Phần mềm quản lý chung cư mini, cho thuê nhà trọ, văn phòng

Khi quỹ đất ngày càng thu hẹp, mô hình chung cư mini dùng để cho thuê nhà trọ, văn phòng hiện nay trở thành một hướng đầu tư lý tưởng được nhiều người cân nhắc lựa chọn. Trong đó, việc quản lý tốt công việc giúp quá trình kinh doanh diễn ra thuận lợi, đem tới hiệu quả cao và giúp tránh những phát sinh không mong muốn xuất hiện. Và giải pháp được nhiều người lựa chọn hiện nay là ứng dụng phần mềm quản lý chung cư mini.

1/ Những khó khăn khi quản lý chung cư mini thủ công

a/ Khó kiểm soát chi phí phát sinh

phan-mem-quan-ly-chung-cu-miniNgoài chi phí đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, hạ tầng kinh doanh nhà trọ cho thuê, chủ trọ thường quên mất khoản ngân sách dự bảo bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị của từng phòng và cả không gian sinh hoạt chung như quạt, đèn chiếu sáng khu vực gửi xe, hàng lang, ban công chung. Nếu thiết bị xảy ra hư hỏng do phần lỗi về kỹ thuật hoặc thời gian sử dụng đã quá lâu, không phải do khách hàng gây ra thì bạn phải có trách nhiệm sửa chữa, thay mới.

Nếu bạn kinh doanh nhà trọ cho thuê quy mô lớn, theo chuỗi thì những chi phí phát sinh này càng cao. Để kiểm soát những rủi ro về chi phát sinh, cần thiết sử dụng ứng dụng quản lý nhà trọ sở hữu tính năng quản lý phòng, thiết bị.

b/ Rủi ro quản lý hóa đơn thu chi dịch vụ

Cách thức quản lý nhà trọ thủ công, không dùng tới phần mềm quản lý nhà trọ thường sẽ khó khăn trong việc ghi chép thu chi, tìm kiếm lịch sử thanh toán và thống kê lại các khoản tiền bạn đã thu của khách hàng như tiền thuê phòng, điện, nước, dọn dẹp vệ sinh. Vì vậy, dễ dẫn tới tình trạng thất doanh thu kinh doanh nhà trọ.

Cụ thể, với phương pháp quản lý chung cư thủ công thì việc thu tiền được thực hiện vào cuối tháng, hoặc đầu tháng kế tiếp, hiển nhiên hoàn toàn không có hóa đơn chi tiết, đầy đủ. Từ tiền nhà, điện nước, hay các chi phí dịch vụ khác,… đều được chủ nhà trọ tự tính toán, cộng tổng và thông báo tới khách thuê của từng phòng, sau đó tiến hành việc thu tiền. Mọi công đoạn đều được thực hiện thủ công, thu tiền bằng giao dịch miệng mà không có bất kỳ chứng từ chứng minh nào.

Với cách thức này việc xuất hiện những vấn đề phát sinh, những sai lầm vô tình khiến nhiều phiền toái có thể xảy ra. Việc xuất hiện mâu thuẫn khó có thể xử lý, giải quyết khi hóa đơn, chứng từ chứng minh không có. Nó gây ra những căng thẳng không cần thiết giữa chủ nhà trọ và khách thuê. Đồng thời, việc giải quyết vô cùng khó khăn, thiếu đi sự thuyết phục giữa đôi bên. Việc duy trì lượng khách thuê ổn định, lâu dài sẽ gặp những ảnh hưởng và tác động tiêu cực nhất định.

Những nhầm lẫn về chi phí thuê phòng có thể khiến khách thuê chịu thiệt thòi, có thể là chủ trọ gặp thiệt thòi. Sẽ chẳng ai muốn mình rơi vào tình trạng đó và phải mất khoản tiền không cần thiết. Tuy nhiên, khi việc quản lý thủ công còn được áp dụng thì đây là vấn đề mà chúng ta buộc phải đối mặt, không lường trước có thể xuất hiện hay không.

c/ Rủi ro trong quản lý khách thuê

An toàn cho khách thuê, duy trì an ninh cho chung cư là yêu cầu cơ bản cần được đảm bảo, đáp ứng đầy đủ khi cho thuê nhà trọ. Đây cũng là yếu tố tạo ra lợi thế và niềm tin của các chung cư mini so với các khu nhà trọ nhỏ lẻ.

Khi có thể đảm bảo được yếu tố an ninh, an toàn cao mới giúp nâng cao chất lượng dịch vụ chung cư mino mà chúng ta đang kinh doanh. Việc quản lý khách thuê là vấn đề cơ bản, quan trọng cần chú ý cân nhắc, xem xét một cách chuẩn xác và toàn diện nhằm đảm bảo giúp việc nâng cao an ninh, an toàn khi cho thuê nhà trọ được đảm bảo tới mức tối đa.

