Địa chỉ trên hóa đơn có thể viết tắt không? Trong quá trình lập hóa đơn, nhiều trường hợp khách hàng có tên, địa chỉ dài, không thể ghi hết trên một dòng. Các trường hợp này kế toán có được viết tắt không?
Kế toán có thể căn cứ theo quy định tại Luật Kế toán năm 2015, Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC để nắm được phương thức trình bày với các tiêu thức có nội dung dài trên hóa đơn.
1. Địa chỉ trên hóa đơn có được viết tắt không?
Căn cứ theo Điểm b, Khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi Điểm b, Khoản 2, Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong quá trình lập hóa đơn, tiêu thức “tên, địa chỉ” của người mua, người bán phải được viết đầy đủ, trường hợp viết tắt phải đảm bảo xác định chính xác danh tính của người mua, người bán.
Nếu tên, địa chỉ của người mua quá dài, kế toán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng nhưng phải đảm bảo xác định đầy đủ và chính xác số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định chính xác tên và địa chỉ doanh nghiệp trùng khớp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
| STT | Từ được phép viết tắt | Cách viết tắt theo Thông tư 26/2015/TT-BTC |
| 1 | Xã | X |
| 2 | Phường | P |
| 3 | Thị trấn | TT |
| 4 | Thị xã | TX |
| 5 | Quận | Q |
| 6 | Huyện | H |
| 7 | Thành phố | TP |
| 8 | Việt Nam | VN |
| 9 | Cổ phần | CP |
| 10 | Trách nhiệm hữu hạn | TNHH |
| 11 | Khu công nghiệp | KCN |
| 12 | Sản xuất | SX |
| 13 | Chi nhánh | CN |
Như vậy, theo quy định đã nêu ở trên nếu địa chỉ trên hóa đơn quá dài, kế toán được phép viết ngắn gọn, viết tắt một số danh từ thông dụng theo bảng trên. Việc viết tắt phải đảm bảo đúng quy định, nhằm xác định chính xác và phù hợp địa chỉ so với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
2. Các tiêu thức không được viết tắt trên hóa đơn
Theo Khoản 3, Điều 18, Luật Kế toán, khi viết các tiêu thức trên hóa đơn, kế toán cần lưu ý:
– Nội dung kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán là tiêu thức không được viết tắt, không tẩy xóa và sửa chữa.
– Chứng từ đã tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
– Trường hợp viết sai chứng từ kế toán thì xử lý bằng cách gạch chéo chứng từ viết sai.
Ngoài ra, một số nội dung khác cần lưu ý khi lập chứng từ kế toán gồm:
– Chứng từ kế toán cần được lập rõ ràng, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
– Nếu chưa có mẫu chứng từ kế toán, đơn vị được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của pháp luật.
– Nội dung hóa đơn phải được viết bằng bút mực không bay màu, không dùng bút đỏ, chữ và số phải liên tục không ngắt quãng.
– Phần hóa đơn để trống phải gạch chéo.
>>> Xem thêm:
Phần mềm hóa đơn điện tử cho trường học, cơ sở giáo dục – đào tạo
Hóa đơn điện tử cho nhà hàng, quán ăn
3. Hóa đơn ghi thiếu địa chỉ có được chấp nhận hay không?
Trường hợp thông tin của người mua, người bán quá dài, kế toán có được phép không ghi đầy đủ địa chỉ hay không?
a. Hóa đơn ghi thiếu thông tin về Phường, Tỉnh, Thành Phố
Căn cứ theo Công văn 2186 của Tổng cục Thuế trả lời thắc mắc của Công ty cổ phần xây lắp Cao Bằng:
“Trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng mã số thuế người mua và mã số thuế của người bán nhưng tại mục địa chỉ trên hóa đơn chỉ ghi “V139, phố Vườn Cam, phường Hợp Giang, thành phố Cao Bằng” không ghi địa chỉ “tỉnh Cao Bằng” nhưng vẫn xác định được đúng địa chỉ của người mua và địa chỉ của người bán và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế.
Tổng cục Thuế trả lời Công ty được biết./.”
Mặt khác, theo Công văn số 2759/TCT-CS của Tổng cục Thuế trả lời Công ty TNHH Change Interaction:
“Trường hợp người bán lập hóa đơn ghi đúng mã số thuế Công ty và mã số thuế của người bán nhưng tại mục địa chỉ Công ty trên hóa đơn ghi thiếu thông tin “Phường Bến Thành” hoặc ghi thiếu thông tin “thành phố Hồ Chí Minh” nhưng vẫn xác định được đúng địa chỉ của Công ty và các nội dung khác trên hóa đơn đều đúng thì các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế. Công ty và bên bán phải lập biên bản điều chỉnh về sai sót về địa chỉ người mua và không lập hóa đơn điều chỉnh.”
Như vậy, theo hai Công văn nêu trên, trường hợp doanh nghiệp ghi thiếu các tiêu thức về địa chỉ như “Tỉnh, Thành phố, Phường” nhưng vẫn đúng mã số thuế, đảm bảo xác định đúng địa chỉ của người mua, người bán và các nội dung khác trên hóa đơn thì hóa đơn này vẫn được chấp nhận để kê khai thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lập “biên bản” điều chỉnh địa chỉ, không lập hóa đơn điều chỉnh.
b. Hóa đơn ghi thiếu chữ “Việt Nam”
Tương tự như các trường hợp hóa đơn thiếu thông tin địa chỉ phường, tỉnh, thành phố, nếu hóa đơn thiếu chữ “Việt Nam” mà vẫn đảm bảo xác định đúng người mua, người bán thì vẫn được chấp nhận.
Trên đây là một số thông tin, quy định quan trọng giải đáp vấn đề: Địa chỉ trên hóa đơn có thể viết tắt không? Kế toán được phép viết tắt một số danh từ khi ghi tiêu thức địa chỉ nhưng cần đảm bảo xác định địa chỉ của người mua, người bán chính xác theo đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Ngoài ra, để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử và đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
