Khi một doanh nghiệp vừa ra đời, câu hỏi khiến nhiều chủ công ty bối rối nhất thường là: hồ sơ kế toán ban đầu gồm những gì và phải chuẩn bị từ đâu trước. Nếu làm thiếu ngay từ đầu, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng chứng từ rời rạc, hóa đơn chưa đăng ký, sổ sách không thống nhất, đến lúc kê khai thuế hoặc giải trình thì mất rất nhiều thời gian để sửa lại. Bài viết này của ACMan sẽ giúp bạn hiểu rõ bộ hồ sơ cần có, cách chuẩn bị theo trình tự hợp lý và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp mới vận hành kế toán gọn, đúng và dễ kiểm soát hơn.
1. Hồ sơ kế toán ban đầu gồm những gì?
1.1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Nhóm đầu tiên là bộ giấy tờ nền tảng xác nhận doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp. Thông thường, bộ này gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, thông tin người đại diện theo pháp luật, quyết định bổ nhiệm các chức danh quản lý nếu có, và các giấy tờ nội bộ liên quan đến mô hình tổ chức. Đây là căn cứ để kế toán xác định đúng chủ thể, mã số thuế và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp.
1.2. Hồ sơ đăng ký thuế ban đầu
Doanh nghiệp mới thành lập phải thực hiện đăng ký thuế theo thời hạn luật định. Theo quy định được Bộ Tư pháp công bố trong hệ thống văn bản pháp luật, thời hạn đăng ký thuế là chậm nhất 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Đây là mốc rất dễ bị bỏ sót nếu doanh nghiệp mới chưa có người phụ trách kế toán riêng.
Ngoài đăng ký ban đầu, doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị sẵn các thông tin phục vụ quản lý thuế điện tử như email, số điện thoại, tài khoản giao dịch điện tử và tài khoản định danh điện tử. Từ 01/7/2025, cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử do Bộ Công an cấp khi thực hiện thủ tục hành chính thuế bằng phương thức điện tử. Điều này giúp việc kê khai và nhận thông báo từ cơ quan thuế thuận tiện hơn nếu được thiết lập đúng ngay từ đầu.
1.3. Hồ sơ hóa đơn điện tử
Đây là phần không thể thiếu trong hồ sơ kế toán ban đầu nếu doanh nghiệp có phát sinh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và cần xuất hóa đơn. Theo hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT; trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận qua phương thức điện tử.
1.4. Hồ sơ kế toán nội bộ ban đầu
Đây là nhóm mà nhiều doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua, nhưng lại là phần quyết định chất lượng sổ sách về sau. Bộ hồ sơ này thường bao gồm danh mục tài khoản kế toán, mẫu chứng từ sử dụng nội bộ, quy trình phê duyệt chi phí, quy trình thanh toán, cách lưu trữ hóa đơn – hợp đồng – biên bản, và bảng phân công trách nhiệm giữa người lập chứng từ, người duyệt và người hạch toán.
Từ 01/01/2026, khi Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực, doanh nghiệp càng cần chuẩn hóa nhóm hồ sơ này để vận hành theo khung kế toán mới thay vì dùng thói quen cũ.
1.5. Hồ sơ ngân hàng và dòng tiền
Doanh nghiệp mới nên tách bạch tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp, đồng thời chuẩn bị hồ sơ để phục vụ giao dịch ngân hàng và thanh toán điện tử. Dù mỗi doanh nghiệp có mức độ phát sinh khác nhau, việc quản lý dòng tiền bằng tài khoản riêng sẽ giúp kế toán đối chiếu sao kê, ghi nhận công nợ và giải trình số liệu rõ ràng hơn. Đây là bước thực hành tốt, nhất là trong giai đoạn đầu khi chứng từ còn ít nhưng cần chuẩn hóa từ đầu.
