Mục đích cuối cùng trong kinh doanh của doanh nghiệp là tạo ra lợi nhuận và phát triển bền vững. Việc kiểm soát tốt tiền lương sẽ giúp đơn vị sử dụng hiệu quả sức lao động, tiết kiệm chi phí, tăng tích lũy, tăng thu nhập cho doanh nghiệp và người lao động. Vì vậy, đòi hỏi nhà quản lý cần phải am hiểu đặc điểm về lao động tiền lương, những sai phạm thường gặp cũng như những thủ tục kiểm soát lao động, quản lý tiền lương trong doanh nghiệp.
1/ Tại sao phải xây dựng cơ chế trả lương?
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động và là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm, dịch vụ do đơn vị tạo ra. Chính vì vậy, quản lý tiền lương trong doanh nghiệp và cơ chế trả lương luôn là mối quan tâm hàng đầu của người lao động trong doanh nghiệp bên cạnh các yếu tố quan trọng khác như ngành nghề, uy tín của doanh nghiệp, môi trường làm việc này cơ hội thăng tiến…
Một cơ chế trả lương phù hợp có tác dụng nâng cao năng suất và chất lượng lao động, giúp doanh nghiệp thu hút và duy trì được những cán bộ, nhân viên giỏi. Qua đó quản lý tiền lương trong doanh nghiệp đảm bảo cơ chế trả lương phát huy tính hiệu quả trong thực tiễn, thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế cho doanh nghiệp.
2/ Các vấn đề cần xem xét trong việc quản lý tiền lương trong doanh nghiệp
Mặt bằng lương chung của xã hội của ngành và khu vực. Doanh nghiệp không chỉ chịu sức ép cạnh tranh về đầu ra của sản phẩm, dịch vụ mà còn chịu sự cạnh tranh gay gắt của các yếu tố đầu vào mà nhân lực luôn luôn là yếu tố quan trọng nhất. Bạn phải xác định được mặt bằng mức lương bình quân và quản lý tiền lương trong doanh nghiệp của các vị trí lao động trong cùng ngành và trong cùng khu vực địa lý. Điều này giúp bạn đưa ra được các mức tiền lương cạnh tranh, có khả năng thu hút và lưu giữ nhân viên.
Các vấn đề mà người quản lý cần xem xét bao gồm:
– Quy định của pháp luật: Tìm hiểu và tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về các vấn đề lao động trước khi xây dựng cơ chế trả lương là việc làm bắt buộc. Doanh nghiệp cần lưu ý đến các vấn đề như mức lương tối thiểu Nhà nước quy định hợp đồng và lương thử việc, lương thời vụ, lương trong kỳ thai sản, ốm đau, nghỉ việc…
– Tính chất đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với các vị trí chức danh: Việc phân loại lao động thành các nhóm có vị trí, tính chất công việc. mức độ trách nhiệm khác nhau để trả lương sẽ giúp bạn trong việc xác lập nên một cơ chế trả lương công bằng hơn.
– Cách thức tính trả lương: Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn quản lý tiền lương trong doanh nghiệp lựa chọn cách thức trả lương cứng hay khoán, hoặc đồng thời cả hai. Mỗi cách đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau.
– Quan điểm và ý kiến của người lao động: Thông qua trưng cầu ý kiến của người lao động, bạn có thể biết được ưu, nhược điểm của cơ chế trả lương hiện tại và những vấn đề cần khắc phục.
– Khả năng chi trả của doanh nghiệp: Bạn cần tính toán tỷ lệ tiền lương hợp lý trên doanh thu kế hoạch để vừa đảm bảo trả lương đủ và khuyến khích được người lao động, vừa đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
>>> Xem thêm:
Quản lý nhân sự là gì? Sự quan trọng của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp
Phần mềm quản lý nhân sự Online tốt nhất hiện nay
3/ Các bước xây dựng Quy chế trả lương
Bạn cần quản lý tiền lương trong doanh nghiệp và cụ thể hóa cơ chế trả lương bằng văn bản, công bố và áp dụng trong doanh nghiệp . Văn bản này thường được gọi là Quy chế trả lương hay quy chế tiền lương trong doanh nghiệp. Các bước xây đựng nên được tiến hành theo một trình tự như sau:
– Bước 1: Xác định đơn giá và Quỹ tiền lương kế hoạch cả năm
Bạn cần dự báo doanh nghiệp cần phải chi bao nhiêu cho tiền lương và quản lý tiền lương trong doanh nghiệp theo tỷ lệ trên doanh thu là bao nhiêu và đó chính là đơn giá tiền lương trong năm. Đơn giá này sẽ là cơ sở để bạn xác định lương cơ bản cho các nhóm chức danh, căn cứ để tính lương khoán trên doanh thu hay đơn vị sản phẩm.
– Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số giãn cách
Ở bước này, bạn cần liệt kê và nhóm các công việc có cùng tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm thành một nhóm chức đanh. Việc này đòi hỏi cần có bản mô tả công việc và yêu cầu chi tiết cho từng vị trí chức danh theo các nhóm yếu tố cơ bản, ví dụ như: trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức và kỹ năng cần có để thực hiện công việc, tính trách nhiệm và áp lực trong các công việc thực tế đảm nhận,…
Trên cơ sở những yếu tố này, bạn xác định hệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số giãn cách giữa các vị trí chức danh sao cho đảm bảo sự hợp lý giữa người cao nhất và thấp nhất trong công ty và các vị trí liền kề.
