Phần mềm nhà hàng hay còn gọi là quản lý nhà hàng đã và đang trở thành cánh tay đắc lực giúp các nhà quản lý kiểm soát và quản lý doanh thu, chi phí chặt chẽ nhất hiện nay. Chúng không chỉ giúp chủ quán quản lý hiệu quả nguồn thu, chi mà còn giúp cho khách hàng cảm nhận được dịch vụ chuyên nghiệp. Vậy phần mềm này là gì và đâu là những công dụng phổ biến nhất?
1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Ngày nay, phần mềm quản lý nhà hàng đã trở thành một công cụ không thể thiếu giúp chủ cửa hàng quán xuyến mọi công việc trong quán của mình từ thu chi, hàng tồn kho, nguyên vật liệu đến quản lý nhân viên, quản lý những đơn vị cung ứng thực phẩm,..
Về mặt khái niệm, phần mềm quản lý nhà hàng là một giải pháp công nghệ hỗ trợ chủ quán F&B kinh doanh đơn giản, hiệu quả và chính xác hơn. Thông thường, phần mềm nhà hàng được cài đặt trên máy tính, máy POS, điện thoại… giúp sử dụng dễ dàng, loại bỏ được những sai sót trong quá trình vận hành nhà hàng, tiết kiệm thời gian và, nhân lực và chi phí.
2. Phần mềm quản lý quán ăn giải quyết những vấn đề gì cho chủ quán?
Như đã chia sẻ ở trên, phần mềm quản lý quán ăn là một giải pháp gồm nhiều quy trình nhỏ giúp tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành của quán ăn. Tuy nhiên với từng quy mô, từng mong muốn của anh/chị chủ nhà hàng sẽ có những tính năng chủ chốt giúp giải quyết một vấn đề cụ thể của mô hình quán ăn đó.
Về cơ bản, một phần mềm nhà hàng sẽ giúp các chủ quán:
a. Tối ưu hoạt động bán hàng, thu ngân, in bill quán ăn
Đây chính là tính năng được quan tâm nhiều nhất khi mua một phần mềm quản lý quán ăn. Tính năng này phù hợp với các các mô hình quán ăn phục vụ nhiều món (từ 10 món ăn trở lên) hoặc phù hợp với các mô hình quán ăn có số lượng hóa đơn xấp xỉ 100 đơn một ngày.
Phần mềm quản lý quán ăn sẽ đưa hoạt động bán hàng, thu ngân, in bill vào thành một quy trình xuyên suốt giúp anh/chị chủ quán ăn trả lời được các câu hỏi:
– Số lượng được bán ra trên từng món ăn
– Doanh thu của từng món ăn
– Doanh thu trên từng kênh thanh toán
– Tổng doanh thu ngày, so với ngày trước, tháng trước…
– Tổng doanh thu trong một giai đoạn, so với giai đoạn trước…
b. Tối ưu hoạt động thu/chi, kế toán
Tính năng này thường được dùng trong các phần mềm quản lý nhà hàng với quy mô lớn, cụ thể có thể kể tới các nghiệp vụ gồm:
– Quản lý doanh số, lợi nhuận: Quản lý doanh số, lợi nhuận theo thời gian, theo mặt hàng, theo nhóm khách hàng chi tiết và kịp thời. Đây là công cụ để nhà bán lẻ cải thiện tính hiệu quả của công việc kinh doanh,
– Quản lý kho: Quản lý kho hàng một cách hiệu quả, chặt chẽ, chuyên nghiệp với đầy đủ chức năng: Nhập hàng hóa, kiểm kho, hủy hàng, nhập tồn đầu kỳ, chuyển kho nội bộ, xuất kho,
– Công nợ: Dễ dàng kiểm soát công nợ và thu chi tiền trên hệ thống. Quản lý dễ dàng công nợ với nhà cung cấp, khách hàng. Đặc biệt hữu ích cho các cửa hàng bán buôn, tính năng này đặc biệt hữu ích với những nhà hàng sử dụng nhiều nhà cung cấp khác nhau.
c. Tối ưu hoạt động kinh doanh chuỗi quán ăn
Hoạt động quản lý chuỗi quán ăn được hiểu đơn giản là việc quản lý tốt từng điểm bán. Với số lượng chuỗi quán từ 2 – 3 địa điểm kinh doanh, anh/chị chủ quán vẫn có thể xử lý được. Nhưng khi số lượng chuỗi lên đến 5 quán hay các điểm bán ở cách xa nhau, anh/chị chủ quán sẽ cần phải trao quyền và quản lý trên một hệ thống đồng nhất để tối ưu về mặt thời gian.
Tính năng quản lý hoạt động kinh doanh chuỗi trên phần mềm quản lý quán ăn được thiết kế với mục tiêu tạo môi trường làm việc đồng nhất giữa các vị trí (thường không làm việc gần nhau).
