Công tác bàn giao hồ sơ, sổ sách kế toán sẽ diễn ra khi kế toán cũ nghỉ và một kế toán mới vào thay thế vị trí, có thể là tạm thời hoặc thay thế hẳn. Việc bàn giao công tác kế toán này sẽ kéo dài tùy thuộc vào số lượng tài liệu của doanh nghiệp cũng như tính chất công việc.
1/ Bàn giao công tác kế toán giữa kế toán cũ và kế toán mới để làm gì?
Việc bàn giao công tác kế toán hồ sơ, chứng từ, sổ sách kế toán giữa kế toán cũ và kế toán mới là để:
– Kế toán mới có thể thống kê lại được toàn bộ dữ liệu, hồ sơ giấy tờ của doanh nghiệp liên quan đến công tác kế toán
– Tổng hợp lại những công việc kế toán cũ đã làm, bao gồm cả những việc đã làm xong và còn đang làm dở, những việc phải làm tiếp theo cho kế toán mới.
– Phân rõ trách nhiệm của kế toán mới và cũ:
+ Kế toán cũ chịu trách nhiệm về những dữ liệu, chứng từ, công việc đã làm trước thời điểm bàn giao
+ Kế toán mới chỉ chịu trách nhiệm về hồ sơ sổ sách và công việc sau thời điểm bàn giao công tác kế toán.
– Cuối buổi bàn giao công tác kế toán, kế toán mới cần lập thành một biên bản có danh sách những hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế toán đã được bàn giao, số lượng và cả chất lượng (với các tài sản cố định – nếu cần thiết). Cả hai kế toán cũ và mới cần ký xác nhận vào biên bản này và phải có xác nhận của kế toán trường hoặc giám đốc doanh nghiệp (hoặc những người làm chứng có thẩm quyền).
2/ Những lưu ý khi bàn giao công tác kế toán
Khi bàn giao công tác kế toán, các kế toán cũ cần kiểm tra và chuẩn bị dữ liêu thật đầy đủ. Còn với các bạn kế toán mới khi đến nhận công việc mới cần lưu ý kiểm tra kỹ chứng từ do kế toán cũ bàn giao để tránh xảy ra sai sót. Cụ thể:
– Toàn bộ quyển hóa đơn GTGT đầu ra đã xuất từ lúc thành lập công ty hoặc sau lần quyết toán thuế gần nhất.
– Bảng kê hóa đơn buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có kẹp toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào. Với những hợp đồng GTGT có giá trị trên 20tr (hoặc đánh dấu riêng) phải có ủy nhiệm chi qua ngân hàng kèm theo.
– Tờ khai thuế các tháng, quý được sắp xếp cẩn thận, đầy đủ. Tốt nhất là nên xếp theo năm riêng biệt.
– BCTC các năm.
– Báo cáo sử dụng hóa đơn.
– Sổ sách kế toán từng năm.
– Hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ đầu vào và đầu ra.
– Hồ sơ nhân sự.
– Toàn bộ hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi đã kẹp chứng từ đầy đủ.
– Sổ phụ ngân hàng.
– Báo cáo kho hàng hóa, bao gồm các chứng từ về xuất – nhập hàng hóa và tồn kho. Nếu doanh nghiệp có hoạt động nhập khẩu hàng hóa thì chuẩn bị từng bộ chứng từ nhập khẩu gồm: Tờ khai hải quan, hóa đơn, Hợp đồng ngoại, parking list và các hóa đơn vận chuyển, lưu kho…. tại Việt Nam và nước ngoài.
– Hồ sơ BHXH, BHYT
* Lưu ý trong quá trình bàn giao công tác kế toán phải kiểm tra số liệu nhanh như sau
– Hóa đơn đầu ra các năm xem có khớp với doanh thu đã kê khai trên bảng kết quả kinh doanh hay không.
– Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào. Thông thường nếu xảy ra sai sót thì sẽ rơi vào các tình huống như sau:
+ Có kê khai thuế đầy đủ nhưng bị thất lạc chứng từ gốc.
+ Kê khai thuế bị lệch số tiền so với hóa đơn, sai số hóa đơn.
+ Có hóa đơn nào trị giá lớn 20 triệu nhưng thanh toán bằng tiền mặt hay không? Nếu có thì cần ghi chú riêng ra và báo cáo giám đốc.
– Những hóa đơn như tiếp đối tác, khách hàng, mua những tài sản, hàng hóa không đúng quy định cho công ty nếu đã khai thuế thì cũng phải đánh dấu riêng để biết vì những hóa đơn này rất hay bị loại khi quyết toán thuế vì bị cho rằng ko phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
– Nếu doanh nghiệp có văn phòng giao dịch tại địa điểm khác địa điểm trên đăng ký kinh doanh thì phải có mẫu 08 (ngày trước là mẫu 08 còn hiện tại là phụ lục II-1) và biên lai nộp thuế môn bài cho địa chỉ đó. Nếu không thì doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế môn bài.
– Đồng thời sau khi xem lại các sổ sách kế toán cũng như báo cáo tài chính. Nếu các bạn phát hiện ra sai sót do định khoản sai tính chất, vào nhầm tài khoản, số tiền thì hãy ghi lại, tự tìm ra hướng giải quyết và phải báo cáo Giám đốc hoặc các phòng ban có thẩm quyền để xin ý kiến rồi mới tiến hành chỉnh sửa. Nếu các lỗi quá phức tạp thì quý khách hàng có thể sử dụng các đơn vị tư vấn về tổ chức công tác kế toán chuyên nghiệp và uy tín như dịch vụ của ACMan.
3/ Những lưu ý riêng với kế toán nội bộ
Với kế toán nội bộ khi nhận bàn giao cần phải lưu ý:
– Kiểm kê quỹ tiền mặt còn tồn thực tế đến ngày nhận bàn giao.
– Kiểm kê kho hàng hóa, chú ý nếu có mặt hàng nào hỏng, kém chất lượng phải lập biên bản ngay.
– Ghi nhận công nợ với người mua, người bán đến thời điểm hiện tại. Ghi lại những khách hàng, nhà cung cấp nào là khách hàng lớn, đâu là những đơn vị có công nợ lớn, nợ khó đòi.
– Cuối cùng, cũng như bàn giao công tác kế toán bình thường, sau khi kiểm kê và chứng thực đầy đủ các giấy tờ thì hai kế toán cũ và mới cùng lập một biên bản bàn giao công việc rồi ký xác nhận vào đó.
Lưu ý là việc ký nhận cần có sự chứng kiến của một người thứ 3 có đủ uy tín và thẩm quyền. Đây là một nguyên tắc cực kỳ quản trọng bởi sau khi bàn giao công tác kế toán xong thì kế toán cũ coi như đã hết trách nhiệm. Nếu có bất kỳ sai sót nào phát sinh thì sẽ rất khó để nhờ hỗ trợ.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng không nên quá lo lắng về vấn đề này. Nếu tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp được tổ chức tốt thì việc bàn giao sẽ diễn ra rất suôn sẻ, đồng thời tiết kiệm được thời gian và hạn chế tối đa các lỗi.
Để được tư vấn thêm về các vấn đề liên quan tới tổ chức công tác kế toán, báo cáo tài chính, quyết toán thuế,… hoặc sử dụng thử miễn phí các giải pháp quản trị doanh nghiệp như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử,… quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để nhận được những ưu đãi mới nhất:
Phòng Kinh Doanh Công ty ACMan
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Số tổng đài: 1900 63 66 85
Di động: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
