Do đặc thù của ngành khách sạn, du lịch, nên hàng ngày, khối lượng hóa đơn các khách sạn phải xuất cũng như xử lý là rất lớn. Bên cạnh đó, xu hướng giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ, thanh toán bằng hình thức điện tử ngày càng phát triển đặc biệt là ngành khách sạn. Việc áp dụng hóa đơn điện tử cho khách sạn sẽ giúp tăng tính cạnh tranh của ngành dịch vụ tiềm năng này.
1/ Những đặc thù riêng biệt của ngành quản lý khách sạn
Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh đặc thù trên cơ sở cung cấp các dịch vụ lưu trú, ăn uống và các dịch vụ bổ sung cho khách nhằm đáp ứng các nhu cầu ăn uống, nghỉ ngơi và giải trí của khách tại các điểm du lịch.
Đặc thù của ngành này là lượng khách mỗi ngày khá lớn, nhất là vào mùa cao điểm, lễ tết. Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ khách sạn thường tới từ nhiều vùng miền, quốc gia khác nhau do đó lượng hóa đơn xuất ra là không hề nhỏ. Đồng thời, sự bùng nổ của các hình thức mua bán, đặt hàng qua internet khiến nguồn khách hàng đến từ dịch vụ đặt phòng khách sạn thông qua các kênh OTA là vô cùng đa dạng.
Với lượng khách hàng lớn như vậy, việc bảo mật thông tin là vô cùng quan trọng bởi nếu để lộ thông tin khách hàng sẽ ảnh hưởng rất lớn đến uy tín khách sạn. Với số lượng hóa đơn rất lớn khi vào mùa cao điểm của khách sạn thì việc lưu trữ hóa đơn phục vụ cho tra cứu, báo cáo và kiểm tra từ cơ quan thuế cũng là một thách thức không nhỏ.
Việc áp dụng hóa đơn giấy đã không còn đáp ứng được nhu cầu của khách sạn khi luôn tồn tại những nhược điểm lớn như: viết tay hóa đơn mất nhiều thời gian, dễ sai sót, tốn chi phí, dễ thất lạc, không tức thời, khó lưu trữ bảo quản được hết,…
Vì vậy, với những đặc thù riêng của ngành du lịch khách sạn, việc ứng dụng và thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là rất cần thiết.
2/ Lợi ích khi quản lý khách sạn với hóa đơn điện tử
Với những đặc thù riêng của ngành dịch vụ, việc sử dụng hóa đơn điện tử cho khách sạn là cần thiết và nên được áp dụng càng sớm càng tốt. Hóa đơn điện tử sẽ khắc phục hoàn toàn những yếu điểm của hóa đơn giấy, giúp cho doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ:
a/ Tiết kiệm thời gian
Để in và phát hành hóa đơn giấy, thông thường khách sạn phải mất từ khá nhiều thời gian vơí các quy trình viết hóa đơn, xin chữ ký, đóng dấu, và gửi hóa đơn cho khách. Đặc biệt là rủi ro về mất, hỏng hóa đơn trong quá trình chuyển phát. Trong khi đó, chỉ cần chưa đến 1 phút, khách sạn đã có thể phát hành hóa đơn điện tử và gửi qua Email cho khách hàng bằng vài thao tác đơn giản. Ngoài ra việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng tiết kiệm tối đa thời gian tra cứu, báo cáo cho kế toán khách sạn.
b/ Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn
Với hóa đơn giấy, khách sạn sẽ phải tốn một chi phí không nhỏ dành cho việc in ấn, lưu kho và bảo quản hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử, mọi chi phí này sẽ được cắt giảm đến mức tối đa. Đó là vì hóa đơn điện tử đã được số hóa nên không cần phải lưu kho hay vận chuyển. Do đó, khách sạn sẽ tránh được một số rủi ro không mong muốn như hóa đơn bị cháy hay thất lạc, để lộ thông tin khách hàng…
c/ Ngăn chặn hóa đơn giả
Việc sử dụng hóa đơn giấy trước đây có nhiều kẽ hở khiến một số đối tượng lợi dụng để thành lập nhiều doanh nghiệp, hoặc mua lại doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp không có hoạt động kinh doanh nhưng được sử dụng hóa đơn, xuất hóa đơn khống, sử dụng hóa đơn lòng vòng để khấu trừ, hoàn khống thuế giá trị gia tăng hoặc rút tiền thanh toán từ ngân sách nhà nước, hoặc không kê khai nộp thuế để trốn thuế… gây thất thoát nguồn thu ngân sách nhà nước.
Với hóa đơn điện tử, các khách sạn sẽ giảm, tránh được tối đa những rủi ro trên. Đặc biệt, phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice đã được tích hợp tính năng kiểm tra hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, giúp cho các kế toán có thể chủ động trong công tác quản lý số liệu.
d/ Giảm thiểu các thủ tục hành chính cho khách sạn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, khách sạn sẽ đơn giản hóa được những thủ tục hành chính như: thông báo phát hành, nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể:
– Khách sạn có thể phê duyệt, gửi nhiều hóa đơn đi xác thực theo lô cùng một lúc.
– Tạo lập và phát hành hóa đơn một cách nhanh chóng. Việc lập mới, chỉnh sửa, thay thế, xóa bỏ hóa đơn điện tử cũng rất dễ dàng.
– Gửi hóa đơn cho khách hàng một cách nhanh chóng nhờ hệ thống tự động.
– Báo cáo đầy đủ về hóa đơn, khách hàng, doanh thu, xuất dữ liệu hóa đơn ra phần mềm kê khai thuế…
>>> Xem thêm:
Hóa đơn điện tử cho ngành xây dựng
Phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thương mại – phân phối
3/ Phần mềm AC-Invoice – phần mềm hóa đơn điện tử hàng đầu cho khách sạn
Phần mềm AC-Invoice là công cụ xử lý hóa đơn điện tử hiện đại nhất hiện nay, được các cơ quan Thuế khuyên dùng, nhằm xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác. Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice cho phép doanh nghiệp kinh doanh ngành khách sạn, du lịch tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và chuyển phát cũng như kiểm soát nạn hóa đơn giả một cách dễ dàng. Những tính năng sẽ tăng hiệu suất công việc của các công ty trong việc xuất, nhập hóa đơn, tránh thất thoát.
Một trong những vấn đề mà các lo ngại khi ứng dụng hóa đơn điện tử đó chính là bảo mật dữ liệu bởi dữ liệu, thông tin khách hàng được coi là vấn đề sống còn của các doanh nghiệp khách sạn. Thấu hiểu được điều đó, phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice được triển khai trên nền công nghệ điện toán đám mây với độ an toàn, bảo mật cao. Việc truy cập dữ liệu trong AC- Invoice là chỉ được phép thực hiện đối với các đối tượng được phân quyền tương ứng. Trong trường hợp mất dữ liệu, phầm mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice có cơ chế sao lưu phục hồi tự động khi hệ thống có lỗi tránh mất mát dữ liệu trong quá trình sử dụng.
Bên cạnh đó, phần mềm hóa đơn điện tử ACMan cũng đã được tích hợp sẵn với hệ sinh thái của ACMan như phần mềm Quản lý khách sạn, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý nhà hàng,… nhằm cung cấp cho các doanh nghiệp một giải pháp quản lý toàn diện, khép kín và chuyên nghiệp.
Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử cho khách sạn AC-Invoice xin vui lòng liên hệ:
Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
