Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng ACMan Building

Ngày nay, mô hình tòa nhà văn phòng đang ngày càng bùng nổ ở Việt Nam. Khi quỹ đất ngày một thu hẹp, tỉ suất ngành dịch vụ đang tăng thì thuê văn phòng là một giải pháp bất động sản vừa tiện lợi, tính an toan cao, số tiền bỏ ra lại khá phải chăng và đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng. Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng được xem là giải pháp toàn diện cho hoạt động quản trị, vận hành cho các tòa nhà, khối cao ốc văn phòng,… Đồng thời, nâng cao chất lượng phục vụ, bắt kịp thời đại công nghệ số 4.0.

1/ Những loại chi phí cần quản trị trong hệ thống tòa nhà văn phòng

Khác với cho thuê phòng trọ hay căn hộ, người cho thuê chỉ thu tiền phòng, nghiệp vụ quản lý khối cao ốc văn phòng phức tạp hơn hẳn. Có rất nhiều các loại chi phí và mỗi loại chi phí này đều có cách tính toán và xử lý khác nhau, có thể kể đến như:

a/ Nhóm 1 – Chi phí cố định

phan-mem-quan-ly-toa-nha-van-phong– Tiền thuê văn phòng: tiền thuê văn phòng hay còn gọi là giá thuê văn phòng được tính theo m2, thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào thương lượng hợp đồng của 2 bên.

– Phí dịch vụ: Là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh,…

Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy.

– Thuế VAT

b/ Nhóm 2 – Chi phí biến đổi, theo thực tế sử dụng

– Tiền điện, tiền nước tiêu thụ trong văn phòng: tất nhiên, doanh nghiệp phải trả tiền cho lượng điện năng đã tiêu thụ và sử dụng trong tháng

– Phí đỗ ô tô xe máy: Một số tòa nhà có chính sách miễn phí chỗ đỗ tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Một số tòa nhà cũng cho một bên thứ ba khác quản lý dịch vụ này, họ chỉ thu một khoản phí cố định theo hợp đồng.

c/ Nhóm 3 – Chi phí bất thường

– Phí làm ngoài giờ: đây là khoản chi phí mà khách thuê trả cho những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà như: tiền lương ngoài giờ của nhân viên vận hành, tiền sửa chữa hỏng hóc bất ngờ,…

d/ Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê

– Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất: trong thời gian thi công nội thất văn phòng, các chủ tòa nhà thường sẽ miên phí tiền thuê, nhưng vẫn thu phí dịch vụ.

– Chi phí hoàn trả mặt bằng: Các hợp đồng thuê văn phòng đều có quy định khi chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng, người thuê chịu chi phí hoàn trả mặt bằng như đã nhận từ chủ tòa nhà trừ các hao mòn hợp lý. Bao gồm các chi phí phá dỡ, dọn dẹp tất cả các vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất đã xây dựng và lắp đặt.

Trong quản lý khối cao ốc văn phòng, việc minh bạch trong chi phí là điều cực kỳ quan trọng với cả hai bên: người thuê và người cho thuê. Việc chủ tòa nhà làm tốt công tác quản trị chi phí sẽ giúp chứng tỏ sự minh bạch, chuyên nghiệp trong công tác quản lý. Qua đó nâng cao uy tín cho dịch vụ quản lý tòa nhà.

Với một khối lượng công việc đồ sộ và phức tạp như vậy, việc quản lý thủ công hay sử dụng những phần mềm đơn giản như Excel sẽ bộc lộ nhiều hạn chế. Với phần mềm quản lý văn phòng ACMan Building, tất cả những khó khăn trên sẽ được giải quyết

2/ Những lợi ích vượt trội của phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng ACMan Building

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý mô hình tòa nhà, chung cư dưới nhiều dạng khác nhau. Tuy nhiên, ACMan Building vẫn được đánh giá cao hơn cả nhờ vào những tiện ích vượt trội mà phần mềm này có thể đem lại. Cụ thể:

a/ Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý tòa nhà văn phòng

Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng ACMan BuildingACMan Building là giải phép quản lý vận hành thông minh, khép kín được phát triển dựa vào đặc thù của các tòa nhà văn phòng, chung cư hiện nay. Giải pháp mang đến giá trị cốt lõi giúp hệ thống hóa và chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý văn phòng đòi hỏi tính bao quát và tỉ mỉ cao.

Các tính năng quản lý bao gồm:

– Quản lý hợp đồng mua bán – cho thuê

– Quản lý vận hành tòa nhà

– Quản lý thông tin khách hàng

– Quản lý nhân viên

– Quản lý tài chính

b/ Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hiệu quả hơn

Phần mềm sẽ quản lý các hạng mục công việc theo lập trình tự động. Nhờ vậy, mọi việc đều được xử lý nhanh chóng. Ban quản lý tòa nhà văn phòng không cần trực tiếp xử lý từng công việc một. Từ đó, giúp ban quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức và tài chính.

Tất cả các công việc được xử lý trên cùng một hệ thống. Tạo ra sự thống nhất, đồng bộ trong quản lý. Tránh tình trạng các phòng ban hoạt động rời rạc, không có sự liên kết.

Phần mềm còn lưu trữ toàn bộ số liệu, tài liệu, báo cáo,… Vì vậy, ban quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Phần mềm quản lý các dữ liệu khoa học giúp nâng cao hiệu quả quản lý tòa nhà văn phòng.

=> Xem thêm: Phần mềm quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp tích hợp phần mềm kế toán

c/ Giảm thiểu chi phí thuê nhân viên khi sử dụng phần mềm

Công việc quản lý tòa nhà văn phòng tương đối nhiều và phức tạp. Vì vậy, mỗi tòa nhà phải thuê lượng nhân sự lớn. Mỗi bộ phận sẽ phải có số lượng nhân sự đủ để điều hành hoạt động. Vậy nên bộ máy quản lý sẽ rất cồng kềnh. Hàng tháng, ban quản lý phải bỏ ra một khoản tiền lớn để trả lương cho lượng nhân sự này.

Vì vậy, sử dụng phần mềm quản lý là một sự lựa chọn tối ưu. Phần mềm sẽ thay thế con người xử lý công việc. Lượng nhân viên sẽ được giảm bớt. Chi phí trả lương cho nhân viên cũng sẽ giảm đi.

d/ Tránh những vấn đề không đáng có

Phần mềm sẽ giúp công việc quản lý tránh được những rủi ro không mong muốn. Cụ thể, phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng ACMan Building sẽ giúp tránh được những vấn đề sau:

– Sai sót trong xử lý số liệu tài chính, chỉ số điện nước.

– Tranh chấp do mất hợp đồng.

– Quên hạn bảo dưỡng các thiết bị trong tòa nhà.

– Không kiểm soát được tình trạng mặt bằng.

– Không quản lý được thông tin khách hàng.

– Không quản lý được hết nhân viên.

Với những ưu điểm này, việc ứng dụng phần mềm ACMan Building là thực sự là một lựa chọn tối ưu. Để được tư vấn và dùng thử miễn phí sản phẩm, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi để được giải đáp:

Phòng kinh doanh công ty ACMan

Điện thoại: 190063 66 85

Hotline/Zalo: 0966 04 34 34

Website: acman.vn

Bình luận

Xem thêm

Contact Me on Zalo