Phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương tốt nhất

Xây dựng bảng lương và chấm công tính lương là một trong những nghiệp vụ nhân sự quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp đến từng nhân viên. Đây cũng là nền tảng để xây dựng nên một cơ chế quản trị nhân sự hợp lý và chuyên nghiệp mà nếu làm không tốt sẽ làm nảy sinh nhiều vấn đề rắc rối. Và để có thể làm tốt công việc này nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng mở rộng của các doanh nghiệp, việc ứng dụng một phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương là điều hết sức cần thiết.

1. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương?

Phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương tốt nhấtThông thường, các doanh nghiệp sẽ bắt đầu từ những mẫu bảng lương đơn giản nhất như file Excel để tính lương. Tuy nhiên có thể dễ dàng nhận thấy số lượng danh sách những file Excel cần thiết để tổng hợp được một bảng lương hoàn chỉnh có thể lên tới hàng chục file: File chấm công; File danh sách nhân sự và mức lương doanh nghiệp trả cho họ; File tính các loại tiền thưởng, phụ cấp; File tính các loại tiền phạt, sự vụ giảm trừ lương; File theo dõi ngày phép; File theo dõi các trường hợp nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ,…; File theo dõi gia cảnh và người phụ thuộc; File tính bảo hiểm; File tính thuế TNCN; File theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương; File theo dõi nhân sự mới, nhân sự nghỉ việc;…

Để tổng hợp tất cả dữ liệu từ tất cả các file Excel này, phòng kế toán phải tốn rất nhiều thời gian chỉ để làm xong bảng lương cho một số ít nhân sự. Chưa hết, vì các thao tác đều là thủ công nên sai sót thường xuyên xảy ra, nên sẽ mất thêm thời gian để tra soát và chỉnh sửa lại. Rất thời gian và công sức!

Thêm vào đó, làm bảng lương bằng Excel hay các công cụ thủ công khác tiềm ẩn các mối nguy cơ như: Không đảm bảo bảo mật; Khả năng tích hợp kém; Dữ liệu phân tán, khó để rà soát tổng thể hay làm báo, cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định; Khó hiểu với tất cả những người khác ngoại trừ chủ sở hữu; Không thể mở rộng khi công ty gia tăng quy mô;…

Với một phần mềm chấm công tính lương tốt, dữ liệu sẽ được tự động tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau và hoàn toàn được tính toán tự động. Thời gian làm bảng lương hoàn toàn có thể rút xuống chỉ còn trong một ngày, thậm chí là một buổi! Không có hoặc rất ít sai sót xảy ra, cả phía nhân viên, bộ phận C&B và doanh nghiệp đều đỡ cực hơn trước.

Thời đại 4.0, khi công nghệ đã phát triển vượt bậc hỗ trợ rất nhiều trong công việc hằng ngày. Vậy thì tại sao doanh nghiệp vẫn giữ thói quen dùng Excel mà không đơn giản hoá mọi thứ bằng công nghệ?

2. Đâu là phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất?

Với sự tồn tại của hàng trăm phần mềm chấm công trên thị trường hiện nay, lựa chọn một giải pháp phù hợp để vừa đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa mang lại hiệu quả đầu tư  là một việc không hề dễ. Trước hết, các bạn cần có một bộ tiêu chí cơ bản nhất nhằm đánh giá đúng cách về một phần tốt, cụ thể các tiêu chí đó là:

a. Cơ bản nhất: Nghiệp vụ tính lương tự động và đầy đủ

Nếu chọn phần mềm tính lương tách biệt hoàn toàn, hãy chắc chắn phần mềm đó có thể tích hợp cùng các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như hệ thống chấm công, định vị nhân viên (nếu có), KPI… Nhờ đó, việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào làm cơ sở để tính lương sẽ dễ dàng hơn. Phần mềm cần tự động hóa toàn bộ quy trình thu thập dữ liệu từ phần mềm chấm công và các phòng ban khác; thực hiện tính lương, thưởng; truy xuất bảng lương cho nhân viên.

Ngoài ra, phần mềm tính lương tốt đầu tiên phải cung cấp đầy đủ dịch vụ về lương, cần tính chính xác các khoản khấu trừ thuế cho nhân viên, quản lý thời gian nghỉ, tăng ca, thưởng, chấm công, phụ cấp, bảo hiểm thất nghiệp… Mặc dù đối với nhiều người, những việc trên có thể quá sức và tốn nhiều nhân lực, thế nhưng với phần mềm, vấn đề sẽ được giải quyết một cách chính xác và nhanh chóng.

b. Tính thân thiện với người dùng

Bạn cần đảm bảo công cụ mới của doanh nghiệp không cản trở đội ngũ thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh. Sẽ là tốt nhất nếu có thêm thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc doanh nghiệp tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.

c. Sự linh hoạt đáp ứng các quy tắc tính lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có cách thức vận hành không giống nhau. Sự khác biệt về giờ giấc làm việc, cách chia ca kíp, tính làm thêm tăng ca,.. khiến độ phức tạp của chính sách chấm công và trả lương cũng trở nên khác nhau. Thứ hai, phần mềm tính lương còn phải có khả năng tùy chỉnh các công thức bởi vì bất cứ lúc nào quy định nhân sự, quy chế quản lý đều có thể thay đổi theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Bên cạnh đó tùy từng doanh nghiệp sẽ trả lương theo tuần, theo tháng hoặc theo ngày.

