Trong quá trình mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ, việc xuất hóa đơn có thể gặp phải những sai sót không mong muốn. Để khắc phục những sai sót này, người bán thường phải lập hóa đơn thay thế theo quy định pháp luật. Vậy, trong những trường hợp nào thì doanh nghiệp cần xuất hóa đơn thay thế? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn thay thế là gì?
Hóa đơn thay thế là một loại hóa đơn được lập ra nhằm khắc phục những sai sót trên hóa đơn ban đầu đã được xuất. Khi một hóa đơn bị lập sai về thông tin như mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc các thông tin liên quan khác, người bán sẽ phải lập hóa đơn mới để thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn thay thế phải được lập và xử lý theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kế toán, kê khai thuế.
2. Các trường hợp cần xuất hóa đơn thay thế
Căn cứ theo Điều 19, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có hai trường hợp chính mà doanh nghiệp cần xuất hóa đơn thay thế:
2.1. Hóa đơn điện tử có sai sót chưa gửi cho người mua
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua, người bán cần thực hiện các bước sau:
– Thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn cũ bằng cách nộp mẫu số 04/SS-HĐĐT.
– Lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn cũ, đảm bảo các thông tin được sửa đổi chính xác.
– Gửi hóa đơn mới cho cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn thay thế.
– Sau khi nhận được mã hóa đơn từ cơ quan thuế, người bán gửi hóa đơn mới cho người mua, đồng thời cơ quan thuế sẽ hủy hóa đơn sai sót trên hệ thống.
2.2. Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua
Nếu hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã được gửi cho người mua nhưng phát hiện có sai sót, người bán cần lập hóa đơn thay thế với các bước sau:
– Xác định sai sót có thể là mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc quy cách hàng hóa không đúng.
– Thỏa thuận với người mua về việc lập hóa đơn thay thế. Có thể lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót.
– Lập hóa đơn thay thế với đầy đủ chữ ký số và gửi cho cơ quan thuế cấp mã (nếu cần) trước khi gửi cho người mua.
Hóa đơn thay thế phải ghi rõ nội dung: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
Ngoài ra, trong một số trường hợp, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh thay vì thay thế, tùy vào tính chất và mức độ của sai sót.
>>> Xem thêm:
Giải pháp xuất hóa đơn điện tử xăng dầu theo từng lần bán
Phần mềm quản lý cửa hàng vàng kết hợp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
3. Quy trình xuất hóa đơn thay thế
Để đảm bảo việc lập và xuất hóa đơn thay thế đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định lỗi sai sót
Người bán cần kiểm tra và xác định rõ lỗi sai trên hóa đơn, mức độ nghiêm trọng của sai sót để đưa ra phương án xử lý phù hợp.
Bước 2: Thỏa thuận với người mua
Sau khi xác định được sai sót, người bán cần trao đổi với người mua để thống nhất phương án giải quyết, lập biên bản thỏa thuận (nếu cần).
Bước 3: Xuất hóa đơn thay thế
Người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế qua phần mềm hóa đơn điện tử. Hóa đơn thay thế phải bao gồm đầy đủ các thông tin chính xác đã được sửa đổi.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho cơ quan thuế và người mua
– Nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán phải gửi hóa đơn thay thế cho cơ quan thuế để cấp mã mới trước khi gửi cho người mua.
– Nếu hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, người bán có thể gửi trực tiếp cho người mua sau khi lập.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn và các chứng từ liên quan
Người bán phải lưu trữ các chứng từ liên quan đến hóa đơn, bao gồm hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế và biên bản thỏa thuận (nếu có), để phục vụ công tác kiểm tra và quản lý.
Việc xuất hóa đơn thay thế khi gặp sai sót là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, các kế toán và doanh nghiệp sẽ nắm rõ hơn về các trường hợp cần xuất hóa đơn thay thế cũng như quy trình thực hiện, giúp giảm thiểu rủi ro về thuế và kế toán trong tương lai.
Bên cạnh đó, để công tác quản lý hoá đơn được an toàn, khoa học và chính xác nhất, các bạn nên ứng dụng cho mình một phần mềm hoá đơn điện tử chuyên nghiệp như phần mềm hoá đơn điện tử AC-Invoice của chúng tôi. Để được tư vấn kỹ hơn cũng như trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
