Ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng vào quản lý, vận hành văn phòng đang dẫn trở nên quen thuộc với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bất động sản. Trong số các phần mềm này, ACMan Building là giải pháp được đánh giá là phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng tốt nhất, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tòa nhà một cách toàn diện, tiết kiệm chi phí vận hành cũng như đáp ứng được mọi nhu cầu của khách hàng.
1/ Sự cần thiết của phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng
Vấn đề quản lý tòa nhà không chỉ đơn giản là để vận hành một tòa nhà hoạt động trơn tru. Sự phức tạp của nó liên quan đến rất nhiều lĩnh vực quan trọng: chăm sóc khách hàng, vận hành và bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật, dịch vụ công cộng… Chất lượng của việc quản lý tòa nhà ảnh hưởng rất lớn đến giá trị cho thuê văn phòng và mật độ khách hàng.
Có rất nhiều tiêu chuẩn để đánh giá xếp hạng văn phòng hạng A,B,C và chủ yếu là các tiêu chuẩn về vị trí địa điểm, chất lượng xây dựng và hệ thống kỹ thuật. Tuy nhiên khi khách hàng sử dụng dịch vụ văn phòng cho thuê thì yếu tố đánh giá quan trọng là chất lượng của dịch vụ quản lý tòa nhà.
Mỗi công việc đều nảy sinh rất nhiều vấn đề cần giải quyết gần như 24/24h. Các nghiệp vụ cơ bản khi quản lý một văn phòng cho thuê có thể kể đến như: Quản lý khách hàng, quản lý lịch làm việc, nhắc việc bảo trì, sửa chữa, vệ sinh, quản lý vận hành thang máy, bãi giữ xe, các hợp đồng dịch vụ,… Để thực hiện công việc này bằng phương pháp thủ công bình thường sẽ rất tốn thời gian mà hiệu quả lại không cao.
Từ những lý do này, các phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê chuyên nghiệp đã ra đời nhằm giúp các nhà quản lý tiết kiệm được tối đa thời gian và tối ưu hiệu quả công việc.
2/ ACMan Building – Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê tốt nhất
Phần mềm quản lý tòa nhà ACMan Building được xây dựng và thiết kế cho nhiều loại hình cao ốc văn phòng tại các thành phố như tòa nhà văn phòng cho thuê, tòa nhà trụ sở, chi nhánh; co-working; khu phức hợp; chuỗi tòa nhà của các tập đoàn,…
ACMan Building sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán quản lý doanh thu, chi phí, tiện ích phục vụ khách hàng, đảm bảo chất lượng, minh bạch trong công tác quản lý, làm hài lòng chủ đầu tư, nhà quản lý, khách thuê và đối tác,… nhờ vào các tính năng vượt trội như sau:
a/ Quản lý Tòa Nhà
– Quản lý danh mục khối nhà, tầng (mặt bằng, diện tích xây dựng, hành lanh chung, diện tích hữu dụng,…), phân loại mặt bằng (tên, mã phân loại,..), trạng thái mặt bằng, phân loại danh mục giá thuê (loại mặt bằng, giá thuê, đơn giá,…).
– Cập nhật thông tin tòa nhà bao gồm thông tin chung, giá trị, số tòa nhà, nhà quản lý trực tiếp
– Lưu trữ và quản lý tài liệu, hình ảnh liên quan đến tòa nhà
– Quản lý, cập nhật danh mục các khối thuộc tòa nhà, tầng lầu, diện tích mặt bằng cho thuê (danh sách các tầng trong tòa nhà, diện tích hữu dụng,…)
– Thống kê báo cáo tổng hợp diện tích, thông tin tòa nhà, diện tích sàn cho thuê, diện tích theo tầng, tình hình sử dụng mặt bằng, tiến độ thuê lắp đầy,…
b/ Quản lý Kinh Doanh Tòa Nhà
– Theo dõi và quản lý các danh mục dịch vụ cung cấp (tên loại dịch vụ, số thứ tự, tên hiển thị, mã,…) của tòa nhà. Với các cơ sở kinh doanh cần phần mềm quản lý chuyên biệt, quý khách hàng có thể tham khảo thêm phần mềm quản lý nhà hàng và phần mềm quản lý bán hàng của chúng tôi
– Theo dõi và quản lý thông tin đối tác cung ứng dịch vụ, khách hàng thuê, cung ứng hàng hóa, thiết bị,…
– Theo dõi và quản lý phí/ giá thuê văn phòng, mặt bằng, tòa nhà; thông tin hợp đồng thuê; chi tiết hợp đồng thuê (vị trí thuê, diện tích, đơn giá, tiền thuê/ tháng,…). Có hỗ trợ lưu trữ các tài liệu đính kèm liên quan đến hợp đồng.
