng bộ.
Để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
