Quản lý hợp đồng thuê trong tòa nhà được xem là một trong những khâu vô cùng quan trọng mà ban quản lý tòa nhà lưu tâm. Lúc này ban quản lý tòa nhà cần phải có giải pháp quản lý hợp đồng thuê chuyên nghiệp và chặt chẽ nhằm đảm bảo tòa nhà vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro. Cụ thể, đó là một Phần mềm quản lý hợp đồng thuê nhà chuyên nghiệp cho chung cư, tòa nhà văn phòng.
1. Hợp đồng thuê là gì?
Hợp đồng thuê, hay chính xác hơn là hợp đồng thuê mặt bằng, thuê căn hộ, thuê văn phòng… tại các tòa nhà chung cư là dạng hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý với hệ thống mặt bằng cho thuê, căn hộ hay nhà ở. Trong hợp đồng thuê có đầy đủ các điều khoản thỏa thuận giữa các bên về mục đích sử dụng, giá dịch vụ, cam kết doanh thu cùng với trách nhiệm với bất động sản của các bên trong hợp đồng.
Hợp đồng thuê là dạng văn bản không bắt buộc phải công chứng, có thể được xem như là một dạng giấy ủy quyền sử dụng bất động sản.
Điều này có nghĩa người sở hữu hoặc đại diện ban quản lý tòa nhà có thể sử dụng bất động sản cho thuê để kinh doanh, để ở hay một mục đích cụ thể. Doanh nghiệp hay cá nhân thuê sẽ có trách nhiệm đảm bảo chi phí lợi nhuận, khai thác mọi khía cạnh từ mặt bằng và vẫn phải đảm bảo chất lượng của mặt bằng theo đúng như thỏa thuận.
Chi phí cho hợp đồng thuê sẽ cố định hàng tháng, hoặc cũng có thể phát sinh hoa hồng nếu lợi nhuận vượt ngưỡng hiệu quả đã thống nhất từ trước.
2. Tại sao ban quản lý tòa nhà cần quản lý hợp đồng thuê?
Việc quản lý hợp đồng thuê nhà, hợp đồng thuê mặt bằng hay văn phòng là hết sức cần thiết. Trong đó ban quản lý cần phải đảm bảo kiểm soát và quản lý chặt hợp đồng thuê, bởi hợp đồng thuê mặt bằng là bằng chứng để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của cả hai bên, có giá trị pháp lý khi xảy ra các vấn đề cần giải quyết.
a. Hợp đồng thuê bảo vệ quyền lợi của cả hai bên tham gia
Trên thực tế, hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng hay văn phòng chính là văn bản để giúp hai bên là bên thuê và bên cho thuê có thể đảm bảo được lợi ích cá nhân và tập thể của mình qua việc liệt kê minh bạch, đầy đủ, rõ ràng quyền lợi của hai bên sẽ được hưởng trong thời gian thực hiện giao dịch.
Bên trong hợp đồng thuê cũng có những quy định chính xác và rõ ràng những việc mà hai bên phải làm và cần làm. Điều này sẽ góp phần tạo điều kiện có lợi cho cả hai phía. Nhất là sẽ phòng tránh tình trạng xảy ra tranh chấp bởi hợp đồng thuê có hiệu lực pháp luật bảo vệ các bên.
b. Hợp đồng thuê là căn cứ để đôi bên thực hiện đúng nghĩa vụ của mình
Trên thực tế thì hợp đồng thuê chính là loại hợp đồng đóng vai trò quan trọng trong việc ràng buộc các bên thực hiện đúng trách nhiệm, nghĩa vụ của mình như đã cam kết vả thỏa thuận trước đó. Những bản hợp đồng thuê càng rõ ràng và cụ thể, các điều khoản có tính ràng buộc càng cao sẽ càng giảm thiểu tỷ lệ tranh chấp giữa các bên.
Hợp đồng thuê được soạn thảo dựa vào hệ thống pháp luật dân sự và luật thương mại, điều này sẽ khiến quyền lợi của cả hai bên đều được đảm bảo tốt nhất.
c. Hợp đồng thuê nhà là căn cứ quản lý cho những cơ quan chức năng
Có rất nhiều trường hợp dù đã ký hợp đồng thuê nhưng giữa các bên vẫn xảy ra tranh chấp và mâu thuẫn, vì vậy bản hợp đồng thuê chính là văn bản pháp định để các bên có thể mang tới cơ quan chức năng có thẩm quyền yêu cầu được xử lý và bảo vệ quyền lợi cho mình.
>>> Xem thêm:
Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư chuyên nghiệp (tích hợp phần mềm kế toán)
Phần mềm quản lý điện và in hóa đơn tiền điện
3. Quản lý hợp đồng trên phần mềm quản lý tòa nhà ACMan Building
Để tối ưu quản lý hợp đồng thành công, ban quản lý tòa nhà cũng cần nắm rõ các bước liên quan tới quy trình quản lý hợp đồng, các giai đoạn quản lý hợp đồng thuê cũng như một giải pháp chuyên nghiệp và toàn diện nhằm phát huy tối đa giá trị và hiệu suất quản lý tốt nhất.
Ngày nay việc quản lý hợp đồng thuê trong tòa nhà trên các hệ thống phần mềm như ACMan Building được xem là giải pháp quản lý tối ưu dành cho ban quản lý tòa nhà. Quy trình quản lý hợp đồng online trên phần mềm cũng giúp ban quản lý khắc phục được nhiều nhược điểm còn tồn tại của quy trình truyền thống.
Nhất là khi các giải pháp quản lý hợp đồng thuê truyền thống, ban quản lý còn phải tồn nhiều chi phí in ấn, khiến hợp đồng dễ bị mất, thất lạc do nhân viên sơ sót hoặc các yếu tố khách quan khác. Lúc này quản lý hợp đồng thuê trên phần mềm sẽ giúp quy trình quản lý hợp đồng được gửi tự động tới toàn bộ nhân viên liên quan, tiết kiệm chi phí và nhân lực tốt nhất.
Phần mềm ACMan Building mang lại giải pháp quản lý hợp đồng thuê dài hạn hoặc ngắn hạn, giúp ban quản lý thắt chặt quản lý thông tin khách hàng thuê căn hộ, mặt bằng hay văn phòng, hỗ trợ phân loại khách hàng để giảm giá theo từng thời điểm, quản lý hợp đồng của từng khách hàng chi tiết nhất.
Phần mềm cũng giúp người dùng quản lý thời gian ký hợp đồng, thời gian hết hạn hợp đồng, lịch thu tiền thuê, thông tin mặt bằng hay văn phòng cho thuê, hiện trạng mặt bừng, giá thuê cũng như ghi chú cụ thể. Điều này giúp người dùng khi muốn truy vấn thông tin chỉ cần xem chi tiết biểu mẫu và phụ lục hợp đồng trên phần mềm là có thể kiểm tra và theo dõi nhanh chóng nhất.
Để được trải nghiệm thử miễn phí Phần mềm quản lý hợp đồng thuê nhà chuyên nghiệp cho chung cư, tòa nhà văn phòng ACMan Building, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
