Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ như hiện nay thì không khó để tìm kiếm một phần mềm tiện ích dù ở bất kỳ lĩnh vực nào. Việc sử dụng phần mềm vào công tác quản lý, vận hành tòa nhà văn phòng đang dần trở nên quen thuộc và phổ biến với các doanh nghiệp kinh doanh và hoạt động trong lĩnh vực quản lý bất động sản. Tuy nhiên, để phát huy được hiệu quả tối đa thì việc lựa chọn một đơn vị triển khai phần mềm uy tín và chất lượng là điều hết sức cần thiết. Được đánh giá là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý, ACMan Building mang tới giải pháp tổng thể cho tòa nhà văn phòng, giúp quản lý tối ưu và toàn diện nhất.
1. Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng hỗ trợ quản lý những gì?
Phần mềm này hỗ trợ tối đa cho hoạt động quản lý tòa nhà văn phòng. Tất cả công việc quản lý đều được phần mềm xử lý. Cụ thể, phần mềm sẽ hỗ trợ quản lý những công việc sau:
a. Quản lý hợp đồng
Phần mềm sẽ tự động quản tự động quản hợp đồng cho thuê. Cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng, diện tích thuê, giá thuê… Đồng thời, quản lý tình trạng của hợp đồng. Bao gồm: thời gian ký kết, thời gian hết hạn, thời gian thu phí, ghi chú,…
Phần mềm cũng sẽ giúp quản lý đầy đủ thông tin về tòa nhà. Bao gồm: thông tin về diện tích, trạng thái mặt bằng, giá thuê mặt bằng,…
b. Quản lý dịch vụ tòa nhà
Các dịch vụ trong tòa nhà như điện, điện thoại, nước, internet,… sẽ được phần mềm lưu trữ. Cụ thể, phần mềm sẽ quản lý chỉ số điện, nước của từng văn phòng. Tính toán thành chi phí cụ thể và xuất hóa đơn. Đơn vị quản lý có thể xem báo cáo so sánh chỉ số giữa các tháng. Điều này sẽ giúp phát hiện những sai sót kịp thời.
Bên cạnh đó, các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như máy lạnh, thang máy, camera,… đều sẽ được phần mềm theo dõi chi tiết. Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng cũng sẽ lưu lại lịch bảo trì các hệ thống. Tự động báo khi đến thời hạn bảo trì. Thiết bị được bảo trì đúng hạn sẽ kéo dài thời gian sử dụng. Đảm bảo hệ thống kỹ thuật vận hành tốt.
c. Quản lý nhân viên
Đơn vị quản lý tòa nhà văn phòng luôn đau đầu vì công tác quản lý nhân viên. Bởi. lượng nhân viên quá nhiều khiến ban quản lý không thể kiểm soát được. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý, điều này sẽ trở nên dễ dàng hơn. Cụ thể, phần mềm sẽ quản lý thông tin của từng nhân viên: họ tên, số điện thoại, chức vụ,… Nhờ vậy, nhân viên có thể nắm công việc và thực hiện hiệu quả.
2. Tại sao cần phải sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng?
a. Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm thời gian, công sức
Phần mềm sẽ quản lý các hạng mục công việc theo lập trình tự động. Nhờ vậy, mọi việc đều được xử lý nhanh chóng. Ban quản lý tòa nhà văn phòng không cần trực tiếp xử lý từng công việc một. Từ đó, giúp ban quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức và tài chính.
Không chỉ vậy, tất cả các công việc được xử lý trên cùng một hệ thống. Tạo ra sự thống nhất, đồng bộ trong quản lý. Tránh tình trạng các phòng ban hoạt động rời rạc, không có sự liên kết.
Phần mềm còn lưu trữ toàn bộ số liệu, tài liệu, báo cáo,… Vì vậy, ban quản lý có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin khi cần thiết. Phần mềm quản lý các dữ liệu khoa học giúp nâng cao hiệu quả quản lý tòa nhà văn phòng.
b. Giảm thiểu chi phí thuê nhân viên khi sử dụng phần mềm
Công việc quản lý tòa nhà văn phòng tương đối nhiều và phức tạp. Vì vậy, mỗi tòa nhà phải thuê lượng nhân sự lớn. Mỗi bộ phận sẽ phải có số lượng nhân sự đủ để điều hành hoạt động. Vậy nên bộ máy quản lý sẽ rất cồng kềnh. Hàng tháng, ban quản lý phải bỏ ra một khoản tiền lớn để trả lương cho lượng nhân sự này.
