Cuối năm là thời điểm vô cùng bận rộn của kế toán ở các doanh nghiệp. Với các doanh nghiệp, tổ chức có năm tài chính kết thúc vào ngày 31/12 thì kế toán cần lưu ý những công việc gì? Có các công việc nào phải kết thức trước 31/12/2023? Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn tổng hợp các công việc kế toán cần làm trước khi kết thúc năm 2023.
1. Công tác chuẩn bị kiểm kê tài sản
a. Quy định pháp luật về kiểm kê tài sản
Theo điều 40 của Luật kế toán số 88/2015/QH13 thì kế toán bắt buộc phải thực hiện kiểm kê tài sản. Theo đó:
– Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.
– Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm.
– Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
– Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
– Doanh nghiệp cần căn cứ cụ thể vào các tài sản hiện hữu để thực hiện kiểm kê các tài sản gồm:
- Tiền mặt, vàng bạc, đá quý, …
- Hàng tồn kho
- Công cụ dụng cụ
- Tài sản cố định hữu hình
- Các tài sản khác (nếu có)
b. Quy trình kiểm kê tài sản
Tùy theo tình hình thực tế về tải sảncủa doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thì Ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan sẽ xây dựng một bộ quy trình kiểm kê tài sản chi tiết. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước kiểm kê tài sản sau đây:
– Bước 1: Công bố Quyết định kiểm kê tài sản cuối năm được phê duyệt bởi người có thẩm quyền
– Bước 2: Tổ chức thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản của doanh nghiệp
– Bước 3: Hội đồng kiểm kê tài sản ban hành và công bố Kế hoạch kiểm kê chi tiết
– Bước 3: Thực hiện quy trình kiểm kê tài sản
– Bước 4: Tập hợp số liệu và lập Biên bản kiểm kê tài sản
– Bước 5: Hội đồng kiểm kê họp đánh giá sau kiểm kê. Theo đó, hội đồng sẽ đưa ra nhận xét, đánh giá chung về tình hình sử dụng, quản lý tài sản tại doanh nghiệp. Từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra biện pháp xử lý khắc phục khi xảy ra sự chênh lệch giữa kiểm kê thực tế và sổ sách kế toán,…
– Bước 6: Hội đồng kiểm kê đưa ra đề xuất các giải pháp, kiến nghị (nếu có)
– Bước 7: Báo cáo kết quả kiểm kê tài sản. Cụ thể:
- Báo cáo với doanh nghiệp về kết quả kiểm kê
- Gửi báo cáo kết quả chỉ đạo, điều hành của doanh nghiệp tới các bộ phận có liên quan
Lưu ý, doanh nghiệp cần lưu ý sắp xếp lịch trình kiểm kê để phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và việc chốt số liệu lập báo cáo tài chính. Quá trình kiểm kê cần lưu trữ đầy đủ các tài liệu, hồ sơ và chữ ký của người có thẩm quyền của doanh nghiệp.
Hiện nay, các phần mềm kế toán thông minh phần mềm kế toán ACMan đã hỗ trợ thực hiện kiểm kê trực tiếp trên phần mềm. Kế toán có thể tiến hành kiểm kê trên phần mềm chỉ với vài thao tác vô cùng đơn giản và nhanh chóng.
2. Rà soát và thực hiện xác nhận công nợ
Kế toán cần thực hiện thủ tục gửi Thư xác nhận công nợ hoặc lập Biên bản đối chiếu công nợ với số dư được trình bày trên báo cáo tài chính tại thời điểm cuối năm. Công việc này để đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp với các khoản công nợ.
a. Các khoản công nợ nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên
Kế toán cần làm biên bản xác nhận công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, đối tác và các đối tượng khác để đảm bảo số liệu kế toán ghi nhận là đầy đủ và chính xác. Việc đối chiếu công nợ cũng giúp sớm hiện sai lệch để điều chỉnh sai lệch một cách kịp thời nhất.
Kế toán cũng lưu ý đến công nợ nội bộ, công nợ khác để làm đối chiếu công nợ kịp thời và đầy đủ.
b. Số dư tiền gửi ngân hàng, các khoản vay nợ với ngân hàng và các tổ chức tín dụng
Kế toán cần lưu ý đến việc gửi thư xác nhận hoặc đối chiếu qua sổ phụ ngân hàng để chắc chắn số dư tiền gửi ngân hàng, cũng như các khoản vay nợ, thấu chi với ngân hàng là chính xác. Đây là công việc quan trọng và là một trong những tài liệu có thể được cung cấp đến đơn vị kiểm toán độc lập, cơ quan thuế, …khi có kiểm tra, thanh tra.
3. Xem xét trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng
Thời điểm cuối năm cũng là thời điểm kế toán phải xem xét đến việc trích lập, cũng như hoàn nhập các khoản dự phòng như: dự phòng nợ phải thu khó đòi, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trích lập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh,…
Cụ thể quy định pháp luật hướng dẫn:
– Trích lập dự phòng cho mục đích kế toán: tham khảo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp lớn hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
– Trích lập dự phòng cho mục đích tính thuế TNDN: thông tư số 48/2019/TT-BTC (Hướng dẫn việc trích lập và xử lý các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư, nợ phải thu khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, công trình xây dựng tại doanh nghiệp).