– Bước 3: Xác định cách thức tính trả lương đến từng lao động
Với mỗi loại tính chất lao động, với mỗi bộ phận trong doanh nghiệp mà bạn có thể áp dụng một cách tính trả lương cho phù hợp. Trong Quản lý tiền lương trong doanh nghiệp lương cố định có thể áp dụng cho các vị trí hành chính, lương khoán áp dụng cho những vị trí trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc tạo ra doanh thu. Cũng có thể áp dụng cả hai cách tính lương, tức là vừa có phần lương cố định vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức.
– Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc, khen thưởng xử phạt.
Đảm bảo tính khuyến khích và công bằng trong quy chế trả lương bạn cần xây dựng các tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt đối với những vị trí lao động ở khối văn phòng gián tiếp sản xuất. Việc này đòi hỏi bản mô tả công việc được xây dựng tương đối sát với thực tế, công tác lập và giám sát kế hoạch làm việc ở từng bộ phận, cá nhân được thực hiện triệt đế và nghiêm túc.
– Bước 5: Quy định về thời điểm và quy trình tính trả lương và các chính sách lương đặc biệt.
Quản lý tiền lương trong doanh nghiệp và cho người lao động cần được biết rõ về quy trình tính lương và thời điểm họ được trả lương hàng tháng. Bên cạnh đó, quy chế cần xác định rõ các trường hợp trả lương khi người lao động được công ty cử đi học, lương làm thêm giờ, lương trong thời kỳ thai sản đối với lao động nữ…
– Bước 6: Ban hành, áp dụng và liên tục đánh giá, sửa đổi, bổ sung Quy chế
Quy chế cần được viết ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Trước khi ban hành chính thức, Bạn cần họp phổ biến và lấy ý kiến của người lao động. Ở nhiều doanh nghiệp, ai nhận được gì và tại sao chính là nguyên nhân gây ra sự bất bình, đồn đại, mâu thuẫn và mất đoàn kết. Cơ chế lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần và động lực của nhân viên càng cao.
Đừng giữ bí mật quy chế lương hoặc viết đánh đố người đọc. Mức trả cho mỗi người là bí mật nhưng cách tính lương của bạn phải rõ ràng và dễ hiểu. Người lao động cần biết bạn trả lương cho họ như thế nào. Mỗi người lao động trong Công ty phải biết rõ cách tính lương cho cá nhân, bộ phận mình. những chính sách khuyến khích, đãi ngộ của Công ty.
Sau khi áp dụng, bạn luôn nhớ rằng cơ chế hoặc chính sách trả lương không thể là bất biến mà nó cần liên tục được xem xét, đánh giá và sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới. Đó chính là những bước bản trong xây dựng quy chế trả lương và quản lý tiền lương trong doanh nghiệp.
4/ Quản lý tiền lương trong doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm ACMan HMR
ACMan HMR là giải pháp phần mềm quản lý tiền lương nhân sự của công ty Cổ phẩn phát triển công nghệ ACMan. Phần mềm đáp ứng đầy đủ quản lý tiền lương trong doanh nghiệp và các cách tính lương cho tất cả các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc mọi loại hình từ doanh nghiệp nhà nước, đến các cơ quan Nhà nước phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam hiện nay.
Cụ thể trong công tác quản lý nhân sự, phần mềm mang đến các lợi ích sau cho doanh nghiệp:
– Cung cấp nhiều báo cáo quản trị, cung cấp biểu đồ thống kê nhân sự, tình hình biến động nhân sự quản lý tiền lương trong doanh nghiệp nên lãnh đạo doanh nghiệp có thể xem báo cáo lương, thưởng, chính sách, số lượng nhân sự mọi lúc mọi nơi.
– Theo dõi và tính chi tiết, chính xác các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội.
– Với tính lương: phần mềm cung cấp đủ tính năng như: Quản lý tiền lương trong doanh nghiệp, Khoản lương, Phụ cấp, trợ cấp, thiết lập số kỳ lương trong tháng, Xây dựng các quy định về tiền lương, bảng tổng hợp công nợ, khấu trừ lương, các khoản thu nhập khác….
– Tích hợp máy chấm công giúp cán bộ nhân sự tiết kiệm thời gian, công sức.
– Lãnh đạo doanh nghiệp và cán bộ nhân sự có thể tra cứu hồ sơ nhân viên bất cứ khi nào, dễ dàng nắm bắt quá trình công tác, kết quả đánh giá cũng như khen thưởng của nhân viên để từ đó nhanh chóng đưa ra quyết định quy hoạch hay bổ nhiệm cán bộ phù hợp, khách quan.
– Giúp xây dựng hồ sơ năng lực của từng vị trí, đánh giá định kỳ năng lực nhân viên.
– Tự động tính bảng lương, tích hợp tự động ghi sổ kế toán.
Phần mềm quản lý tiền lương ACMan HMR giúp quản lý tiền lương trong doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác, công bằng, góp phần tạo niềm tin cho người lao động. Để được dùng thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
