Đẩy nhanh quá trình thanh toán với hóa đơn điện tử

Đẩy nhanh quá trình thanh toán với hóa đơn điện tử
5 (100%) 1 vote[s]

Đẩy nhanh quá trình thanh toán với hóa đơn điện tử

   Hóa đơn điện tử với ưu điểm không cần lưu trữ và bảo quản hóa đơn, tránh rủi ro mất, hỏng và tiết kiệm chi phí đã giúp mang lại những hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp. Cũng chính nhờ sử dụng hóa đơn điện tử sớm, hợp lý mà các giao dịch của doanh nghiệp với khách hàng cũng trở nên dễ dàng thuận tiện hơn rất nhiều.

Từ năm 2014, khi kế hoạch triển khai thí điểm về hóa đơn điện tử bắt đầu được thực hiện, Bộ Tài chính đã khuyến khích các doanh nghiệp đang sử dụng nhiều hóa đơn giấy, có hạ tầng công nghệ thông tin, tuân thủ pháp luật về thuế để áp dụng sử dụng hóa đơn điện tử thử nghiệm. Mặc dù còn nhiều nghi ngại và băn khoăn về việc sử dụng hóa đơn điện tử nhưng kết quả thực tế mà hóa đơn điện tử mang lại đã được thể hiện rõ ràng, vừa tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp, cơ quan quản lý lại mang lại sự thuận tiện cho khách hàng sử dụng.

Quy trình phát hành, tra cứu hóa đơn giấy rườm rà, tốn nhiều thời gian là một trong những bất cập điển hình của hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giải quyết tình trạng đó và có những thay đổi tích cực hơn. Một trong số đó là đẩy nhanh quá trình giao dịch và thanh toán. Từ đó giúp doanh nghiệp làm chủ được nguồn tài chính, tái xoay vòng vốn nhanh và sử dụng tiền một cách hiệu quả hơn.

Sự vượt trội trong quy trình giao dịch của hóa đơn điện tử

   Sử dụng hóa đơn giấy kéo theo rất nhiều thủ tục hành chính cho doanh nghiệp. Để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, kế toán doanh nghiệp thường phải thực hiện các bước cơ bản bao gồm: nhập hoặc viết tay thông tin lên hóa đơn giấy -> Trình ký -> Đóng dấu -> Gửi chuyển phát nhanh hóa đơn cho khách.

Như vậy, quy trình để xuất một hóa đơn giấy mất khá nhiều thời gian và công đoạn. Đó còn chưa kể các thủ tục trên rất dễ bị gián đoạn hoặc kéo dài do các yếu tố khách quan lẫn chủ quan như: kế toán viết sai sót thông tin trên hóa đơn, sếp không có mặt tại công ty để ký, chuyển phát nhanh chậm chễ,… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến sự hài lòng của đối tác và tiến độ thanh toán của khách hàng.

Hóa đơn điện tử đã cải thiện được rõ rệt quy trình so với hóa đơn giấy nhờ tối ưu từng bước một, cụ thể:

  • Nhập thông tin hóa đơn: So với viết tay, việc thao tác trên máy tính có phần nhanh gọn hơn. Kế toán cũng có thể giảm thiểu được sai sót vì có thể xóa đi viết lại, kiểm tra cẩn thận từng câu chữ trên hóa đơn. Bên cạnh đó, một số thao tác lựa chọn cũng được tự động hóa giúp quá trình nhập thông tin càng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều hơn rất nhiều.
  • Trình ký và đóng dấu: Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu mà sử dụng chữ ký điện tử để ký lên hóa đơn. Với việc sử dụng dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến, quý khách hàng có thể xem xét và ký duyệt hóa đơn mọi lúc mọi nơi với điều kiện có kết nối Internet.
  • Gửi hóa đơn cho khách hàng: ngay sau khi ký duyệt và xác nhận xuất hóa đơn thì hóa đơn điện tử đó sẽ ngay lập tức được chuyển ngay tới các đối tác của quý khách hàng. Người nhận hóa đơn có thể xác nhận hóa đơn điện tử bằng một trong những cách thức sau:
  1. Nhận hóa đơn điện tử thông qua tài khoản riêng mà bên phát hành hóa đơn cung cấp. Khi đã có tài khoản riêng, khách hàng chỉ cần vào mục Cổng tiếp nhận hóa đơn trên trang web của bên phát hành hóa đơn là có thể nhận về hóa đơn điện tử của mình.
  2. Nhận hóa đơn điện tử thông qua email của bản thân.
  3. Nhận hóa đơn điện tử bằng Tool tiếp nhận hóa đơn mà bên phát hành hóa đơn đã cài đặt trên máy cho khách hàng.
  4. Nhận hóa đơn điện tử qua Services Port (cổng dịch vụ) của bên phát hành hóa đơn điện tử.
  • Lưu trữ hóa đơn: Thay vì phải sàng lọc từng hóa đơn theo từng tháng và lưu trữ thật cẩn thận trong các tủ hồ sơ thì với hóa đơn điện tử, mỗi thao tác khi hoàn thành xong sẽ được lưu trữ ngay vào hệ thống của máy tính. Hiện nay, do những rủi ro về việc mất dữ liệu và tấn công mạng, Tổng cục thuế đang khuyến khích và tiến tới bắt buộc các doanh nghiệp phải đưa dữ liệu hóa đơn điện lên hệ thống lưu trữ trực tuyến.

Tất nhiên, các gói dữ liệu trực tuyến này cũng cần phải đáp ứng được những nhu cầu về sao lưu và khôi phục dữ liệu theo quy định của Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nắm bắt được nhu cầu cấp thiết đó, hiện nay ACMan đã cung cấp gói dữ liệu trực tuyến tích hợp công nghệ điện toán đám mây cùng ba lớp bảo mật nhằm đảm bảo dữ liệu của quý khách hàng luôn được an toàn.

Như vậy, nhờ tối ưu hóa thời gian và công sức trong từng khâu mà không chỉ công việc của kế toán được tối giản đi đáng kể và thời gian thanh toán, giao dịch. Chỉ một click chuột, hóa đơn của người bán sẽ ngay lập tức được chuyển đến người mua giúp đẩy nhanh quá trình giao dịch, thanh toán trong kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu suất kinh doanh cho doanh nghiệp đồng thời thể hiện được sự chuyên nghiệp của quý khách hàng với đối tác.

Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử thuận tiện và dễ dàng nhất, Doanh nghiệp nên lựa chọn Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của ACMan. Với nhiều ưu điểm vượt trội, phần mềm đã nhận được nhiều đánh giá cao từ phía các chuyên gia, các cơ quan chuyên môn cũng như người sử dụng.

Xem thêm:

Để được sử dụng thử sản phẩm miễn phí cũng như được tư vấn đầy đủ và chi tiết thì xin quý khách hãy liên hệ với chúng tôi:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN

  • Phòng 608-G5, Five Star Garden, Số 2 Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
  • Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn

Bình luận

Xem thêm