Hướng dẫn cách kiểm tra sổ sách kế toán, báo cáo trước khi lập BCTC chi tiết từng loại sổ, từng tài khoản:
1. Đầu năm có kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối:
Đầu năm kết chuyển lời nhuận chưa phân phối:
Đầu năm tài chính có làm bút toán kết chuyển lợi nhuận chưa phân phối năm nay sang lợi nhuận chưa phân phối năm trước, ghi:
Trường hợp TK 4212 có số dư Có (Lãi), ghi:
- Nợ TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay
- Có TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước.
Trường hợp TK 4212 có số dư Nợ (Lỗ), ghi:
- Nợ TK 4211 – Lợi nhuận chưa phân phối năm trước
- Có TK 4212 – Lợi nhuận chưa phân phối năm nay.
= > Kiểm tra lại xem bạn đã mở chi tiết cho TK 421 (gồm 4211,4212) để hoạch toán chưa?
- Cần phải phân biệt lợi nhuận chưa phân phối năm tài chính trước đó với năm hiện tại một cách rạch ròi ko để gom chung 421
- Thường nhiều kế toán hay để gom một cục 421 làm các số liệu lợi nhuận năm trước và nay cấn trừ lẫn nhau
- Việc phân chi tiết 421 giúp bạn xác định được số lỗ năm này với năm kia để làm căn cứ chuyển lỗ sau này
- Đôi khi kế toán thường quên không hoạch toán bút toán này
2. Kiểm tra có hoạch toán thuế môn bài và nộp đầy đủ chưa:
Hoạch toán:
+ Thông tư 200 (Thay thể QĐ 15):
- Tính số thuế môn bài phải nộp : Nợ TK6425 / Có TK 3338
- Nộp thuế môn bài bằng Tiền mặt: Nợ TK 3338 / Có TK 1111
+ Quyết định 48:
- Tính số thuế môn bài phải nộp : Nợ TK6422 / Có TK 3338
- Nộp thuế môn bài bằng Tiền mặt: Nợ TK 3338 / Có TK 1111
Mức vốn điều lệ để tính thuế thuế môn bài phải nộp:
Mức thuế phải đóng: Kê khai + nộp thuế môn bài
Bậc thuế môn bài Vốn đăng ký Mức thuế Môn bài cả năm
- Bậc 1: Trên 10 tỷ = 3.000.000
- Bậc 2: Từ 5 tỷ đến 10 tỷ = 2.000.000
- Bậc 3: Từ 2 tỷ đến dưới 5 tỷ = 1.500.000
- Bậc 4: Dưới 2 tỷ = 1.000.000
Nếu giấy phép rơi vào 01/01 đến 30/06 thì phải đóng 100% đồng
Nếu giấy phép rơi vào 01/07 đến 31/12 bạn được giảm 50% số tiền phải đóng=01/02
Nghĩa là:
- Doanh nghiệp thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 01/01 đến ngày 30/6 thì phải nộp 100% mức thuế môn bài theo quy định ở bảng trên
- Doanh nghiệp thành lập trong khoảng thời gian từ ngày 01/07 đến ngày 31/12 thì phải nộp 50% mức thuế môn bài.
Thuế môn bài cho các chi nhánh:
- Các chi nhánh hạch toán phụ thuộc không có vốn đăng ký: 1.000.000đ
- Các doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập: 2.000.000 đ
Nộp thuế môn bài cho chi nhánh:
- Nếu DN có đơn vị trực thuộc (chi nhánh, cửa hàng…) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh thì nộp Tờ khai thuế môn bài của các đơn vị trực thuộc đó cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp tại trụ sở chính.
- Nếu có đơn vị trực thuộc ở khác địa phương cấp tỉnh nơi người nộp thuế có trụ sở chính thì đơn vị trực thuộc thực hiện nộp Tờ khai thuế môn bài của đơn vị trực thuộc cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị trực thuộc.
Thời hạn nộp tờ khai + tiền thuế môn bài:
- Người nộp thuế mới ra hoạt động kinh doanh chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động SXKD.