Thông thường, việc điều tra, nắm bắt thông tin liên quan tới khách thuê, trong từng phòng cho là việc mà chủ tòa nhà cần thực hiện. Có nhiều thông tin cần được cập nhật đầy đủ như:

– Tên tuổi, số chứng minh nhân dân, số điện thoại, quê quán của khách thuê.

– Số lượng khách thuê trong từng phòng trọ.

– Ngày chuyển vào thuê.

– Người chuyên tới và người chuyển đi.

– Tiền cọc của từng phòng trọ.

– Số tiền điện, nước, mạng internet, truyền hình cáp, vệ sinh,… hàng tháng của từng phòng.

– Trạng thái của đồ dùng, các chi phí sửa chữa phát sinh.

– Số lượng nội thất trong phòng được trang bị sẵn.

….

Mọi thông tin liên quan tới khách thuê, tới phòng trọ cho thuê đều cần được quản lý một cách chi tiết và cụ thể. Lúc đó, việc có thể kiểm soát tốt khách thuê là điều được đảm bảo giải quyết tốt. Tuy nhiên, với nhiều thông tin cần được quản lý, thậm chí cập nhật và thay đổi thường xuyên thì nhầm lẫn xuất hiện đôi khi khó tránh khỏi. Bởi vậy, việc có thể giảm thiểu những rủi ro không mong muốn xuất hiện là điều quan trọng cần chú ý thực hiện.

Trong quản lý khách thuê khi mọi thông tin được cập nhật đầy đủ, chi tiết đồng thời đảm bảo không có bất kỳ những sai sót nào có thể xảy ra là điều quan trọng cần được chú ý. Có phương pháp quản lý thích hợp, hiệu quả góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh nhà trọ cho mỗi người khi quyết định đầu tư.

Hoàn toàn khác biệt với việc quản lý bằng cách thức thủ công thì sử dụng phần mềm quản lý chung cư mini ngày càng được ưa chuộng, tin tưởng bởi những lợi thế, ưu điểm nổi bật mà công cụ này có thể mang lại. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm khác nhau, nhưng nổi bật hơn cả là giải pháp phần mềm quản lý tòa nhà ACMan Building của công ty Cổ Phần Phát Triển Công Nghệ ACMan.

>>> Xem thêm:

Phần mềm quản lý nhà hàng tiệc cưới – tổ chức sự kiện hội nghị

Phần mềm quản lý khách sạn tích hợp phần mềm kế toán

2/ ACMan Building – Phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư mini tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý tòa nhà là giải pháp quản lý, vận hành toàn diện giúp tăng hiệu suất làm việc, giảm tối đa mọi chi phí, cho phép doanh nghiệp vận hành hướng tới sự chuyện nghiệp, tự động và chuẩn xác. Ngay trên một phần mềm, ban quản lý tòa nhà có thể theo dõi thông tin chi tiết khách hàng, hợp đồng trên từng loại khách hàng, quản lý thông tin mặt bằng, tình trạng từng phòng, quản lý các dịch vụ của từng đơn vị.

Phần mềm quản lý chung cư mini ACMan Building có thể mang lại cho các bạn những lợi ích như:

– Đáp ứng mọi mô hình: Dễ dàng quản lý số lượng lớn phòng trọ. Đáp ứng nhiều loại hình cho thuê khác nhau như chung cư, chung cư mini, tòa nhà văn phòng, căn hộ dịch vụ, phòng trọ sinh viên, mặt bằng cho thuê, nhà trọ và kiot…

– Ghi số điện – nước dễ dàng: Nhập số điện – nước tiêu thụ theo tháng, hệ thống tự động tính toán chi phí đã sử dụng của từng hộ (hoặc để trống nếu trọn gói)

– Quản lý tập trung: Có cả hệ thống quản lý online và offline giúp quản lý đồng bộ các địa điểm cho thuê mọi lúc mọi nơi. Chỉ cần thiết bị có kết nối Internet.

– Giao diện thân thiện: Giao diện của phần mềm được thiết kế trực quan để phù hợp với nhu cầu sử dụng, tập trung vào các tính năng cơ bản như tiền thuê, điện, nước và khả năng quản lý. Phù hợp mọi lứa tuổi và mọi đôí tượng người dùng, kể cả những người không biết nhiều về tin học

– Tích hợp với hệ sinh thái ACMan: phần mềm đã được tích hợp sẵn với các phần mềm khác trong hệ sinh thái của ACMan như: phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử, phần mềm quản lý điện, nước,… trong trường hợp các bạn cần quản lý chuyên sâu ở bất cứ lĩnh vực nào đều có ngay lập tức sử dụng mà không cần mất công nhập liệu lại.

Nếu bạn mong muốn tìm giải pháp quản lý tòa nhà, chung cư thông minh, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình, hãy liên hệ tới ACMan, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn tới bạn. Các bạn có thể liên hệ theo thông tin dưới đây:

Website: acman.vn

Điện thoại: 1900 63 66 85

Hotline: 0966 04 34 34

Email: sales@acman.vn

Bình luận

Xem thêm

Contact Me on Zalo