Mặc dù hóa đơn điện tử giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình lập và phát hành hóa đơn, tuy nhiên sai sót vẫn có thể xảy ra do những nguyên nhân chủ quan như: Sai số lượng hàng hóa, đơn giá, mức thuế xuất… dẫn đến việc kế toán buộc phải hủy các hóa đơn đó. Xuất phát từ nghiệp vụ này, rất nhiều bạn kế toán thắc mắc là các hóa điện tử đã bị hủy có phải lưu trữ không? Và cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử đã bị hủy là như thế nào?
Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn giải đáp câu hỏi trên.
1/ Các trường hợp buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Để hiểu rõ các trường hợp buộc phải hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cần hiểu rõ hủy hóa đơn điện tử là gì và phân biệt với việc tiêu hủy hóa đơn điện tử. Khi hủy hóa đơn điện tử đã phát hành kế toán buộc phải lập hóa đơn thay thế.
a/ Hủy hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ vào Khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng. Cần phân biệt hủy hóa đơn điện tử với tiêu hủy hóa đơn điện tử.
Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. Thực hiện tiêu hủy hóa đơn khi hóa đơn điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Khi tiêu hủy hóa đơn phải đảm bảo không làm không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo hệ thống thông tin vẫn hoạt động bình thường.
Tại Khoản 2, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định các trường hợp hủy hóa đơn. Do đặc điểm tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử vì vậy các trường hợp xác định hủy hóa đơn điện tử đã phát hành căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC xử lý đối với hóa đơn đã lập.
Các trường hợp hủy hóa đơn đã lập bao gồm:
b/ Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa
Trong trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế phát hiện sai sót thì căn cứ vào Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC để xử lý như sau:
– Nếu phát hiện sai sót trong trường hợp này phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai.
– Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
=> Xem thêm: Những văn bản pháp luật về hóa đơn điện tử cần lưu ý trước và sau ngày 1/11/2020
c/ Trường hợp 2: Hóa đơn đã lập và giao cho người mua và đã giao hàng hóa
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua và đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì căn cứ vào Căn cứ vào Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC để xử lý.
– Người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.
– Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
2/ Hóa đơn điện tử đã hủy có cần phải lưu trữ không?
Khoản 1 Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định về việc xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập như sau:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Như vậy trong trường hợp hóa đơn điện tử đã bị hủy thì công ty bạn phải lưu trữ lại, để phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời hạn là 10 năm tương tự như hóa đơn giấy. Thông thường, các phần mềm hóa đơn điện tử cũng sẽ tự động lưu trữ lại những hóa đơn đã hủy này.
Điều mà quý khách hàng cần lưu ý là phải sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và chuyên nghiệp để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy đến, nhất là những rủi ro liên quan đến lỗi mất hóa đơn.
Với gần 20 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán,… và đội ngũ chuyên viên tư vấn viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Các doanh nghiệp có thể yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của ACMan cho đơn vị của mình.
Để hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử, ACMan đang có rất chương trình ưu đãi đặc biệt cho từng phân khúc khách hàng khác nhau. Cũng như hỗ trợ các thủ tục thông báo phát hành với cơ quan thuế.
Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice cũng như nhận được những khuyến mãi mới nhất của chúng tôi thì hãy liên hệ trực tiếp với ACMan để được hỗ trợ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN
Hotline: 0966 04 34 34
Điện thoại: 1900 63 66 85
Email: sales@acman.vn
