Hướng dẫn điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất
Dù hình thức lập hóa đơn điện tử đã hạn chế tới mức thấp nhất những sai sót có thể xảy ra so với hóa đơn giấy. Tuy nhiên một số lỗi mang tính chất chủ quan như: Sai số lượng hàng hóa, đơn giá, mức thuế xuất…. thì vẫn có thể xảy ra. Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán xử lý ra sao? Điều chỉnh, hủy bỏ, lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như thế nào?
Kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:
- Trường hợp sai thông tin khách hàng, doanh nghiệp (họ tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh (Căn cứ vào khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Sửa đổi, bổ sung cho Thông tư số 119/2014/TT-BTC)
- Trường hợp sai các thông tin: sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, hoặc người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.
Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử
Thủ tục điều chỉnh Hóa đơn điện tử thực hiện như sau:
- Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung đã sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán của từng loại, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh cho bên mua.
Đối với các hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn,… thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.
Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế
Thủ tục lập Hóa đơn thay thế được thực hiện theo các bước:
- Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn điện tử thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại HDDT mới cho bên mua.
Trường hợp nếu phát hiện ra hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.
Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử
Thủ tục hủy bỏ – lập mới hóa đơn điện tử thực hiện như sau:
- Lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
- Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
- Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên HDDT mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).
Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Do đó, việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận bằng bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.
Có thể thấy, việc xử lý hóa đơn điện tử bị sai có quy trình tương tự như hóa đơn giấy. Sự khác biệt có chăng chỉ là một vài thao tác đặc thù của mỗi loại như chữ ký thường có thể thay thế bằng chữ ký số,… Nhưng tất nhiên, so với hóa đơn giấy doanh nghiệp phải làm thủ công thì việc xử lý sai sót hóa đơn điện tử có sẵn các mẫu biên bản ngay trên phần mềm, kế toán xử lý và gửi trực tiếp trên phần mềm sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Do đó, để việc xử lý các lỗi đơn giản về hóa đơn một cách thuận tiện và nhanh chóng, quý doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín như AC-Invoice.
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan chính là lựa chọn tối ưu dành cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm sự an toàn và dễ sử dụng. Phần mềm được thiết kế đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản lý hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, đồng thời giải quyết tối ưu các vấn đề Doanh nghiệp đang gặp phải về hóa đơn nhờ những tính năng vượt trội.
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice cũng đã được tích hợp thêm tính năng kiểm tra hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn giúp cho các doanh nghiệp có thể tránh được những trường hợp liên đới đáng tiếc về mặt pháp lý. Bên cạnh đó, đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi cũng luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ cho quý doanh nghiệp về mọi vấn đề có liên quan tới HDDT.
Xem thêm:
- quyền và nghĩa vụ của nhà cung cấp hóa đơn điện tử
- Doanh nghiệp còn khó khăn khi áp dụng hóa đơn điện tử
- Những hành vi vi phạm về việc khởi tạo hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử là gì?
Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử hoặc cần tư vấn xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN
- Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
- Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn
