Email

info@acman.vn

Hotline

0966 04 34 34

Địa chỉ

Tầng 6, Số Nhà 28, Ngõ 460 Khương Đình, Hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội.

Search
Close this search box.
  1. Home
  2. »
  3. Tin hoạt động
  4. »
  5. Thế nào là lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách

Thế nào là lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách

Mục Lục
5/5 - (1 vote) cảm ơn bạn thích bài viết

Thế nào là lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách

   Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và được số đông Doanh nghiệp sử dụng bởi tính năng và lợi ích vượt trội mà nó đem lại. So với Hóa đơn giấy việc lưu trữ khó khăn, Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh trường hợp mất, cắp, làm giả hóa đơn.

Tuy nhiên, với nhiều người đã quen sử dụng hóa đơn giấy thì cách thức lưu trữ dữ liệu của hóa đơn điện tử vẫn khiến họ bối rối. Bài viết dưới đây của ACMan sẽ giúp quý khách hàng giải đáp câu hỏi “Thế nào là lưu trữ HDDT đúng cách”.

The_nao_la_luu_tru_hoa_don_dien_tu_dung_cach

1,  Quy định lưu trữ của hóa đơn giấy truyền thống

   Theo điểm c Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, liên hóa đơn được hiểu là các tờ trong cùng một số hóa đơn.

Cũng theo đó, mỗi số hóa đơn có tối thiểu 2 liên và tối đa không quá 9 liên, trong đó liên 1 để người bán lưu, liên 2 giao cho người mua còn các liên từ liên 3 trở đi được đặt tên theo công dụng do người khởi tạo hóa đơn quy định. Riêng hóa đơn được cấp lẻ bởi cơ quan thuế thì phải có ít nhất 3 liên (liên 3 lưu tại cơ quan thuế).

Như vậy, hóa đơn giấy có quy định khá  rõ ràng về kiểu cách lưu trữ chứng từ. Theo đó, liên 1 và liên 2 có vai trò quan trọng nhất. Liên 1 là để bên bán lưu trữ, và liên 2 để bên mua lưu trữ. Tuy nhiên việc lưu trữ hóa đơn giấy không tránh khỏi tác động của môi trường hay mất mát khiến cho việc đối chiếu giải trình gặp nhiều khó khăn.

2,  Hóa đơn điện tử có dạng như thế nào?

   Nếu như hóa đơn giấy có nhiều liên để giao cho các bên lưu trữ và sử dụng thì hóa đơn điện tử chỉ có một bản duy nhất và không có khái niệm liên. Bên bán (bên phát hành hóa đơn), bên mua (bên tiếp nhận hóa đơn) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó.

Hóa đơn điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ tạo lập và ký số theo các quy định hiện hành. Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file: bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) với nội dung, hình thức như một tờ hóa đơn thông thường và file dữ liệu hóa đơn (thường ở định dạng XML). Trong đó:

  • Bản thể hiện của hóa đơn (file có định dạng PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HDDT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ.
  • File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

3,  Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

   Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 file là file dữ liệu hóa đơn (XML) và bản thể hiện hóa đơn (PDF). Về mặt bản chất, quý khách hàng chỉ cần lưu trữ file có định dạng XML là đủ. Còn trong trường hợp quý khách hàng muốn có một bản lưu trữ bằng giấy tờ cụ thể, hữu hình thì có thể thực hiện chức năng chuyển đổi từ HDDT sang hóa đơn giấy.

Tuy nhiên, hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để theo dõi, ghi sổ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để thanh toán, giao dịch trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 10 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy cũng phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Người bán hàng hóa được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông, vận chuyển hàng hóa và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Do đó, trong trường hợp bản chuyển đổi này bị mất, hỏng,… thì chỉ còn bản điện tử dạng XML là có giá trị pháp lý mà thôi. Quý khách hàng nên chú ý điều này để việc lưu trữ, sử dụng hóa đơn chứng từ được chính xác, an toàn và hợp pháp.

Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hóa đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xóa, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là không thể tránh  khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

Nắm bắt được nhu cầu cấp thiết và quan trọng đó, hiện nay Tổng cục thuế đang khuyến khích các doanh nghiệp chuyển đổi sang lưu trữ dữ liệu kế toán lên trực tuyến. Hiện nay, ACMan cũng đang cung cấp gói lưu trữ dữ liệu trực tuyến sử dụng công nghệ điện toán đám mây với ba lớp bảo mật cùng tính năng tự động sao lưu và khôi phục dữ liệu. Đảm bảo mọi thông tin về kế toán – tài chính của quý doanh nghiệp luôn được đảm bảo an toàn và bảo mật nhất.

Xem thêm về: 

Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice hoặc cần tư vấn các vấn đề có liên quan tới HDDT thì hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN

  • Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
  • Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn

 

Đăng ký dùng thử miễn phí và nhận tư vấn về phần mềm ACMan

Tác giả

Thực Hiện Bởi : acman.vn

Phan Thế Thịnh

Bình luận

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Tìm kiếm

Liên hệ tư vấn

Đăng ký ngay, không bỏ lỡ

Thông tin hữu ích mới nhất mỗi tuần: Bài viết chuyên gia, Thư mời hội thảo, Báo cáo chuyên ngành, eBook…
Công ty ACMANTư vấn
Scroll to Top
Nghỉ lễ 10-3

Đăng ký tư vấn

Vui lòng điền thông tin sau. ACMan sẽ liên hệ với bạn trong 24h làm việc