Hình thức thanh toán là tiêu thức thường thấy trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử ghi sai hình thức thanh toán có bị phạt không và phải xử lý thế nào thì không phải kế toán nào cũng nắm được. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy đủ thông tin và hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử ghi sai hình thức thanh toán.
1/ Có bắt buộc ghi hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử không?
Công văn 9208/CT-TTHT ngày 22/09/2017 của cục thuế TP. Hồ Chí Minh hướng dẫn doanh nghiệp như sau: “Căn cứ quy định trên, “hình thức thanh toán” là nội dung không bắt buộc phải có trên hóa đơn. Trường hợp theo trình bày, công ty khi lập hóa đơn giao cho khách hàng tại tiêu thức này ghi: TM/CK, các nội dung bắt buộc khác lập đúng theo quy định thì hóa đơn vẫn hợp lệ để kê khai thuế”
Đối chiếu với quy định về nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC thì hình thức thanh toán (HTTT) không thuộc tiêu thức bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn.
Khi lập hóa đơn, người lập hóa đơn cần chú ý về hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử:
– Hình thức thanh toán trên hóa đơn bắt buộc là chuyển khoản (CK) đối với những hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên thì khi đó doanh nghiệp mới được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào khoản chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.
– Trong trường hợp hóa đơn có giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên, nếu các chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã được kế toán điền thông tin theo đúng quy định thì hình thức thanh toán trên hóa đơn có thể ghi là “TM/CK”, và hóa đơn này vẫn được coi là hợp lệ.
Hình thức thanh toán có thể là một tiêu thức không bắt buộc ghi trên hóa đơn nhưng nó vẫn có ý nghĩa trong công tác quản lý số liệu kế toán. Do đó mà nhiều bạn kế toán vẫn sẽ thể hiện nó trên hóa đơn.
Nhưng với bất kỳ sai sót nào, dù là tiêu thức có bắt buộc hay không, thì hóa đơn đó đều sẽ không hợp lệ.
>>> Xem thêm: Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đã bị hủy
2/ Hóa đơn điện tử ghi sai hình thức thanh toán thì xử lý thế nào?
Cách viết hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử không có gì khác biệt so với hóa đơn giấy. Có 3 cách viết ký hiệu hình thức thanh toán như sau:
– Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM
– Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK
– Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: TM/CK
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp kế toán ghi nhầm hình thức thanh toán và dẫn đến hóa đơn điện tử đó không hợp lệ. Đây là điều hoàn toàn dễ hiểu.
Để xử lý hóa đơn điện tử ghi sai hình thức thanh toán, kế toán cần xác định thời điểm phát hiện sai sót theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC:
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua, người bán nhưng 2 bên chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
– Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót và được người bán, người mua kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
Trường hợp 3: Khi cả bên mua hàng và bên bán hàng đều đã thực hiện kê khai thuế mới phát hiện ra hóa đơn có sai sót về hình thức thanh toán thì cần được xử lý như sau:
– Hai bên cùng thống nhất lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có đầy đủ chữ ký của bên mua hàng và bên bán hàng, đồng thời trong biên bản đó phải ghi rõ lý do sai sót.
– Bên bán hàng tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh theo đúng quy định và gửi cho bên mua hàng.
>>> Xem thêm:
Phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp sản xuất
Xuất hóa đơn điện tử thế nào khi phát sinh giao dịch vào cuối tuần, nghỉ Lễ, Tết?
3/ Làm thế nào để tránh ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử?
Do hình thức thanh toán không thuộc tiêu thức bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn nên ngay ở khâu thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể không đề cập đến tiêu thức này. Điều này vẫn đảm bảo mẫu hóa đơn điện tử được pháp hành là hợp lệ, hợp pháp.
Một cách khác vô cùng hiệu quả là doanh nghiệp và kế toán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice. Phần mềm đã được tự động hóa hầu hết các thao tác thủ công nhằm hạn chế tối đa sai sót có thể có. AC-Invoice cũng sẽ tự động thông báo nhắc nhở người dùng trong các trường hợp xảy ra các lỗi trong quá trình làm việc.
Hi vọng rằng những thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán xử lý tốt tình huống ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử. Cũng như có phương án sử dụng tiêu thức này một cách hiệu quả, đúng quy định pháp luật.
Để được dùng thử miễn phí giải pháp hóa đơn điện tử AC-Invoice, xin quý khách hàng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ ACMAN
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
