Với những lợi ích không thể phủ nhận, rất nhiều nhà hàng, quán ăn đang dần dần chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy những lợi ích mà hóa đơn điện tử cho nhà hàng có thể đem lại là gì? Hãy cùng ACMan tìm hiểu trong bài viết dưới đây các bạn nhé!
1/ Những khó khăn khi sử dụng hóa đơn giấy cho nhà hàng
Mỗi ngày, một nhà hàng sẽ phải đón tiếp một lượng lớn khách hàng, khi xuất hóa đơn luôn phải có kèm bảng kê chi tiết từng món ăn, giá thành từng món ăn, việc viết hóa đơn giấy truyền thống sẽ gây mất thời gian, khiến khách hàng phải chờ đợi rất lâu.
Chưa kể, làm việc theo phương thức thủ công thì vấn đề sai sót là chuyện có thể xảy ra thường xuyên, ảnh hưởng đến chất lượng công việc và uy tín của nhà hàng.
Các hoạt động mà nhà hàng phải xử lý liên quan đến Hóa đơn có thể kể tới như:
– Thu chi tiền ăn uống, dịch vụ của Khách hàng
– Xử lý dữ liệu thông tin Khách hàng
– Phát hành số lượng lớn Hóa đơn cho Khách hàng với các thủ tục rườm rà, tốn thời gian
– Các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua nguyên liệu đầu vào cho nhà hàng. Báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm, nguyên vật liệu cho nhà hàng
– Báo cáo tình hình sử dụng Hóa đơn
– Bảo quản, lưu trữ số lượng Hóa đơn giấy lớn….
Khi sử dụng Hóa đơn giấy, mọi thủ tục, thao tác để xử lý Khối lượng Hóa đơn lớn mỗi ngày khiến nhà hàng gặp nhiều khó khăn và bất cập trong công tác quản lý hóa đơn và doanh thu bán hàng. Người quản lý không phải lúc nào cũng có mặt để có thể quản lý tối đa công việc kinh doanh, hóa đơn và doanh thu của nhà hàng. Đặc biệt đối với những nhà hàng lớn và đối với những chuỗi nhà hàng, việc quản lý lại càng trở nên khó khăn hơn.
Đối với những nhà hàng có nhiều chi nhánh, nếu muốn tổng hợp chi tiết doanh thu của từng chi nhánh, kiểm soát hóa đơn nguyên vật liệu đầu vào, số lượng hóa đơn được xuất ra tại từng chi nhánh,… Nhà hàng phải kiểm kê bằng phương pháp nhập liệu và đếm thủ công. Con số thiếu chính xác và tốn thời gian.
Số lượng Hóa đơn quá lớn, Nhà hàng khó tránh khỏi những sai sót dù đã xử lý rất cẩn thận, điều này gây thiệt hại cho nhà hàng, tốn thời gian và công sức để xử lý các sai sót. Bên cạnh đó, Khách hàng phải chờ đợi lâu hơn, thậm chí đi lại hoặc liên lạc với Nhà hàng nhiều lần để điều chỉnh lại.
Như vậy, dù dịch vụ của nhà hàng có tốt, hài lòng cách phục vụ và đồ ăn nhưng chỉ vì vấn đề nhỏ là Hóa đơn lại khiến nhà hàng bị mất điểm trong mắt các khách hàng. Liệu có đáng? Chưa kể, với việc tiêu thụ một lượng lớn hóa đơn giấy mỗi ngày sẽ kéo theo chi phí in ấn hóa đơn cao, gây lãng phí. Bên cạnh đó, việc lưu trữ lượng lớn hóa đơn giấy đối với các doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng cũng là bài toán nan giải.
Chính vì những bất cập trên nên việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử đối với kinh doanh nhà hàng là điều vô cùng cần thiết, giúp các doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn và giải quyết triệt để những vấn đề tồn đọng.
2/ Hóa đơn điện tử cho nhà hàng – Tháo gỡ khó khăn trong công tác quản lý
Với tính năng vượt trội, Hóa đơn điện tử là trợ thủ đắc lực giúp Nhà hàng giải quyết toàn bộ các vấn đề liên quan đến Hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác.
a/ Cắt giảm chi phí và tối ưu thời gian
Với số lượng Hóa đơn lớn mỗi ngày, thay vì Nhà hàng phải xử lý bằng các thao tác, thủ tục viết thủ công như trước, khi áp dụng Hóa đơn điện tử vào hệ thống nhà hàng: Mọi quy trình xử lý nhanh chóng, không tốn kém thời gian và công sức ngồi viết tay. Chi phí sai sót khi viết tay Hóa đơn giấy cũng giảm đáng kể.