1.6. Hồ sơ lao động – tiền lương nếu có nhân sự
Nếu doanh nghiệp đã tuyển nhân sự, bộ hồ sơ kế toán ban đầu nên có thêm hợp đồng lao động, thông tin lương thưởng, bảng chấm công, nội quy lao động cơ bản và thông tin phục vụ đăng ký bảo hiểm. Nhóm hồ sơ này không chỉ phục vụ kế toán tiền lương, mà còn là căn cứ để tính chi phí hợp lý, hợp lệ khi ghi nhận vào sổ sách và báo cáo thuế.
1.7. Một số giấy tờ khác
– Quyết định bổ nhiệm giám đốc;
– Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng;
– Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định;
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản photo);
– CCCD/Hộ chiếu của người đại diện pháp luật công ty (bản photo);
– Phiếu đăng ký trao đổi thông tin doanh nghiệp;
– Giấy ủy quyền (trường hợp ủy quyền cho cá nhân nộp hồ sơ).
>>> Xem thêm:
Hướng dẫn kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập
Hướng dẫn chi tiết kế toán cho Hợp tác xã theo quy định mới nhất 2026
2. Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ kế toán ban đầu theo từng bước
Bước 1: Chốt mô hình kế toán sẽ áp dụng
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định mình sẽ áp dụng chế độ kế toán nào và dùng hệ thống tài khoản ra sao. Từ 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC cho chế độ kế toán doanh nghiệp, nên việc thiết lập ban đầu cần bám theo khung mới này để tránh sửa lại sau.
Bước 2: Gom đủ hồ sơ pháp lý và thông tin đăng ký thuế
Ngay sau khi có giấy phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ pháp lý, mã số thuế, thông tin người đại diện, địa chỉ trụ sở, email nhận thông báo thuế và tài khoản sử dụng trên cổng điện tử. Nếu làm sớm, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian khi triển khai hóa đơn điện tử và kê khai thuế sau này.
Bước 3: Đăng ký hóa đơn điện tử trước khi phát sinh xuất hóa đơn
Nếu doanh nghiệp có bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, đừng đợi đến khi cần xuất hóa đơn mới làm thủ tục. Hãy đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để cơ quan thuế chấp nhận trước, sau đó mới phát hành hóa đơn.
Bước 4: Thiết lập lịch kê khai thuế
Doanh nghiệp cần xác định kỳ kê khai thuế GTGT là tháng hay quý. Theo hướng dẫn hiện hành, kỳ tháng nộp chậm nhất ngày 20 tháng sau, kỳ quý nộp chậm nhất ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo. Đây là đầu việc bắt buộc phải có trong lịch của kế toán.
Bước 5: Lập bộ sổ kế toán để ghi nhận từ ngày đầu
Ngay khi đi vào hoạt động, doanh nghiệp nên mở sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, công nợ phải thu, công nợ phải trả, chi phí trả trước, tài sản cố định, hàng tồn kho và doanh thu. Nếu không tách riêng từ đầu, đến cuối tháng hoặc cuối quý sẽ rất khó ráp lại số liệu.
Tóm lại, hồ sơ kế toán ban đầu không chỉ là một danh sách giấy tờ, mà là toàn bộ nền tảng giúp doanh nghiệp mới thành lập ghi nhận đúng, lưu trữ đúng và kê khai đúng. Bộ hồ sơ này thường bao gồm hồ sơ pháp lý, hồ sơ thuế, hồ sơ hóa đơn điện tử, sổ sách kế toán, hồ sơ ngân hàng, hồ sơ nhân sự và toàn bộ chứng từ cần lưu trữ theo quy định kế toán. Việc nắm rõ hồ sơ kế toán ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập gồm những gì sẽ giúp kế toán và doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác điều hành và quản trị.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong giai đoạn khởi đầu và muốn làm kế toán bài bản, rõ ràng, dễ quản lý, hãy bắt đầu bằng việc sử dụng phần mềm kế toán ACMan cho đơn vị của mình. Một hệ thống tốt ngay từ đầu sẽ giúp bạn đi nhanh hơn, gọn hơn và ít rủi ro hơn trong suốt quá trình vận hành.
Để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm thử miễn phí sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
