Hóa đơn đầu vào là một trong những chứng từ kế toán quan trọng nhất của mọi đơn vị kinh doanh hàng hóa, dịch vụ. Trong quá trình làm việc với các loại hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn đầu vào. Vậy hóa đơn đầu vào là gì? Kế toán cần lưu ý những vấn đề nào? Trong bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn giải đáp câu hỏi trên.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào được hiểu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,… phục vụ cho doanh nghiệp.
Những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào:
– Hợp đồng mua, bán hàng hóa: Nếu hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
– Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
– Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
– Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
2. Những lưu ý quan trọng về hóa đơn đầu vào
Những lưu ý kế toán cần nắm được đối với hóa đơn đầu vào là gì? Đó chính là tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Để hóa đơn đầu vào được chấp nhận và tính vào chi phí, được khấu trừ thuế, khi nhận hóa đơn đầu vào, kế toán cần lưu ý một số vấn đề sau:
a. Hóa đơn đầu vào có giá trị 20 triệu trở lên
Đối với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu trở lên, điều kiện bắt buộc là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, cụ thể như sau:
Hóa đơn thanh toán nhiều lần:
– Tất cả các lần thanh toán đều phải thực hiện qua chuyển khoản ngân hàng, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho giao dịch mua bán.
– Nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng thì cần yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc, chuyển tiền cọc qua ngân hàng. Nếu không thì khoản tiền cọc đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Hóa đơn mua cùng một ngày:
– Nếu mua hàng trong cùng một ngày của cùng một đơn vị với tổng tiền mua là từ 20 triệu trở lên nhưng chia nhỏ thành nhiều hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng.
– Vì vậy, khi thanh toán bằng tiền mặt, kế toán cần rà soát các hóa đơn cùng một ngày của đơn vị để tránh trường hợp tổng số tiền mua hàng từ 20 triệu trở lên.
Chuyển tiền qua ngân hàng: Khi chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán cho các hóa đơn từ 20 triệu trở lên phải sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên công ty để chuyển sang tài khoản ngân hàng mang tên của nhà cung cấp. Nếu kế toán sử dụng tài khoản không phải mang tên công ty người bán hoặc người mua trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
b. Thời điểm thanh toán hóa đơn
Tại thời điểm kê khai, nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng, người mua chưa trả tiền thì vẫn thực hiện kê khai thuế như bình thường. Tuy nhiên, nếu tính đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thực hiện thanh toán thì khoản này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
>>> Xem thêm:
Hóa đơn điện tử cho đơn vị kinh doanh khách sạn, khu nghỉ dưỡng
Hóa đơn điện tử cho đại lý bán xăng dầu
c. Với các hóa đơn mua vào tài sản cố định
Riêng với các hóa đơn đầu vào thực hiện mua bán tài sản cố định, nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản là ô tô chở người 9 chỗ trở xuống mà có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên sẽ không được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định đó để phục vụ cho các mục đích vận tải thì được khấu trừ.
d. Với hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước, hạch toán sang năm kế tiếp
Với các hóa đơn đầu vào đã kê khai nhưng chưa đưa vào hạch toán của năm mà chuyển sang kỳ kế toán của năm kế tiếp thì không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn năm đó.
e. Hóa đơn đầu vào của dự án
Nếu thuế GTGT của một số dự án đơn vị đang triển khai, nếu đã đến thời điểm quyết toán mà bị hủy bỏ thì đơn vị không được khấu trừ thuế GTGT trên mỗi hóa đơn. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí của những dự án đang tạm dừng sang những dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để được hưởng khấu trừ thuế và tránh bị truy thu khoản thuế này.
Trên đây là một số thông tin giải đáp hóa đơn đầu vào là gì và một số lưu ý quan trọng. Kế toán cần nắm vững các quy định này để áp dụng trong công việc. Doanh nghiệp cần tư vấn thêm hoặc muốn tìm hiểu về phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice, vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
