Hóa đơn đầu vào hợp lệ, hợp lý và hợp pháp là như thế nào? Trong quá trình sử dụng hóa đơn, nhận biết và phân biệt hóa đơn đầu vào hợp lệ – hợp lý và hợp pháp là một trong những kiến thức căn bản mà kế toán cần nắm vững.
Hiểu được bản chất và quy định của các loại hóa đơn sẽ tạo nền tảng vững chắc để kế toán vận dụng chính xác, tránh nguy doanh nghiệp gặp các rắc rối về mặt pháp lý. Trong bài viết dưới đây, ACMan sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
1. Thế nào là hóa đơn đầu vào hợp pháp?
Để hiểu về khái niệm hóa đơn đầu vào hợp pháp, kế toán cần nắm được các trường hợp hóa đơn thuộc danh mục hóa đơn đầu vào bất hợp pháp. Cụ thể, tại Điều 22, Thông tư 39/2014/TT-BTC, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gồm các trường hợp:
“Sử dụng hóa đơn bất hợp pháp là việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.
– Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn.
– Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
– Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn gọi là đóng mã số thuế).”
Qua đây, hóa đơn đầu vào hợp pháp được hiểu là:
– Hóa đơn không thuộc các trường hợp bất hợp pháp nêu trên
– Hóa đơn đã được doanh nghiệp làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn và còn giá trị sử dụng (Nếu là hóa đơn GTGT đặt in)
– Hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành và được cơ quan thuế cung cấp cho các doanh nghiệp (Nếu là hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng phải đi mua của cơ quan thuế)
– Hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo mẫu quy định và đã được cơ quan thuế chấp nhận cho sử dụng. (Nếu hóa đơn tự in)
– Hay các loại hóa đơn, chứng từ đặc thù khác được phép sử dụng.
2. Hóa đơn đầu vào hợp lệ
Hóa đơn đầu vào hợp lệ là hóa đơn đảm bảo theo các nguyên tắc được quy định tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC.
a. Nguyên tắc 1: Nội dung trên hóa đơn tuân theo quy định:
– Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh.
– Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa.
– Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để phục vụ việc lưu trữ chứng từ.
– Nội dung thể hiện trên các liên hóa đơn phải thống nhất.
b. Nguyên tắc 2: Đầy đủ các tiêu thức bắt buộc
– Ngày/tháng/năm phát hành, họ tên, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có) của người bán và người mua.
– Hình thức thanh toán: Tiền mặt hay chuyển khoản?
– Thông tin hàng hóa – dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán.
– Chữ ký của người mua, người bán.
– Dấu của công ty bên bán.
– Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái hóa đơn kèm chữ ký người ủy quyền.
3. Hóa đơn đầu vào hợp lý
Hóa đơn đầu vào hợp lý gắn liền với khái niệm chi phí hợp lý. Nghĩa là chi phí chỉ hợp pháp, hợp lệ là chưa đủ, mà còn cần phải hợp lý. Nội dung trên hóa đơn đầu vào cần phải đúng, phù hợp với nội dung doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của bên bán.
>>> Xem thêm:
Hóa đơn đầu vào là gì? Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào mà kế toán cần biết
Hướng dẫn xử lý sai sót với hóa đơn đầu vào đã kê khai thuế
4. Đảm bảo hóa đơn hợp pháp, hợp lệ với phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice là một trong những phần mềm hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Sở hữu nhiều tính năng ưu viết, hóa đơn điện tử ACMan giúp quý doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, pháp hành và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, an toàn, thuận tiện và bảo mật.
AC-Invoice mang đến cho quý khách hàng những mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp, mẫu hóa đơn đẹp, được thiết kế tinh tế, sắc nét, đảm bảo tính an toàn, minh bạch và tin cậy của hóa đơn điện tử.
Để được tư vấn, giải đáp các thắc mắc và giúp các bạn lựa chọn gói phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất, phù hợp với doanh nghiệp của mình các bạn có thể liên hệ theo thông tin dưới đây:
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