- Người nộp thuế mới thành lập cơ sở kinh doanh nhưng chưa hoạt động SXKD thì phải khai thuế môn bài trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, kể từ ngày nhận ĐKKD.
Lưu ý:
- Nếu DN đang hoạt động đã kê khai, nộp thuế môn bài thì không phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho các năm tiếp theo nếu không thay đổi các yếu tố làm thay đổi về mức thuế môn bài phải nộp.
- Nếu có có sự thay đổi các yếu tố liên quan đến căn cứ tính thuế làm thay đổi số thuế môn bài phải nộp của năm tiếp theo thì phải nộp hồ sơ khai thuế môn bài cho năm tiếp theo, thời hạn khai thuế chậm nhất là ngày 31/12 của năm có sự thay đổi.
3. Tiền mặt:
+ Tài khoản 1111 tiền mặt: Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt;
– Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt,
– Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
– Kiểm tra xem số dư trong ngày của tháng có bị âm quỹ, nếu âm quỹ nhập các nghiệp vụ Thu tiền lên trước, nghiệp vụ chi tiền hoạch toán sau
– Nếu bị âm thì tìm biện pháp xử lý: lập hợp đồng vay tiền, giấy vay mượn để bổ sung vốn lưu động tạm thời: Nợ TK 111/ có TK 3388 hoặc theo các phương án đề xuất dưới đây
Xử lý tiền mặt âm:
+ Một là làm lại giấy phép kinh doanh nâng cao vốn điều lệ= >hơi phức tạp do phải đi làm thủ tục xin đổi giấy phép, cách làm này ăn chắc mặc bền
Nợ 111/ có 411
+ Hai là tất cả các khoản mua hàng hóa đều ghi nhận nợ treo ở tài khoản 331* khi nào có tiền thì trả lại khách hàng
Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331*
Nợ 331/ có 111
+ Ba là làm phiếu thu tiền mặt + hợp đồng vay mượn với cá nhân lãi xuất 0%=> cách này chiếm tỉ lệ 99% kế toán hay dùng
Nợ 111/ có 3388
+ Bốn là xem như ai đó đầu tư tài trợ cho không biếu không
Nợ 111/ có 711
= > Cách này ko ai dùng vì bị đánh thuế TNDN 20% nếu bạn muốn bị đuổi việc ngay tức thì làm kiểu này đảm bảo bạn được mời ra khỏi công ty nhanh chóng mà ko cần phải xin phép nghỉ.
– Có nhiều kế toán làm để tiền mặt bị âm, ghi nhớ tiền mặt không bao giờ được phép âm
4. Tiền gửi ngân hàng
+ Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng:
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê;
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê,
- Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê
- Mỗi ngân hàng là một tài khoản chi tiết ví dụ: 1121 ngân hàng Agribank, 1122 ngân hàng á châu…..
- Nếu mở tổng hợp thì phải có bảng theo dõi các đối tượng 112 là tài khoản tổng hợp, các đối tượng NH0001: ngân hàng Agribank, NH0002: ngân hàng á châu….
- In đầy đủ sổ Cái và sổ tiền gửi kiểm tra xem đã khớp nhau chưa, ở sổ tiền gửi thì số dư cuối kỳ phát sinh xem có bị âm ở ngày nào không, nếu âm thì sắp xếp lại nghiệp vụ thu lên trước nghiệp vụ chi hoạch toán sau, hoặc có hoạch toán nhầm số liệu
Chứng từ ngân hàng: Chú ý các trường hợp chuyển khoản cho hóa đơn > 20.000.000 đ
- In sao kê đầy đủ 12 tháng kèm theo các chứng từ: Giấy báo Nợ, Giấy báo Có của Ngân hàng
- Mỗi tháng là một tập kẹp lại của tháng nào ra tháng đó đừng để lẫn lộn
- Ủy nhiệm chi thì phô tô để kẹp cùng hóa đơn > 20.000.000 đ hoặc chuyển khoản
- Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, số dư hàng tháng và số dư cuối năm khớp với số dư cuối năm trên sổ
- phụ Ngân hàng hay không? Đối chiếu kiểm tra kỹ hàng tháng của năm tài chính
– Phải có đầy đủ sổ phụ theo từng tháng gồm có: sổ phụ, giấy báo (nợ, có), chứng từ đi kèm (giấy nộp tiền, ủy nhiệm chi, lệnh chi,…). Có sao kê hàng tháng và năm.
