Khi mới thành lập doanh nghiệp, phần lớn chủ công ty thường tập trung vào sản phẩm, khách hàng và doanh thu mà quên mất rằng kế toán – thuế mới là một trong những bộ phận ảnh hưởng trực tiếp đến sự ổn định pháp lý và tài chính của doanh nghiệp. Việc xây dựng đúng quy trình kế toán cho công ty mới thành lập không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế sau này. Bài viết dưới đây của ACMan sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về quy trình kế toán cho công ty mới thành lập.
1. Quy trình kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập
1.1. Hoàn thiện hồ sơ pháp lý doanh nghiệp
Ngay sau khi thành lập, kế toán cần rà soát và lưu trữ đầy đủ các hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Đây là nền tảng để thực hiện các nghiệp vụ kế toán và làm việc với cơ quan thuế sau này.
Cụ thể, sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần rà soát lại toàn bộ thông tin pháp lý như:
– Tên doanh nghiệp
– Ngành nghề kinh doanh
– Vốn điều lệ
– Địa chỉ trụ sở
– Người đại diện pháp luật
Nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ bước này, tuy nhiên nếu thông tin đăng ký không chính xác sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế và phát hành hóa đơn điện tử sau này.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần đảm bảo ngành nghề đăng ký phù hợp với hoạt động thực tế để tránh phát sinh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
1.2. Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký chữ ký số
Sau khi hoàn thiện hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp nên mở tài khoản ngân hàng càng sớm càng tốt. Hiện nay, phần lớn giao dịch doanh nghiệp đều cần thực hiện qua ngân hàng để đảm bảo tính hợp lệ về thuế và kế toán.
Đặc biệt, nhiều khoản chi phí sẽ không được cơ quan thuế chấp nhận nếu thanh toán tiền mặt không đúng quy định.
Song song với đó, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số điện tử để:
– Kê khai thuế online
– Nộp thuế điện tử
– Phát hành hóa đơn điện tử
– Thực hiện BHXH điện tử
1.3. Đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn, chứng từ là căn cứ pháp lý quan trọng trong công tác kế toán. Doanh nghiệp mới thành lập cần xây dựng quy trình tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra.
Hiện nay, hóa đơn điện tử là hình thức bắt buộc đối với doanh nghiệp. Vì thế sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp cần:
– Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử
– Đăng ký phát hành hóa đơn
– Thiết lập mẫu hóa đơn phù hợp
1.4. Thiết lập hệ thống kế toán và sổ sách ngay từ đầu
Một bước quan trọng trong quy trình làm kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập là lựa chọn và thiết lập hệ thống sổ sách kế toán phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động.
Doanh nghiệp cần lựa chọn chế độ kế toán áp dụng, xây dựng hệ thống tài khoản, mẫu biểu chứng từ và lựa chọn phần mềm kế toán để ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh. Việc thiết lập đúng ngay từ đầu giúp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý về sau.
Một hệ thống kế toán cơ bản cần bao gồm:
– Sổ quỹ tiền mặt
– Sổ tiền gửi ngân hàng
– Sổ công nợ
– Theo dõi doanh thu – chi phí
– Hồ sơ lao động và tiền lương
– Hồ sơ thuế
Nhiều doanh nghiệp mới thường chỉ lưu hóa đơn rời rạc mà không có quy trình quản lý chứng từ rõ ràng. Hậu quả là đến cuối năm kế toán rất khó tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính hoặc quyết toán thuế.
1.5. Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày
Sau khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai và nộp các loại thuế theo quy định như thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp.
Kế toán cần theo dõi sát các kỳ kê khai tháng hoặc quý, đảm bảo nộp tờ khai đúng hạn và chính xác. Đây là nội dung cốt lõi trong quy trình làm kế toán, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp.
Cụ thể, kế toán cần thực hiện ghi nhận đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh như:
– Doanh thu bán hàng
– Chi phí vận hành
– Công nợ khách hàng
– Lương nhân viên
– Thuế phải nộp
Đây là công việc diễn ra liên tục và ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính cuối năm.
1.6. Kê khai thuế định kỳ đúng hạn
Tùy theo quy mô hoạt động, doanh nghiệp sẽ thực hiện kê khai thuế theo tháng hoặc theo quý. Các loại báo cáo phổ biến gồm:
– Thuế GTGT
– Thuế TNCN
– Thuế TNDN tạm tính
– Báo cáo sử dụng hóa đơn
1.7. Quản lý tiền lương và bảo hiểm cho người lao động
Khi doanh nghiệp phát sinh lao động, kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để xây dựng bảng lương, hợp đồng lao động và thực hiện nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.
Việc xác định đúng tiền lương, phụ cấp và căn cứ đóng bảo hiểm giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt trong quá trình thanh tra.
>>> Xem thêm:
Hồ sơ kế toán ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập gồm những gì?
Chính thức miễn thuế TNDN 3 năm cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đăng ký kinh doanh lần đầu
2. ACMan – Phần mềm kế toán cho mọi doanh nghiệp
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phải xử lý nhiều hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế phức tạp, việc quản lý kế toán bằng Excel thủ công không còn phù hợp, ngay cả với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang trong giai đoạn mở rộng. Bởi việc sai sót nhỏ trong hạch toán, kê khai thuế hay quản lý công nợ đều có thể dẫn đến rủi ro tài chính và phát sinh chi phí xử lý rất lớn về sau.
Đó cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm kế toán ACMan để chuẩn hóa quy trình kế toán – tài chính ngay từ đầu.
Khác với cách làm kế toán thủ công truyền thống, ACMan hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa phần lớn quy trình kế toán hằng ngày như:
– Hạch toán kế toán tự động
– Quản lý doanh thu – chi phí – công nợ
– Theo dõi quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng
– Quản lý hóa đơn điện tử
– Hỗ trợ kê khai thuế
– Tự động lập báo cáo tài chính
– Tổng hợp dữ liệu kế toán theo thời gian thực
Một trong những ưu điểm nổi bật của ACMan là giao diện trực quan, dễ thao tác, phù hợp cả với doanh nghiệp chưa có đội ngũ kế toán chuyên sâu. Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình hình tài chính, doanh thu, chi phí và công nợ mà không cần mất quá nhiều thời gian xử lý thủ công.
Để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