Sử dụng phần mềm quản lý là một sự lựa chọn tối ưu. Phần mềm sẽ thay thế con người xử lý công việc. Lượng nhân viên sẽ được giảm bớt. Chi phí trả lương cho nhân viên cũng sẽ giảm đi.
c. Tránh những vấn đề không đáng có
Phần mềm sẽ giúp công việc quản lý tránh được những rủi ro không mong muốn. Cụ thể, phần mềm sẽ giúp các tòa nhà văn phòng tránh được những vấn đề sau:
– Sai sót trong xử lý số liệu tài chính, chỉ số điện nước.
– Tranh chấp do mất hợp đồng.
– Quên hạn bảo dưỡng các thiết bị trong tòa nhà.
– Không kiểm soát được tình trạng mặt bằng.
– Không quản lý được thông tin khách hàng.
– Không quản lý được hết nhân viên.
>>> Xem thêm:
Phần mềm quản lý điện và in hóa đơn tiền điện
Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp quản lý và cung cấp nước
3. Phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp nhất – ACMan Building
Phần mềm quản lý tòa nhà ACMan Building là giải pháp quản lý toàn diện tòa nhà, trung tâm thương mại, khối cao ốc văn phòng cho thuê, khu chung cư,… được cung cấp bởi công ty Công ty cổ phần Phát triển Công Nghệ ACMan.
Các tính năng ưu việc và đa dạng của ACMan Building hoàn toàn có thể đáp ứng đầy đủ các công việc quản lý cần thiết như quản lý tài sản, trang thiết bị tòa nhà, quản lý thông tin khách hàng, việc mua/bán/cho thuê căn hộ, quản lý hợp đồng dịch vụ, nhắc việc bảo trì, sữa chữa, vệ sinh, quản lý vận hành thang máy, bãi giữ xe, quản lý các tiện ích (điện/nước/Internet/an ninh…).
Một số tính năng nổi bật của Acman Building:
– Quản lý thông tin chi tiết của căn hộ, văn phòng, số lượng phương tiện trong tòa nhà,… giúp ban quản lý tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí thuê nhân công.
– Quản lý danh sách các hợp đồng cho thuê, thời hạn của các hợp đồng đó và lịch thanh toán.
– Quản lý doanh thu, chi phí, lợi nhuận và hỗ trợ ban quản lý phân tích các báo cáo tài chính.
– Phần mềm có thể lưu trữ tất cả dữ liệu trên cùng một hệ thống, nhờ đó mà ban quản lý và nhân viên chia sẻ tài liệu và làm việc cùng nhau dễ dàng hơn.
Có thể nói, giải pháp quản lý vận hành tòa nhà ACMan Building của ACMan chính là phương án quản lý vận hành tòa nhà thích hợp, linh động với khả năng tùy biến cao, có thể đáp ứng được yêu cầu từ người dùng. Điều này hoàn toàn vượt trội hơn so với các hệ thống phần mềm quản lý thông thường không thể nâng cấp và tùy chỉnh, nhất là khi công nghệ không ngừng thay đổi, nhiều giải pháp phần mềm khó có thể linh động theo kịp được sự thay đổi của các chế độ, chính sách và cơ chế quản lý của hệ thống tòa nhà tại Việt Nam vốn thay đổi hàng năm.
Chọn đúng đơn vị phát triển phần mềm cùng giải pháp phần mềm phù hợp đồng nghĩa với việc chọn một đối tác sẽ giúp tòa nhà tối ưu quản lý vận hành phần nền tảng, hỗ trợ đào tạo, giúp giảm bớt quá trình chuyển đổi, xử lý rủi ro gặp phải và luôn đồng hành cho đến khi quá trình chuyển đổi hoàn tất.
Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm quản lý tòa nhà văn phòng ACMan Building, xin quý khách hàng vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