– Vừa phải có sổ phụ file cứng và file mềm kết xuất từ Internet Banking. Công ty nào chưa đăng ký thì nên đăng ký, để kiểm tra cho dễ, ko cần phải tìm tới tìm lui trong đống sổ phụ. Cả chính kế toán cũng dễ làm việc, và sau này cung cấp cho thuế. Thuế chủ yếu làm việc trên file trước, sau đó nghi vấn hoặc cần xác thực cái gì thì họ mới tìm bản gốc.
– Nếu lỡ có thiếu chứng từ gì đó, thì cuối năm nên kiểm tra lại để đi xin in lại bổ sung cho đủ, chỉ tốn thêm tiền phí, chứ đến lúc bị kiểm tra mới đi bổ sung thì mệt. Mấy cái này không có đáng, tháng nào xong tháng đó luôn cho khỏe, đừng để bị hành vì những cái linh tinh ko đáng này nhé.
Kiểm tra kỹ lại hoạch toán kế toán các nghiệp vụ thanh toán và chuyển tiền, vì trên sao kê ngân hàng ghi đôi khi không rõ ràng kế toán thường hoạch toán râu ông này cắm cằm bà kia
Các lưu ý đối với hóa đơn đầu vào > 20.000.000
Các trường hợp chuyển khoản giữa bên Mua và bên Bán như sau:
– Bên Mua Nộp thẳng tiền vào tài khoản bên Bán = Giấy nộp tiền => Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc cty thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc cty thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán từ tài khoản cty Bên Mua thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán = > Hơp lệ
5. Tài khoản 334 :
- Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh,
- Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
- Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng;
- Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
- Kiểm tra các bút toán hoạch toán tiền lương có khớp với sổ sách không
- Chứng từ ký tá có đầy đủ
- Có đăng ký mã số thuế TNCN để cuối năm làm quyết toán hay không, lương thời vụ dưới 03 tháng mỗi lần chi trả có giữ lại 10% hay không
- Các khoản phụ cấp có khớp với các khoản phụ cấp trên bảng lương hay không
- Khi tăng lương có lập phụ lục hợp đồng và quyết định tăng lương hay không
- Phải phân biệt các khoản nào được miến thuế TNCN khi quyết toán, khoản nào chị thuế TNCN: tiền cơm
- không được vượt quá 680.000đ/tháng, áo quần lao động 1 năm không vượt quá 5.000.000đ/người
Lương, thưởng:
- Hợp đồng lao động+chứng minh thư phô tô
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi
- Tất cả có ký tá đầy đủ
- Đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MSTTNCN
- Hồ sơ của người lao động đầy đủ thì càng tốt
- Tờ khai:Quyết tóan thuế TNCN cuối năm
- Tờ khai thuế TNCN tháng quý nếu có phát sinh
- Các chứng từ nộp thuế TNCN nếu có
+ Về tiền ăn giữa ca: nếu không vượt quá 680.000đ/tháng thì đều là chi phí hợp lý
- Căn cứ Thông tư số 123/2012/TT-BTC ngày 27/07/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế TNDN
- Căn cứ điểm 2e Điều 1 Thông tư số 62/2009/TT-BTC ngày 27/3/2009 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về thuế TNCN:
“ Đối với khoản tiền ăn giữa ca: không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động nếu người sử dụng lao động trực tiếp tổ chức bữa ăn giữa ca cho người lao động.
Trường hợp, đơn vị chi trả thu nhập không trực tiếp tổ chức bữa ăn ca mà chi tiền ăn ca trực tiếp cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội. Trường hợp chi cao hơn mức hướng dẫn của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động ”.
