Từ ngày 01/7/2022, các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bắt buộc phải chuyển đôi áp dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Vậy các doanh nghiệp cần lưu ý điều gì về loại chứng từ này? Tất cả sẽ được ACMan giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Quy định về thời hạn áp dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN
Tại Khoản 5, Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài Chính có quy định:
“5. Việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tiếp tục thực hiện theo Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn về việc phát hành, sử dụng, quản lý chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân tự in trên máy tính (và văn bản sửa đổi, bổ sung) và Quyết định số 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành mẫu chứng từ thu thuế thu nhập cá nhân đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2022.
Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01 tháng 7 năm 2022 và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn tại Thông tư số 37/2010/TT-BTC ngày 18/3/2010 của Bộ Tài chính.”
Do vậy, kể từ ngày 01/07/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức cá nhân phải chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
2. Về việc xử lý chuyển tiếp chứng từ thuế thu nhập cá nhân
Trước thời điểm 01/7/2022, các tổ chức chi trả thu nhập sử dụng Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu số CTT56) theo hình thức:
– Chứng từ khấu trừ thuế TNCN tự in trên máy tính (ví dụ ký hiệu AB/2010/T) theo quy định tại Thông tư 37/2010/TT-BTC (và văn bản sửa đổi, bổ sung là Quyết định 814/QĐ-BTC ngày 15/4/2010) hoặc được cấp chứng từ giấy do cơ quan thuế đặt in (ví dụ ký hiệu AB/2011) theo quy định tại Quyết định 102/2008/QĐ-BTC ngày 12/11/2008 chỉ được sử dụng đến hết ngày 30/6/2022.
– Trường hợp các tổ chức khấu trừ thuế TNCN đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin được áp dụng hình thức chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và thực hiện các thủ tục đăng ký, sử dụng theo hướng dẫn tại Thông tư 37/2010/TT-BTC.
Từ ngày 01/7/2022, các tổ chức khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải chuyển đôi áp dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
– Thủ tục đăng ký, sử dụng theo thủ tục đăng ký chứng từ khấu trừ tự in theo Thông tư 37/2010/TT-BTC.
– Tổ chức khấu trừ thuế TNCN khi sử dụng chứng từ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 quy định về nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
– Chứng từ điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
3. Về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN
Tại Khoản 2 và 3, Điều 33 Nghị định số 123 ngày 19/10/2022 của Chính Phủ có quy định rõ về định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân như sau:
– Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 30 Nghị định này theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.
– Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.
4. Về các nội dung bắt buộc cần có trên chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trên chứng từ thuế TNCN điện tử cần có những nội dung bắt buộc sau:
– Tên chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế, số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế);
– Quốc tịch (nếu người nộp thuế không thuộc quốc tịch Việt Nam);
– Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ; số thu nhập còn được nhận;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế;
– Họ tên, chữ ký của người trả thu nhập.”
Trường hợp sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử thì chữ ký trên chứng từ điện tử là chữ ký số.
5. Về thời điểm lập chứng từ điện tử
Tại Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
>>> Xem thêm:
Bắt buộc chuyển đổi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo Thông tư 78 từ ngày 01/07/2022
Bộ Tài chính ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTC – Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử
Hướng dẫn kê khai và quyết toán thuế với cá nhân chưa có mã số thuế
Cách tính thuế thu nhập cá nhân cho người làm việc tự do
6. Về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử
Tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định nội dung về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể:
“1. Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ đảm bảo:
a) Tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
b) Lưu trữ đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán.
Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in phải bảo quản, lưu trữ đúng với yêu cầu sau:
a) Hóa đơn, chứng từ chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.
b) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
c) Hóa đơn, chứng từ đã lập trong các tổ chức, hộ, cá nhân không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức, hộ, cá nhân đó.”
Chứng từ điện tử có vai trò quan trọng trong công tác kế toán, kiểm toán nội bộ và pháp lý của doanh nghiệp. Việc nắm được các quy định về loại chứng từ này cũng như nắm được cách bảo quản, lưu trữ đúng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ và quản lý dễ dàng hơn.
7. ACMan phát hành phần mềm đáp ứng nghiệp vụ xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và quản lý, kê khai thuế TNCN
Nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu chuyển đổi và sử dụng chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, ACMan đã phát hành nâng cấp các tính năng và phát hành phần mềm kế toán ACMan đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ chứng từ điện tử mới nhất.
Là công ty cung cấp giải pháp phần mềm kế toán lâu đời và phổ biến nhất tại Việt Nam với hơn hàng nghìn khách hàng trên cả nước tin dùng, ACMan hiểu rõ những vấn đề mà cả kế toán và chủ doanh nghiệp gặp phải, liên tục cải tiến từng ngày nhằm đem lại phần mềm kế toán ưu việt nhất cho các doanh nghiệp.
Quý doanh nghiệp quan tâm và có nhu cầu tư vấn miễn phí về phần mềm kế toán ACMan xin vui lòng liên hệ:
Phòng Kinh Doanh Công ty Cổ phần ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