Bên cạnh một vài báo doanh thu toàn hệ thống, doanh thu từng chi nhánh, chương trình khuyến mãi áp dụng trên toàn chi nhánh tương đối dễ hiểu thì điểm cốt lõi trong hoạt động kinh doanh chuỗi quán ăn hiệu quả nằm ở tính kết nối giữa nhiều nhân sự, bộ phận. Ví dụ kế toán làm việc với nhân viên thu mua, nhân viên thu ngân, marketing làm việc với quản lý vận hành các chi nhánh.
Tất cả hiệu quả công việc sẽ được thể hiện trên các con số, bảng dữ liệu, biểu đồ. Anh/chị chủ quán lúc này sẽ căn cứ trên các biểu đồ đó để tìm ra vấn đề, xác định nguyên nhân cốt lõi và có phương hướng chỉ đạo xử lý kịp thời.
d. Quản lý kho nguyên vật liệu chặt chẽ
Ở nhà hàng, dù là nấu ăn theo công thức thì chúng ta cũng rất khó để áp đặt một con số tuyệt đối cho định lượng nguyên liệu của từng món ăn. Nhất là khi nhà hàng đông khách, đầu bếp cần phải làm việc với cường độ cao.
Vì lý do này mà rất nhiều nhà hàng thậm chí đã bỏ qua việc quản lý chi tiết mà chỉ tập trung vào quản lý tổng thể. Đặc biệt là với các nhà hàng sử dụng cách thức quản lý thủ công. Điều này gây ra tình trạng thừa thiếu, tồn, hết hạn nguyên liệu, thất thoát tiền bạc. Nhiều khi quán đang đột nhiên đông khách, nguyên liệu dữ trữ không có, hôm nhập nhiều thì lại tồn kho không bán được.
Ghi sổ thủ công các khoản công nợ với các nhà cung cấp. Những chi phí phát sinh, nhớ nhớ quên quên, tích dần vào thì lại thành khoản tiền lớn. Bởi vậy, quản lý không chặt chẽ từ đầu rất khó để kiểm soát được thất thoát về sau.
Một số quán ăn cũng áp dụng các phần mềm tính toán như phần mềm excel để kiểm soát tình hình kho quỹ, nguyên vật liệu nhưng quá quá nhiều thư mục, lập hàm cũng mất thời gian, khi kiểm tra sai sót cũng rất khó để sửa vì không biết sai ở đâu. Đối chiếu, theo dõi số liệu không tập trung, đôi khi còn xảy ra nhầm lẫn.
Phần mềm quản lý quán ăn sẽ giúp các nhà quản lý loại bỏ những giấy tờ không cần thiết trong quá trình vận hàng của quán bạn. Cụ thể hóa các khoản thu chi với các nhà cung cấp. Mỗi khi có hoạt động bán ra, hàng hóa sẽ được tự động trừ đi trong kho.
Bạn sẽ luôn biết được quán mình còn gì, thiếu những gì, thậm chí xu hướng của khách hàng đang gọi nhiều món gì. Điều này giúp việc lên kế hoạch nhập nguyên liệu có cơ sở và sát với nhu cầu của khách hàng hơn so với những ước đoán cảm tính trước kia của chủ quán.
3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng
Bên cạnh việc đáp ứng được những tính năng, nghiệp vụ cơ bản của phần mềm nhà hàng và theo nhu cầu từ người quản lý, người trực tiếp sử dụng phần mềm thì cần chú ý đến những tiêu chí sau:
a. Phần mềm nhà hàng có giao diện thân thiện, dễ dùng
Một phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng sẽ là điểm cộng đầu tiên trong việc tìm hiểu, nghiên cứu lựa chọn phần mềm. Vì vậy, phần mềm tính tiền quản lý nhà hàng cần được thiết kế sao cho các thao tác đơn giản, dễ dùng. Các nghiệp vụ, tính năng cần được sắp xếp logic, phù hợp với quy trình bán hàng và quản lý.
Một phần mềm có sự linh hoạt, có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động và dễ dàng điều chỉnh để phù hợp hơn với quy trình vận hành của nhà hàng.
b. Tính tương thích và sử dụng được trên nhiều thiết bị khác nhau
Ngày nay, việc có thể sử dụng các thiết bị điện tử để theo dõi, quản lý và bán hàng là lựa chọn rất khó để bỏ qua khi lựa chọn phần mềm. Một phần mềm quản lý có thể tương thích và chạy trên các thiết bị và hệ điều hành khác nhau mà không bị ảnh hưởng đến hiển thị, hiệu suất luôn là điểm cộng thứ hai trong việc lựa chọn.
Phần mềm đáp ứng tiêu chí này giúp nhân viên dễ dàng sử dụng điện thoại/máy tính để order, đặt bàn và gửi thông tin đến các bộ phận liên quan nhanh chóng mà không cần di chuyển nhiều. Chủ nhà hàng, quản lý sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi tình hình hoạt động, báo cáo thu chi của cửa hàng mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị mà không bắt buộc phải đến tận nhà hàng.