– Thông tư số 10/2012/TT-BLĐTBXH ngày 26/4/2012 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện mức lương tối thiểu chung đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, thì mức tiền ăn giữa ca áp dụng đối với người lao động trong các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu được quy định. Từ ngày 01/05/2012, mức tiền chi cho bữa ăn giữa ca tính theo ngày làm việc thực tế trong tháng không vượt quá 680.000 đồng/tháng:
Chú ý:
- Nếu ký hợp đồng dưới 03 tháng dính vào vòng luẩn quẩn của thuế TNCN để tránh chỉ có các lập bảng kê 23 để tạm không khấu trừ 10% của họ (điều kiện đã có MSTTNCN tại thời điểm ký hợp đồng, và chỉ có thu nhập 1 nơi)
- Nhưng ký > 3 tháng lại rơi vào ma trận của BHXH
Căn cứ Tiết khoản i, Điểm 1, Điều 25, Chương IV Thông tư 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật thuế thu nhập cá nhân có hiệu lực từ 01/7/2013 quy định :“Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại điểm c, d, khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân.”
+ Một là mỗi lần chi trả trong tháng <=2.000.000 đồng
+ Hai là phân chia tỉ lệ số người tách làm 2: tốp 01 làm quý 01 và quý 03, tốp 02 làm quý 02 và quý 04 như vậy đảm bảo yếu tố dưới 03 tháng không phạm luật bảo hiểm, không vi phạm luật thuế nếu đủ điềm kiện: có MST, cá nhân chỉ làm một nơi duy nhất
+ Bảng cam kết 23 chỉ có tác dụng tại thời điểm người lao động làm việc cho doanh nghiệp đã có MST ví dụ một trường hợp bị truy thu thếu TNCN như sau công nhân làm từ tháng 1/2013 đến tháng 3/2013 nhưng phải đến tháng 12/2013 kế toán mới đăng ký MST TNC cho họ thì sau này cơ quan thuế cũng truy thu 10% khi thanh tra thuế tại doanh nghiệp
+ Bản cam kết 23 chỉ có tác dụng lá bùa chắn khi cá nhân đó chỉ có thu nhập duy nhất một nơi
+ Kế toán chủ yếu lo làm công tác kế toán cho tốt nên tốt nhất hãy ký 6-12 tháng hoặc trên 03 tháng để sau này tránh huệ lụy truy thu thuế VAT, còn việc bảo hiểm là chuyện của bảo hiểm, hãy hoàn thành tốt công tác sổ sách với thuế đi đã
+ Trong năm nếu cá nhân trong doanh nghiệp không phát sinh thuế TNCN do mức lương chưa đến mức phải nộp thì kế toán vẫn phải quyết toán thuế TNCN cho họ có nhiều kế toán tưởng không phát sinh thuế TNCN nên ko làm quyết toán thuế TNCN năm.
6. Tài khoản 142, 242, 214:
Số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 142, 242, 214
– Kiểm tra xem có lập bảng phân bổ hàng tháng hay không?