Một hệ thống đáp ứng được các đặc điểm của doanh nghiệp nhưng vẫn dễ sử dụng là yếu tố mà bạn nên hướng tới. Dữ liệu về các khách hàng hiện tại sẽ cho bạn biết nhà cung cấp có phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của mình không. Thông thường, họ sẽ để danh sách khách hàng trên trang chủ, hoặc có thể chủ động yêu cầu thông tin này, thông qua đó bạn có thể nghiên cứu cách các nhà cung cấp làm việc với các doanh nghiệp có sự tương đồng về quy mô và ngành giống bạn, thậm chí là đối thủ.

d. Hệ thống báo cáo cho nhà quản lý

Phần mềm lương hay Phần mềm quản lý đãi ngộ tốt cũng cần có hệ thống báo cáo lương chi tiết theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty (Báo cáo so sánh lương theo kỳ, Báo cáo mức độ sử dụng quỹ lương, tỷ lệ lương cố định – biến đổi, quỹ lương chi trả từng bộ phận…). Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.

e. Bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu

Tính bảo mật thường được xử lý theo hai cách: xác thực kiểm soát xem người dùng có phải là người dùng hệ thống hợp lệ hay không và ủy quyền xác định những gì người dùng được phép làm. Một số cá nhân được ủy quyền có thể xem và/hoặc chỉnh sửa dữ liệu bảng lương trong hệ thống. Ngoài ra, bảng lương cũng là dữ liệu quan trọng và nhạy cảm của doanh nghiệp vì thế đơn vị cung cấp phần mềm phải có sự uy tín cao.

f. Đội ngũ hỗ trợ đáng tin cậy

Lựa chọn mua một phần mềm thường đi kèm với việc doanh nghiệp không có sẵn một đội ngũ IT đủ mạnh về chuyên môn để nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm. Nếu được, bạn hãy lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng. Đại đa số các phần mềm quản lý tiền lương nhân sự hiện nay đều có tính năng hỗ trợ khách hàng tùy mức độ.

>>> Xem thêm:

Quản lý nhân sự là gì? Sự quan trọng của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự Online tốt nhất hiện nay

3. ACMan HMR – phần mềm quản lý nhân sự chấm công tính lương tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý tiền lương nhân sự ACMan HMR được ra đời dưới nền tảng hơn 20 năm kinh nghiệm tư vấn quản lý của ACMan. ACMan là một trong những công ty tư vấn quản lý tài chính, kế toán hàng đầu Việt Nam, đã thực hiện hàng trăm dự án tư vấn lớn nhỏ khắp cả nước. ACMan HMR cho phép doanh nghiệp áp dụng quản lý tiền lương theo nhiều phương pháp khác nhau như lương sản phẩm, lương kinh doanh (hoa hồng), lương dự án…

Không chỉ được đánh giá cao nhờ sự đa dụng cùng thiết kế đơn giản, cùng nhiều tính năng tiện ích, phần mềm ACMan HMR còn được liên kết chặt chẽ với các cấu phần khác của ACMan như: phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý nhà hàng, phần mềm quản lý bán hàng,… qua đó cung cấp cho doanh nghiệp một giải pháp quản lý toàn diện, khép kín và chuyên nghiệp nhất.

Bên cạnh đó, ACMan HMR cũng hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ quỹ lương gắn kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược và chuỗi giá trị. Với bảng tính tự động, phần mềm hỗ trợ hiệu quả cho công tác thiết kế, điều chỉnh hệ thống, chi tiết tính toán đến từng nhân viên. Qua đó cung cấp cho các nhà quản lý nhân sự những đánh giá khách quan, chi tiết và sâu sắc về các yếu tố chiến lược như giữ chân nhân viên và báo cáo doanh thu.

Có thể nói, ACMan HMR chính là phần mềm quản lý tiền lương nhân sự tốt nhất hiện nay, xứng đáng là người bạn đồng hành đáng tin cậy của mọi doanh nghiệp. Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm của chúng tôi, xin quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Phòng Kinh doanh Công ty Cổ phần ACMan

Website: acman.vn

Điện thoại: 1900 63 66 85

Hotline: 0966 04 34 34

Email: sales@acman.vn

Bình luận

Xem thêm

Contact Me on Zalo