Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay thế nhiều quy định trước đây về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử nhằm hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025. Nghị định không chỉ kế thừa các quy định đang áp dụng mà còn bổ sung nhiều nội dung mới liên quan đến nguyên tắc lập hóa đơn, đối tượng sử dụng, dữ liệu hóa đơn, chứng từ điện tử và trách nhiệm của người bán. Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn đọc tổng hợp những điểm mới đáng lưu ý nhất của Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử.
1. Quy định chi tiết đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử
Cụ thể, căn cứ theo Điều 6 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP:
(1) Về việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế
– Đối tượng áp dụng: Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; người nộp thuế thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
– Ngoại trừ: Các trường hợp quy định tại mục (2) và mục (3) dưới đây.
(2) Sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
– Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù (điện lực, xăng dầu, bưu chính, viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ sàn giao dịch các-bon, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, thương mại, vận tải hàng không/đường bộ/đường sắt/đường biển/đường thủy) đáp ứng đủ các điều kiện:
- Thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan thuế;
- Có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm lập HĐĐT đáp ứng quy định về lập, tra cứu, lưu trữ và truyền dữ liệu đến người mua và cơ quan thuế.
– Ngoại trừ: Trường hợp rủi ro cao về thuế hoặc trường hợp đơn vị chủ động đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.
(3) Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
– Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (bao gồm: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim và dịch vụ phục vụ cá nhân khác).
– Trường hợp các đối tượng này đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế thì không bắt buộc phải áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
(4) Quy định riêng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh
– Trường hợp bắt buộc: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc thực hiện bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng phải áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
– Trường hợp tự nguyện: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có nhu cầu thì được đăng ký áp dụng HĐĐT có mã hoặc HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
2. Quy định 8 trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ quy định tại Điều 7 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, kể từ ngày 01 tháng 07 năm 2026, 08 trường hợp sau đây thuộc đối tượng không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, gồm:
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp được lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp; trừ trường hợp các đối tượng này chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phát sinh thu nhập từ:
- Hoạt động cho thuê bất động sản;
- Hoạt động cung cấp sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số bao gồm: giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số và quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân nước ngoài.
– Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động với tư cách đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp, trong trường hợp doanh nghiệp xổ số, doanh nghiệp bảo hiểm hoặc doanh nghiệp bán hàng đa cấp đã thực hiện khấu trừ thuế theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.
– Các khoản phí và khoản thu khác phát sinh từ các hoạt động sau:
- Hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động nhượng tái bảo hiểm).
- Hoạt động nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (bao gồm phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá).
- Hoạt động bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh. Trong đó, đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ vào hệ thống dữ liệu quản lý nội bộ, đơn vị có trách nhiệm lập Bảng tổng hợp chi tiết các giao dịch phát sinh trong tháng vào thời điểm cuối tháng. Đơn vị phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực của nội dung thông tin từng giao dịch; đồng thời có nghĩa vụ cung cấp Bảng tổng hợp chi tiết này khi có yêu cầu từ cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
– Hoạt động góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào các tổ chức kinh tế theo quy định.
– Hoạt động điều chuyển tài sản thuộc các trường hợp:
- Điều chuyển giữa công ty mẹ và các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc;
- Điều chuyển giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng một cơ sở kinh doanh;
- Điều chuyển tài sản phát sinh trong quá trình chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
– Hoạt động cho mượn máy móc, thiết bị (là tài sản cố định) và công cụ, dụng cụ nhằm phục vụ hoạt động gia công hàng hóa của bên cho mượn; đảm bảo nguyên tắc không thu tiền và không chuyển giao quyền sở hữu tài sản.
– Các trường hợp cụ thể khác được dẫn chiếu theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6 và điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, bao gồm:
- Hàng hóa, dịch vụ sử dụng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh (như hàng hóa xuất kho chu chuyển nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục chu trình sản xuất, kinh doanh trong cùng một cơ sở kinh doanh);
- Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh tự xuất hoặc cung cấp nhằm phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do chính cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);
- Các khoản thu độc lập, không liên quan đến hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh, bao gồm: Khoản thu bồi thường bằng tiền (gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền); tiền thưởng; khoản thu đòi người thứ ba trong hoạt động bảo hiểm; các khoản thu hộ; các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ; và các khoản thu tài chính khác.
3. Quy định về thời điểm lập hóa đơn
Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định:
3.1. Các trường hợp bổ sung về thời điểm, phương thức lập hóa đơn
– Bổ sung quy định không lập hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc được thực hiện theo quy định của Bộ luật Dân sự (khoản 2 điều 9 Nghị định 254/22026/NĐ-CP).
– Bổ sung các dịch vụ phát sinh thường xuyên cần có thời gian đối soát lập hóa đơn sau 07 ngày: dịch vụ hoa tiêu hàng hải; quảng cáo trên báo điện tử và nền tảng số; bảo hiểm; bảo vệ (để phù hợp với thực tế và Nghị quyết số 05/2025/NQ-CP về thí điểm thị trường tài sản mã hóa – theo quy định tại điểm a khoản 4 điều 9 Nghị định 254/22026/NĐ-CP).