– Số tiền phân bổ trên sổ sách có khớp với trên bảng phân bổ hay không? Khớp phát sinh trong kỳ = TK 142,242,214 , khớp số dư cuối kỳ TK 142,242 với giá trị còn lại cần phân bổ của bảng phân bổ 142,242
– Kiểm tra xem số năm phân bổ của công cụ dụng cụ có đúng với thời gian tối đa 36 tháng theo quy định về phân bổ giá trị công cụ dụng cụ, hay phân bổ thời gian dài hơn so với quy định
– Đối với tài sản công cụ dụng cụ có thông qua tài khoản 153 trung gian hay không? Hay đưa thẳng vào tài khoản 142,242
Hoach toán : theo chuẩn mực kế toán
- Khi mua: Nợ TK 153,1331/ có TK 111,112,331
- Kết chuyển sử dụng: Nợ TK 142,242/ Có TK 153
- Phân bổ hàng kỳ: Nợ 627,641,642/ có 142,242
Hoach toán: có những kế toán thường làm tắt không qua tài khoản 153 với lý do mua về dùng luôn nên ko nhập kho nên ko đưa vào 153 về mặt nguyên lý kế toán không phù hợp nhưng về mặt giá trị phân bổ bản chất vẫn là qua 142,242 nên người ta mua về làm ngay bút toán tắt. việc hoạch toán như vậy làm người xem ko thể biết đâu là dòng tiền chi đâu là tài sản chờ phân bổ
- Khi mua: Nợ TK 142,242,1331/ có TK 111,112,331
- Phân bổ hàng kỳ: Nợ 627,641,642/ có 142,242
Lưu ý: với công cụ dụng cụ nhập kho thì cuối kỳ tài khoản 153 vẫn có số dư bình thường giống với hàng tồn kho 152,156,155. Việc phân bổ hàng tháng phải căn cứ vào bảng phân bổ
Hỗ trợ kế toán và lập báo cào tài chính
7 . Thuế đầu vào: 1331
+ Tài khoản 1331: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO,
– Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];
– Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
– Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu vào có khớp số lượng hóa đơn đầu vào đã kê khai trên phụ lục phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO , có mất mát hay thiếu hụt tờ nào hay không
– Kiểm tra nội dung kê khai thuế trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, MST, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng , đơn giá, thành tiền….trên hóa đơn có khớp với tờ khai = > những hóa đơn bị sai phải lập điều chỉnh sai sót trước khi có quyết định thanh kiểm tra thuế về KHBS để điều chỉnh bổ sung một cách kịp thời, kèm theo biên bản giải trình sẵn tránh tình trạng sau này sai sót từ những năm trước đó bây giờ kiểm tra sẽ quên hết tất cả, tránh bị luống cuống, lo lắng lúc này đây chính là cẩm nang giải cứu của bạn
– Kiểm tra kỹ các hóa đơn > 20.000.000 của những năm từ 2013 về trước, có chứng từ thanh toán qua ngân hàng hay không: Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ + Khi chuyển khoản đi : Ủy nhiệm chi, nếu quá 06 tháng chưa khai báo thuế mà kế toán bỏ sót sau đó lại kê khai trên tờ khai thuế = > thì phải lập biên bản điều chỉnh KHBS điều chỉnh giảm số thuế được khấu trừ xuống, thanh toán có chậm quá 06 tháng: Hợp Đồng Kinh Tế/Mua Bán- quy định rõ điều khoản trả chậm để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của những năm 2013 về trước
– Những tháng khai báo sai khi so sách thì số dư TK 1331 cuối tháng có thể lệch với chỉ tiêu [43] của tờ khai lúc này ko căn cứ tờ khai để kiểm tra đối chiếu mà căn cứ vào tờ khai điều chỉnh để làm căn cứ đối chiếu số dư, sang tháng phát hiện sai sót nhớ điểu chỉnh chênh lệch vào chỉ tiêu [37] và [38] để điều chỉnh lại lúc này sẽ khớp lại tờ khai bình thường
Chú ý:
1. Các lưu ý đối với hóa đơn đầu vào > 20.000.000
Các trường hợp chuyển khoản giữa bên Mua và bên Bán như sau:
– Bên Mua Nộp thẳng tiền vào tài khoản bên Bán = Giấy nộp tiền => Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc cty thanh toán sang tài khoản giám đốc hoặc cá nhân Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng tài khoản giám đốc cty thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán = > Không hợp lệ
– Bên Mua Dùng Ủy nhiệm chi thanh toán từ tài khoản cty Bên Mua thanh toán sang tài khoản Công Ty bên Bán = > Hơp lệ
2. Chuẩn bị hóa đơn chứng từ như sau:
– Xuất tất cả bảng kê ra một file excel: copy phụ lục bảng kê mua vào một sheet, bán ra một sheet để sau này khi cơ quan thuế đến sẽ yêu cầu bản mềm này, nếu không có hoặc không còn do mỗi lần nâng cấp HTKK bị mất dữ liệu ngồi nhập lại sẽ rất mất thời gian và công sức.
– Lọc những hóa đơn nào > 20.000.000 ghi chú lại thanh toán chuyển khoản UNC chưa ? ngày tháng năm nào ?