Kế toán lưu ý đảm bảo có đầy đủ hồ sơ trích lập dự phòng theo hướng dẫn của Thông tư số 48/2019/TT-BTC để đảm bảo các chi phí này là chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp.
4. Trích trước các khoản chi phí phải trả và các khoản lãi dự thu từ đầu tư tài chính
a. Trích trước các khoản chi phí phải trả
Với các khoản chi phí đã phát sinh trong kỳ nhưng chưa đầy đủ chứng từ, kế toán cần trích trước và ghi nhận vào chi phí tương ứng để đảm bảo việc ghi nhận chi phí là đúng kỳ và kịp thời.
Cụ thể, điều 54 (hướng dẫn tài khoản 335- chi phí phải trả) của Thông tư số 200/2014/TT-BTC đưa ra hướng dẫn sau:
– Kế toán phải phân biệt các khoản chi phí phải trả (hay còn được gọi là chi phí trích trước hoặc chi phí dồn tích) với các khoản dự phòng phải trả được phản ánh trên tài khoản 352 để ghi nhận và trình bày Báo cáo tài chính phù hợp với bản chất của từng khoản mục
– Việc trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phải được tính toán một cách chặt chẽ (lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và phải có bằng chứng hợp lý, tin cậy về các khoản chi phí phải trích trước trong kỳ, để đảm bảo số chi phí phải trả hạch toán vào tài khoản này phù hợp với số chi phí thực tế phát sinh. Nghiêm cấm việc trích trước vào chi phí những nội dung không được tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Việc hạch toán các khoản chi phí phải trả nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, trong trường hợp này là: không đánh giá thấp hơn giá trị của các khoản nợ phải trả và chi phí.
Kế toán cần rà soát lại tất cả các khoản chi phí phát sinh xung quanh thời điểm kết thúc năm tài chính, cũng như hồ sơ kèm theo để đảm bảo ghi nhận đầy đủ và chính xác chi phí theo thực tế phát sinh.
Lãi vay phải trả: Liên quan đến chi phí phải trả, doanh nghiệp cần lưu ý đến lãi vay phải trả (nếu có). Căn cứ tính toán là theo hợp đồng vay và các hồ sơ liên quan để xác định, việc trích trước chi phí lãi vay cũng nhằm đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán.
b. Hạch toán lãi dự thu nếu có khoản tiền gửi có kỳ hạn và các khoản lãi từ đầu tư khác
Với các khoản tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng hoặc các khoản lãi từ đầu tư khác, kế toán cần xem xét ước tính phần lãi từ hoạt động này nhằm đưa vào doanh thu tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán lưu ý đảm bảo nguyên tắc thận trọng khi hạch toán các khoản lãi từ tiền gửi và lãi từ các khoản đầu tư tài chính khác trên cơ sở nguyên tắc thận trọng: không đánh giá cao hơn giá trị của các tài sản và các khoản thu nhập.
Do vậy cần có bằng chứng chắc chắn về khoản lãi thu được và hạn chế việc hạch toán một khoản lãi cao hơn thực tế thu về. Bút toán hạch toán:
- Nợ TK 1388/Có TK 515
- Sang năm nhận lãi hạch toán lại: Nợ 112/Có 138
- Phần lãi thêm (nếu có) hạch toán: Nợ 112/Có 515
>>> Xem thêm:
Phần mềm kế toán hỗ trợ tự động quyết toán thuế cho doanh nghiệp thương mại
Phần mềm kế toán hỗ trợ tự động kê khai thuế cho hộ kinh doanh
5. Các công việc rà soát thuế
Thời điểm cuối năm cũng là thời điểm kế toán doanh nghiệp cần rà soát lại các công việc liên quan đến thuế trong năm để chuẩn bị tốt cho công tác lập báo cáo quyết toán theo quy định. Dưới đây là một số lưu ý mà kế toán cần chú ý thực hiện vào thời điểm cuối năm:
– Lưu ý về chính sách giảm thuế GTGT
– Rà soát đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc của nhân viên
– Rà soát lại các khoản chi phí không được trừ trong năm
…
Như vậy, ACMan vừa tổng hợp lại một số công việc kế toán cần làm vào thời điểm cuối năm. Có thể thấy cuối năm là thời điểm rất bận rộn, từ những công việc thực hiện hàng tháng cho tới những sự chuẩn bị cho việc lập báo cáo tài chính.
Hiện nay, với sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán chuyên nghiệp như phần mềm kế toán ACMan sẽ giúp rút ngắn thời gian thực hiện các thao tác thủ công, nâng cao sự chính xác và hiệu quả công việc. Các anh/ chị kế toán hãy đăng ký sử dụng phần mềm kế toán ACMan để được trải nghiệm một giải pháp kế toán tiện ích, thông minh cùng nhiều tính năng ưu việt. Mọi chi tiết về sản phẩm xin vui lòng liên hệ:
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