Nhà hàng thường ít khi chú ý đến chi phí in ấn hóa đơn và các khoản chi phí khác liên quan đến Hóa đơn. Nhưng trên thực tế, khoản chi phí Nhà hàng phải trả cho Hóa đơn rất lớn. Chuyển sang sử dụng Hóa đơn điện tử mọi quy trình, thủ tục đều xử lý ngay trên phần mềm, do vậy nhà hàng cắt giảm được các khoản chi phí không đáng có và tối ưu thời gian liên quan đến Hóa đơn.
Quy trình tạo lập Hóa đơn điện tử chỉ bằng các thao tác đơn giản, lưu trữ ngay trên phần mềm. Việc này tạo sự thoải mái cho Khách hàng vì không phải tốn thời gian chờ đợi, Kế toán nhà hàng cắt giảm các công việc về Hóa đơn, tăng hiệu quả Công việc.
b/ Quản lý, lưu trữ và tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng, an toàn
Tại nhà hàng, trung bình mỗi ngày số lượng Hóa đơn, chứng từ xuất ra lớn, do vậy công tác quản lý, lưu trữ Hóa đơn cũng cần phải thực hiện chính xác, cẩn trọng. Những giấy tờ hóa đơn, chứng từ xuất ra trong ngày đều phải trải qua thêm bước nhập liệu toàn bộ thông tin trong bản giấy vào máy tính để kiểm soát thông tin khách hàng cẩn thận nhất. Bên cạnh đó, Nhà hàng cũng cần 1 khu vực để lưu trữ số lượng Hóa đơn giấy.
Khi Nhà hàng sử dụng Hóa đơn điện tử, tất cả các thông tin về Hóa đơn, chứng từ xuất ra đều được lưu trữ ngay trên hệ thống giúp thuận tiện, nhanh chóng trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu Hóa đơn khi cần thiết.
Toàn bộ thông tin khách hàng và Hóa đơn giờ đây được lưu trữ an toàn trên phần mềm Hóa đơn điện tử tránh được các rủi ro mất, cháy, hỏng Hóa đơn.
c/ Quản lý Hóa đơn dễ dàng tại các chi nhánh Nhà hàng
Hóa đơn điện tử giải quyết tối ưu các vấn đề Hóa đơn tại các chi nhánh Nhà hàng. Nhà hàng dễ dàng thống kê doanh thu (Thống kê theo thực đơn của khách hàng, số lượng Khách hàng tại từng chi nhánh), số lượng Hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống. Còn khách hàng có thể nhận Hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng hơn qua email.
Hóa đơn điện tử cũng mang lại nhiều tiện ích cho khách hàng, đặc biệt làm giảm rủi ro trong giao dịch. Với hóa đơn giấy, trường hợp khách hàng bị thất lạc hoặc rách thì sẽ mất hết dữ liệu. Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, bản hóa đơn gốc luôn được lưu giữ trên hệ thống. Hóa đơn điện tử cũng đáp ứng được yêu cầu bảo mật thông tin. Do giao dịch thông qua phương tiện điện tử nên thời gian sẽ được rút ngắn lại.
>>> Xem thêm:
Hóa đơn điện tử cho đơn vị kinh doanh khách sạn, khu nghỉ dưỡng
Hóa đơn điện tử cho đại lý bán xăng dầu
3/ Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice – giải pháp chuyên nghiệp cho nhà hàng
Phần mềm Hóa đơn điện tử AC-Invoice của Công ty Cổ Phần Phát triển Công Nghệ ACMan là lựa chọn hoàn hảo cho Nhà hàng nhờ những tính năng sau:
– Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ về Hóa đơn cho Nhà hàng: Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP,… giải quyết tối ưu các vấn đề Nhà hàng đang gặp phải như: Phát hành, Lưu trữ, quản lý, tìm kiếm,…
– Giao diện trực quan, đơn giản, dễ sử dụng, thích hợp với mọi đối tượng người dùng.
– Có thể dễ dàng thống kê doanh thu: Thống kê theo thực đơn của khách hàng, số lượng khách hàng tại từng chi nhánh, số lượng hóa đơn phát hành ra của từng chi nhánh trong hệ thống.
– Phân cấp quyền sử dụng chi tiết và khoa học: Thu ngân được quyền xuất hóa đơn, quản lý có quyền xử lý hóa đơn, lấy báo cáo để gửi về văn phòng.
– Tích hợp với phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và các phần mềm khác trong hệ sinh thái của ACMan. Mang tới cho nhà hàng của bạn một giải pháp quản lý chuyên nghiệp và khép kín.
Ngoài ra, phần mềm còn rất nhiều các tính năng ưu việt khác đang chờ các bạn khám phá. Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử nhà hàng hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice hoàn toàn miễn phí, các bạn vui lòng liên hệ:
Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