– Kiểm tra lại đối chiếu lại và pho tô hoặc kẹp UNC vào các hóa đơn đầu ra vào các hóa đơn đầu vào > 20.000.000 , kiểm tra việc chuyển tiền cho khách có đúng hạn hợp đồng thanh toán , có đúng tài tài khoản của khách, kiểm tra hình thức thanh toán đã đúng chưa
– Kiểm tra từng hóa đơn với bảng kê của hai phụ lục ra và vào xem có kê khai sai chổ nào: Tay trái cầm hóa đơn để bên trái, còn bên phải để bảng kê tay phải cầm viết chì dò cái nào sai nghi nghờ ghạch đánh đấu, cái nào ok chếch dấu “V” hoặc “–“ làm lần lượt 12 tháng.
+ Các vấn đề sai sót có thể gặp:
– Hóa đơn sai tên công ty , địa chỉ, mã số thuế…việc sai có có làm biên bản điều chỉnh không, nếu sai thì kẹp biên bản điều chỉnh cùng hóa đơn bị sai, sai số tiền khai báo thuế hay tiền hàng có làm hồ sơ điều chỉnh KHBS hay chưa
– Lập thêm một bản word giải trình cho những sửa đổi như KHBS những thứ cảm thấy nghi ngờ sẽ bị truy hỏi.
Kiểm tra những hóa đơn có nội dung hàng hóa đầu vào hay chi phí đó có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay không ( ví dụ : hóa đơn metro cả sếp mua sắm đồ của nhà thì kiểm tra nếu thấy khai báo thì làm KHBS điều chỉnh giảm và loại bỏ chi phí đó ra khi quyết toán thuế TNDN trước khi cơ quan thuế vào kiểm tra bóc ra, nên tốt nhất nên làm trước, nên hóa đơn nào nghi ngờ thì ngay lâp tức loại bỏ).
8 . Thuế Đầu ra:
+ Tài khoản 33311: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA,
– Số dư Có đầu kỳ sổ cái TK 33311 = Số dư Có đầu kỳ TK 33311 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT phải nộp của tờ khai thuế = chỉ tiêu [40] trên tờ khai thuế; là số thuế phải nộp trong tháng kê khai
-Kiểm tra số lượng hóa đơn đầu ra có khớp số lượng hóa đơn đầu ra đã kê khai trên phụ lục phụ lục PL 01-1_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA, có mất mát hay thiếu hụt tờ nào hay không
-Kiểm tra nội dung kê khai thuế trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, MST, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng , đơn giá, thành tiền….trên hóa đơn có khớp với tờ khai = > những hóa đơn bị sai phải lập điều chỉnh sai sót trước khi có quyết định thanh kiểm tra thuế về KHBS để điều chỉnh bổ sung một cách kịp thời, kèm theo biên bản giải trình sẵn tránh tình trạng sau này sai sót từ những năm trước đó bây giờ kiểm tra sẽ quên hết tất cả, tránh bị luống cuống, lo lắng lúc này đây chính là cẩm nang giải cứu của bạn
– Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó
Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào = > thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu [43]
– Kiểm tra báo cáo sử dụng hóa đơn BC26 số lượng hóa đơn đầu ra đã sử dụng có khớp với số lượng trên BC26, hóa đơn xóa bỏ có khớp, các biên bản thu hồi, xóa bỏ xuất thay thế có đầy đủ
– Hàng kỳ có nộp báo có sử dụng hóa đơn đầy đủ hay không, kiểm tra có lập thông báo phát hành hóa đơn đầy đủ thủ tục hay không? Có thông báo phát hành hóa đơn trước 05 ngày mới sử dụng hay không?
