Email

info@acman.vn

Hotline

0966 04 34 34

Địa chỉ

Tầng 6, Số Nhà 28, Ngõ 460 Khương Đình, Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội.

  1. Home
  2. »
  3. Tin tức
  4. »
  5. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

Mục Lục
5/5 - (1 vote) cảm ơn bạn thích bài viết

Chứng từ kế toán là một trong những tài liệu vô cùng quan trọng. Vậy Chứng từ kế toán là gì? Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán bao lâu? Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn giải đáp câu hỏi trên.

1. Chứng từ kế toán là gì?

Thời gian lưu trữ chứng từ kế toánChứng từ kế toán là giấy tờ, tài liệu ghi nhận lại các nội dung liên quan đến sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ kế toán đã được hạch toán và thể hiện ở trong sổ kế toán của doanh nghiệp. Các thông tin trong chứng từ kế toán có thể bao gồm các khoản khấu trừ thuế, biên lai thuế, phí, lệ phí,…

Theo luật Kế toán năm 2015, chứng từ kế toán những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Như vậy có thể hiểu đơn giản, chứng từ kế toán là một loại tài liệu kế toán.

Có nhiều loại chứng từ kế toán, trong đó ta có thể phân loại chứng từ kế toán thành các nhóm sau:

– Thứ nhất: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền mặt, bao gồm: Phiếu thu (mẫu 01-TT); Phiếu chi (mẫu 02-TT); Giấy đề nghị tạm ứng (mẫu 03-TT); Giấy đề nghị thanh toán tiền mặt tạm ứng (04-TT); Giấy đề nghị thanh toán (05-TT); Biên lai thu tiền (mẫu 06-TT); Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (mẫu 07-TT); Bảng kê quỹ tiền VNĐ (mẫu 08a-TT); Bảng kê quỹ ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý (mẫu 08b-TT); Bảng kê chi tiền (09-TT).

– Thứ hai: Chứng từ kế toán liên quan đến ngân hàng: Giấy báo nợ, giấy báo có, Séc rút tiền mặt, giấy ủy nhiệm chi,…

– Thứ ba: Chứng từ kế toán liên quan đến tiền lương: Bảng chấm công; Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội; Bảng thanh toán tiền lương, thường,…

– Thứ tư: Chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa: Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT); Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT), Hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào, đầu ra; Biên bản bàn giao hàng hóa; Biên bản kiểm kê hàng hóa,…

– Thứ năm: Chứng từ liên quan đến doanh thu và chi phí cho hoạt động kinh doanh: Phiếu thu, phiếu chi; Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng thông thường,…

2. Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

a. Các tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm

Theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP, tại Điều 12 của hướng dẫn Luật kế toán quy định các loại tài liệu phải lưu trữ tối thiểu 5 năm gồm:

– Những tài liệu kế toán dùng cho điều hành, quản lý của đơn vị kế toán không trực tiếp lập báo cáo tài chính và  ghi sổ kế toán.

– Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán như: Phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu xuất kho, phiếu chi không lưu trong tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

b. Các tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm

Sau đây là những tài liệu có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm:

– Tài liệu kế toán liên quan đến nhượng bán, thanh lý tài sản cố định, đánh giá tài sản và báo cáo kết quả kiểm kê.

– Các tài liệu kế toán liên quan đến chia, tách, thành lập, sáp nhập, hợp nhất,  chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, phá sản, giải thể, kết thúc dự án, chấm dứt hoạt động.

– Những tài liệu kế toán của đơn vị chủ đầu tư gồm tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán và tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm.

– Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán; các sổ kế toán chi tiết; các bảng kê, báo cáo tự kiểm tra kế toán; các sổ kế toán tổng hợp; bảng tổng hợp chi tiết; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ cùng tài liệu khác sử dụng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán.

– Tài liệu liên quan tại đơn vị như hồ sơ thanh tra, hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán nhà nước, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập.

– Các tài liệu khác không được quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tại Điều 12 và Điều 14.

>>> Xem thêm:

Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn đầu vào đúng quy định?

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đã bị hủy

c. Các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn

Các tài liệu có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán có thời hạn vĩnh viễn sẽ tùy thuộc vào mỗi lĩnh vực khác nhau.

Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, các tài liệu phải lưu trữ vĩnh viễn gồm:

– Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã nhận được phê chuẩn của Hội đồng nhân dân các cấp.

– Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được phê chuẩn bởi Quốc hội.

– Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A và dự án quan trọng quốc gia.

– Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về an ninh, kinh tế và quốc phòng.

Các tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn sẽ do người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu của đơn vị kế toán quyết định. Họ sẽ căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cụ thể cho từng trường hợp và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.

Đối với trường hợp có thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn, bạn sẽ phải lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

Hiện nay, việc lưu trữ đã có sự thay đổi từ lưu trữ chứng từ giấy sang các hình thức lưu trữ bằng điện tử qua các thiết bị phần cứng hay lưu trữ trực tuyến trên các nền tảng điện toán đám mây.

Hướng tới quy trình bảo mật, chuyên nghiệp và an toàn nhất cho mọi khách hàng, ACMan hiện đã cung cấp phần mềm kế toán ACMan đáp ứng cả hai phương thức lưu trữ ngoại tuyến (Offline) và trực tuyến (Online).

Với giải pháp lưu trữ chứng từ kế toán của ACMan, quý khách hàng có thể tránh được tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn. Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm kế toán ACMan, xin quý khách vui lòng liên hệ:

Phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần ACMan

Website: acman.vn

Điện thoại: 1900 63 66 85

Hotline: 0966 04 34 34

Email: sales@acman.vn

Đăng ký dùng thử miễn phí và nhận tư vấn về phần mềm ACMan

Tác giả

Thực Hiện Bởi : acman.vn

Bình luận

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tìm kiếm

Liên hệ tư vấn

Đăng ký ngay, không bỏ lỡ

Thông tin hữu ích mới nhất mỗi tuần: Bài viết chuyên gia, Thư mời hội thảo, Báo cáo chuyên ngành, eBook…
Công ty ACMANTư vấn
Scroll to Top
Nghỉ lễ 10-3

Đăng ký tư vấn

Vui lòng điền thông tin sau. ACMan sẽ liên hệ với bạn trong 24h làm việc