– Lập hóa đơn theo hợp đồng bảo hiểm: Bổ sung quy định hướng dẫn cụ thể về thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động này (điểm o khoản 4 điều 9 Nghị định 254/22026/NĐ-CP).
Cụ thể, đối với hợp đồng đồng bảo hiểm: khi thu phí bảo hiểm, từng doanh nghiệp đồng bảo hiểm lập hóa đơn cho khách hàng theo phí bảo hiểm nhận được. Trường hợp ủy quyền cho một doanh nghiệp thu hộ phí bảo hiểm thì doanh nghiệp thu hộ thực hiện lập hóa đơn cho khách hàng trên toàn bộ giá trị hợp đồng và doanh nghiệp nhờ thu hộ lập hóa đơn cho doanh nghiệp thu hộ đối với phí bảo hiểm được hưởng theo thỏa thuận của các bên. Khi mua hàng hóa, dịch vụ để bồi thường hoặc thanh toán các khoản chi khác liên quan đến hợp đồng đồng bảo hiểm, trường hợp một doanh nghiệp bảo hiểm được ủy quyền chi hộ thì doanh nghiệp chi hộ thực hiện lập hóa đơn khi thu đòi các doanh nghiệp bảo hiểm nhờ chi hộ.
– Bổ sung quy định cho phép lập hóa đơn tổng vào cuối ngày hoặc cuối tháng đối với một số dịch vụ cung cấp cho cá nhân không có nhu cầu nhận hóa đơn, với điều kiện đơn vị vận hành hệ thống quản lý giao dịch điện tử và có nghĩa vụ cung cấp dữ liệu chi tiết khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
3.2. Thời điểm lập hóa đơn đối với giao dịch ban đêm
Trường hợp giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động, thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo liền kề.
4. Bổ sung quy định về nội dung trên hóa đơn
Quy định về nội dung trên hóa đơn được quy định chi tiết tại Phụ lục của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Trong đó có một số điểm mới cần lưu ý:
– Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng chung mã số thuế cho nhiều địa điểm kinh doanh:
- Hóa đơn phải thể hiện tên, mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh.
- Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu: Hóa đơn phải ghi rõ mã và địa chỉ địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn.
- Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Hóa đơn bán đấu giá tài sản để thi hành án: hóa đơn phải ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá và của người bán.
– Quy định cách ghi thông tin người mua là người tiêu dùng cá nhân:
- Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, người bán không được để trống thông tin trên hóa đơn mà phải ghi rõ: “Bán cho người tiêu dùng”.
- Trường hợp người mua có cung cấp thông tin, hóa đơn phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân.
- Trường hợp người mua là người nước ngoài, hóa đơn phải thể hiện số hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng.
5. Quy định về thời điểm lập chứng từ
Căn cứ theo Điều 24 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP đã bổ sung trường hợp miễn lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Cụ thể, tổ chức chi trả hoặc tổ chức khấu trừ thuế không phải lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN khi thực hiện khấu trừ và nộp thuế tại nguồn đối với các khoản thu nhập của cá nhân phát sinh từ:
– Chuyển nhượng chứng khoán, đầu tư vốn, chuyển nhượng tài sản số, chuyển nhượng vàng miếng
– Bản quyền, nhượng quyền thương mại
– Trúng thưởng, thừa kế, quà tặng.
>>> Xem thêm:
Những điểm lưu ý của Luật Quản lý Thuế 2025 có hiệu lực từ 01/07/2026
6. Bổ sung cơ chế khen thưởng người tiêu dùng tố giác hành vi không lập hóa đơn
Căn cứ quy định mới tại Điều 41 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP (thay thế, bổ sung quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP), cơ chế tài chính khen thưởng trực tiếp cho người tiêu dùng được quy định như sau:
– Đối tượng khen thưởng: Người tiêu dùng có hành vi tố giác, cung cấp thông tin chính xác về việc người bán không lập, không giao hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, giúp cơ quan thuế có cơ sở ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính.
– Mức chi khen thưởng: Tối đa 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi bị tố giác, nhưng không vượt quá 10.000.000 đồng/vụ việc.
Có thể thấy, Nghị định 254/2026/NĐ-CP đánh dấu bước hoàn thiện quan trọng trong quản lý hóa đơn và chứng từ điện tử tại Việt Nam. Các quy định mới không chỉ tăng cường tính minh bạch mà còn thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác kế toán, thuế và quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình lập hóa đơn, cập nhật phần mềm và đào tạo nhân sự để đáp ứng các yêu cầu mới.
Và nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp kế toán giúp quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ, doanh thu và báo cáo thuế theo đúng quy định hiện hành, hãy sử dụng phần mềm kế toán ACMan. ACMan hỗ trợ tự động hóa nhiều nghiệp vụ kế toán, giảm sai sót khi lập hóa đơn và giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật hiệu quả hơn.
Để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