– Thống kê báo cáo tổng hợp tiền thuê văn phòng, phí điện khách hàng; in biên bản xác nhận tiền điện; tổng hợp các khoản phải thu; bảng phân bổ tiền điện tòa nhà
– Theo dõi công tác thanh lý/ thanh toán hợp đồng sửa chữa: Quản lý thông tin hóa đơn nhận từ đối tác, thiết lập các nội dung chi theo danh mục chi phí, xuất báo cáo theo mẫu ban tài chính. Cập nhật thông tin nghiệm thu hợp đồng và tài liệu đính kèm
– Theo dõi và quản lý danh mục khoản mục chi phí, Quản lý danh mục phân loại yêu câu sửa chữa theo khoản mục chi
– Cập nhật và lên kế hoạch theo năm, theo quý và theo tháng,… của tòa nhà.
c/ Quản lý Tài Sản Trong Tòa Nhà
– Cập nhật và Quản lý các danh mục loại tài sản, hãng sản xuất, xuất sứ, trạng thái tài sản, kho hàng, đơn vị tính, hệ thống kỹ thuật, đơn vị sử dụng, chất lượng, nguồn gốc hình thành,…
– Cập nhật và quản lý cập nhật tài sản: Tên Tài sản, Giá tài sản, Ngày ghi tăng, Tòa nhà sử dụng, Đơn vị sử dụng, Thông tin bảo hành, Các thông tin chung của Tài sản
– Theo dõi và gán tài sản vào vị trí mặt bằng của tòa nhà: thông tin phiếu gắn, vị trí gắn tài sản, tài sản gắn và các chứng từ liên quan,…
– Theo dõi công tác kiểm kê, thanh lý tài sản: số kiểm kê, ngày kiểm kê, chi tiết tài sản kiểm kê, số lượng tài sản sau khi kiểm kê, chất lượng tài sản sau khi kiểm kê.
– Quản lý khấu hao tài sản: Thông tin khấu hao Tài sản, ngày khấu hao, chi tiết tài sản khấu hao, giá trị khấu hao, Khấu hao định khoản
– Thống kê báo cáo tài sản theo tòa nhà và theo hệ thống
d/ Quản lý Kho Hàng Chặt Chẽ
– Theo dõi và quản lý kho hàng: Quản lý thông tin tài sản như tên tài sản, số lượng, đơn giá…; quản lý thời gian bảo hành, nhà cung cấp, vị trí sử dụng tài sản, biết được lịch sử kiểm kê của tài sản; phân loại tài sản cho trang thiết bị, dụng cụ
– Ghi nhận và theo dõi tài sản nhập kho, xuất kho (Tài sản xuất nhập, vị trí nhận tài sản, căn cứ xuất nhập kho, số lượng tài sản xuất nhập,… ). Quản lý tình trạng tăng giảm số lượng của tài sản trong kho (thông tin tài sản tăng giảm, lý do tăng giảm,…)
– In và quản lý các chứng từ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kiểm kê, phiếu ghi tăng, phiếu ghi
e/ Quản Lý Hệ Thống Người Dùng và bảo mật
– Quản lý danh mục liên quan đến hệ thống như: loại tiền, khu vực, đơn vị tính, phòng ban, chức vụ,…
– Quản lý thông tin tài khoản người dùng khi sử dụng hệ thống, các chức năng phân quyền khi truy cập, phân quyền dữ liệu.
f/ Dễ dàng sử dụng cùng khả năng tích hợp với hệ sinh thái quản trị ACMan
– Phần mềm được thiết kế trực quan, giúp người dùng dễ dàng thao tác và làm chủ phần mềm.
– Cho phép tìm kiếm thông tin với nhiều tiêu chí với độ chính xác cao, kiểm định được chất lượng tìm kiếm.
– Trong trường hợp quý khách hàng yêu cầu nghiệp vụ quản lý chuyên sâu thì phần mềm ACMan Building cũng đã được tích hợp và đấu nối sẵn với các giải pháp khác trong hệ sinh thái quản trị của ACMan như: phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý điện, nước,… giúp quý khách hàng có một giải pháp chuyên nghiệp và khép kín.
Mọi chi tiết về phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng ACMan Building cũng như các khuyến mãi mới nhất về sản phẩm, quý khách vui lòng liên hệ theo Hotline của chúng tôi hoặc gửi Email để nhận được phản hồi chính xác và nhanh chóng nhất:
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