Đặc biệt, phần mềm có thể cài đặt được trên nhiều thiết bị và hệ điều hành để tận dụng được những thiết bị sẵn có, tiết kiệm chi phí đầu tư.
c. Hệ thống quản lý đầy đủ và toàn diện
Lựa chọn phần mềm tính tiền quản lý nhà hàng cần đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ: quản lý, bán hàng và chăm sóc khách hàng. Hệ thống báo cáo càng trực quan, càng chi tiết càng giúp anh/chị giám sát chính xác tình hình kinh doanh nhà hàng.
Dưới đây là những báo cáo cơ bản mà 1 phần mềm nhà hàng cần có:
– Báo cáo tổng quan tình hình kinh doanh
– Báo cáo lãi lỗ (doanh thu, chi phí, lợi nhuận)
– Báo cáo tổng hợp xuất – nhập – tồn kho nhà hàng
– Báo cáo công nợ
– Báo cáo quỹ tiền nhà hàng
d. Đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp
Hỗ trợ trước, trong và sau khi bán hàng cũng là điều cần phải quan tâm khi lựa chọn phần mềm nhà hàng. Bởi trong quá trình sử dụng phần mềm việc xảy ra các sự cố phát sinh bất ngờ là điều không thể tránh cần liên hệ với đơn vị cung cấp phần mềm để xử lý thắc mắc và các lỗi phát sinh.
e. Cài đặt bảo mật thông tin, phân quyền cho người dùng
Tránh xa nỗi lo bị đánh cắp dữ liệu, rò gỉ thông tin quan trọng khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng, phần mềm nhà hàng cần đáp ứng được các yêu cầu về bảo mật như sau:
– Phân quyền nhân viên xem và không xem được từng mục trên kho dữ liệu của phần mềm
– Thiết lập quyền quản trị cho chủ cửa hàng, người sẽ cấp quyền cho mọi người khác được sử dụng từng tính năng nào cần thiết
– Lưu trữ thông tin kinh doanh, thông tin khách hàng cẩn thận
– Đường truyền kết nối ổn định, có thể lấy lại dữ liệu tổng nếu lỡ tay xóa các mục con trên phần mềm. Hỗ trợ bán hàng khi mất kết nối internet nhưng sau đó phần mềm sẽ tự động sao lưu dữ liệu lên hệ thống.
>>> Xem thêm:
Phần mềm quản lý nhà hàng khách sạn
Phần mềm kế toán nhà hàng dễ sử dụng nhất, giúp kiểm soát kinh doanh hiệu quả
4. ACMan Bar – phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp nhất
ACMan Bar là giải pháp phần mềm quản lý nhà hàng chuyên nghiệp được thiết kế bởi công ty Cổ phần Phát triển Công Nghệ ACMan. Phần mềm cung cấp một giải pháp hiệu quả cho việc tự động hóa quy trình bán hàng và báo cáo, tạo một chu trình khép kín giúp tối ưu hóa nguồn thực phẩm cho nhà hàng, tránh lãng phí.
Một trong những điểm nổi bật nhất của phần mềm quản lý nhà hàng ACMan Bar đó chính là giao diện đơn giản và dễ sử dụng. Hãy thử tưởng tượng khi nhà hàng của bạn đông khách tới tấp nập thì một phần mềm rắc rối với nhiều chức năng chồng chéo chắc chắn sẽ không được đánh giá cao.
Một chức năng ưu việt khác của phần mềm quản lý nhà hàng ACMan Bar là hệ thống phân cấp theo từng nghiệp vụ từ bán hàng tới quản lý nhà hàng. Từ bộ phận lễ tân, nhân viên phục vụ, bếp, thu ngân hay chạy bàn đều được phân chia nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng. Qua đó giúp người quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá nhân viên một cách đúng đắn nhất.
ACMan Bar là phần mềm quản lý quán ăn hỗ trợ order, thu ngân, tính tiền nhanh chóng và chính xác. Bên cạnh đó, phần mềm quán ăn ACMan còn giúp kiểm soát tốt thu chi và mức độ tiêu hao nguyên liệu làm món ăn của quán phù hợp với các mô hình quán ăn từ nhỏ lẻ đến chuỗi nhà hàng.
Đặc biệt, ACMan Bar còn được tích hợp sẵn với hệ sinh thái phần mềm của ACMan như: phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý khách sạn,… Qua đó mang tới cho các bạn một giải pháp quản lý toán diện và khép kín.
Trên đây, ACMan vừa giới thiệu cùng các bạn những thông tin cơ bản nhất về phần mềm quản lý nhà hàng cũng như những tính năng mà một phần mềm quản lý nhà hàng nên có. Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng sản phẩm ACMan Bar của chúng tôi thì xin hãy liên hệ trực tiếp hoặc gửi email cho nhân viên tư vấn để được giải đáp và hỗ trợ kịp thời nhất.
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
