Hóa đơn nói chung và hóa đơn đầu vào nói riêng là một trong những chứng từ quan trọng nhất của doanh nghiệp. Do đó mà Bộ tài chính đã có quy định riêng về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đối với cả bên mua và bên bán. Vậy quy định đó như thế nào? Làm thế nào để lưu trữ hóa đơn đầu vào đúng quy định? Hãy cùng ACMan trả lời câu hỏi này trong bài viết dưới đây
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Các loại hóa đơn có thể bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn bán hàng, giấy ghi nợ, hóa đơn bán hàng hoặc hồ sơ điện tử trực tuyến.
Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào về bản chất là vẫn là các loại hóa đơn thông thường, nhưng tên gọi “hóa đơn đầu vào” được sử dụng trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, thể hiện cho các khoản chi của doanh nghiệp.
Hóa đơn phải ghi rõ đây là hóa đơn trên mặt của hóa đơn. Nó thường có một số nhận dạng duy nhất được gọi là số hóa đơn hữu ích cho việc tham khảo nội bộ và bên ngoài. Hóa đơn thường chứa thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong trường hợp có lỗi liên quan đến việc lập hóa đơn.
Theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC nội dung của hóa đơn điện tử gồm:
– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng;
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua;
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
– Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có.
Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ được quy định như sau:
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
– Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
>>> Xem thêm:
Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp lý và hợp pháp?
Cách xử lý khi mất hóa đơn đầu vào theo quy định pháp luật
2. Quy định về lưu trữ hóa đơn với bên mua và bên bán
Để có được cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn, hợp pháp, trước tiên bạn cần nắm được các văn bản pháp luật hiện hành có quy định quy định về hóa đơn điện tử nói chung và lưu trữ hóa đơn điện tử nói riêng.
Theo đó, căn cứ vào Khoản 1, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử hợp pháp như sau:
– Bên bán và mua hàng, có sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính thì cần phải tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán. Với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì các tổ chức trung gian phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật kế toán.
– Với trường hợp bên bán hay bên mua là đơn vị kế toán thì tổ chức trung gian cần cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong,… hoặc tiến hành sao lưu trực tuyến để có thể bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Tại Khoản 2, Điều 1 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, Bộ Tài chính cũng quy định thêm về việc lưu trữ hóa đơn điện tử đã lập dưới dạng thông điệp dữ liệu thì cần phải thoả mãn các điều kiện sau:
– Người dùng phải truy cập và xem được nội dung của hóa đơn điện tử nhằm tham chiếu những khi cần thiết.
– Nội dung của hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi đi hay nhận về, hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện nội dung hóa đơn điện tử đó một cách chính xác nhất.
– Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định, cho phép người dùng xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến và ngày giờ gửi/nhận hóa đơn điện tử.
Như vậy, với các quy định nêu trên của Bộ Tài chính về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử thì các hóa đơn điện tử sau khi được xuất phải được lưu trữ thông thường khoảng 10 năm để đảm bảo tính hợp pháp theo quy định của Luật Kế toán.
Trên đây là một vài chia sẻ của ACMan về các quy định liên quan đến việc lưu trữ hóa đơn đầu vào.
Bên cạnh đó, để đảm bảo công tác quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào hiệu quả, các bạn kế toán nên tìm cho mình một phần mềm hóa đơn điện tử chuyên nghiệp. Và nếu các bạn vẫn đang phân vân chưa biết phải lựa chọn như thế nào thì phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice có thể là câu trả lời phù hợp. Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm, xin quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