– Kiểm tra các bút toán kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ hàng tháng có đúng không quy luật chung như sau
+Kết chuyển VAT được khấu trừ:
Nếu đầu kỳ 1331 + phát sinh 1331 > phát sinh 33311 => lấy phát sinh 33311
Nếu đầu kỳ 1331 + phát sinh 1331 < phát sinh 33311 => lấy đầu kỳ 1331 + phát sinh 1331
=> nguyên tắc là cái nào có giá trị thấp hơn thì lấy giá trị nhỏ
– Về hóa đơn chứng từ: kiểm tra xem các thông tin trên hóa đơn có chính xác, tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, nội dung hàng hóa, số lượng, thành tiền, và thuế có bị sai theo quy định sử dụng hóa đơn không
– Nếu trong năm có phát sinh Dư Nợ TK 1331 và Dư Có TK 33311 đừng lấy gì làm ngạc nhiên
ví dụ:
Tháng 9/2014 Đầu vào dư Nợ 1331 100 triệu , Dư Có 33311= 200 triệu => thuế được khấu trừ tháng này là: Nợ 33311/ có 1331= 100 triệu => Dư Có TK 33311=100 triệu
Nhưng sang tháng 10/2014 Đầu vào dư Nợ 1331 100 triệu , Dư Có 33311= 50 triệu => thuế được khấu trừ tháng này là: Nợ 33311/ có 1331= 50 triệu => Dư Nợ TK 1331=50 triệu
– Do đó việc vừa có dư Nợ 1331 và vừa có Dư Có 33311 phát sinh trong năm ko có gì ngạc nhiên cả
9. Hàng tồn kho:
- Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
- Số Phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
- Số Phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
- Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
– Kiểm tra các hóa đơn về hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào hóa đơn có lập đầy đủ phiếu nhập kho, số lượng, thành tiền của phiếu nhập kho có khớp với hóa đơn không.
– Kiểm tra có đầy đủ chứ ký tá đầy đủ giữa người giao người nhận hay không
– Có lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng tháng hay không, có sổ thẻ kho chi tiết cho các hàng hóa hay không?
– Hàng hóa có bị âm kho hay không, có xuất nhầm hoặc xuất những măt hàng không có trong kho không?
10. Tài khoản 331 và 131:TK 131 và 331 là tài khoản lưỡng tính vừa có số dư bên nợ lại vừa có số dư bên có
– TK 131 phải thu khách hàng:
TK 131 số dư NỢ khi khách hàng mua tiền nhưng chưa thanh toán : Dư Nợ 131 = MS 131 trên BCĐKT thuộc khoản phải thu
TK 131 số dư CÓ khi khách hàng ứng trước tiền hàng cho doanh nghiệp (mình) những chưa lấy hàng nên để treo bên Có = MS 313 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– TK 331 phải trả người bán:
TK 331 số dư NỢ khi mình ứng trước tiền mua hàng cho người bán : Dư Nợ 131 = MS 132 trên BCĐKT trả trước cho người bán thuộc khoản phải thu
TK 331 số dư CÓ mình đi mua hàng nợ bên bán treo bên Có = MS 312 trên BCĐKT thuộc khoản phải trả
– Không được phép cấn trừ công nợ khi phát sinh vừa là người mua hàng đồng thời cũng là người cung cấp hàng hóa trên cùng một đối tượng khách hàng, nếu cấn trừ công nợ thì phải có văn bản xác nhận của hai bên rồi mới được phép cấn trừ công nợ của nhau, cuối năm làm cái giấy xác nhận công nợ đối chiếu giữa hai bên cái này công ty nhà nước hay làm còn tư nhân thì hay bỏ qua bước này
Thủ tục cấn trừ công nợ giữa hai đối tượng vừa là người mua đồng thời cũng là người bán
+ Bảng đối chiếu công nợ
+ Biên bản thỏa thuận về việc cấn trừ công nợ với nhau
+ Hoạch toán: Nợ 331/ có TK 131* để cấn trừ công nợ lẫn nhau
– Cuối năm phải lập biên bản đối chiếu công nợ với các công ty Mua và Bán hàng có ký tá đóng đấu xác nhận của hai bên cái này đặc biệt quan trọng nếu công ty nào có kiểm toán vào kiểm tra hồ sơ doanh nghiệp nên những công ty nào có kiểm toán ghé thăm họ thường cuối năm sẽ làm bảng đối chiếu công nợ Fax và gủi sang đóng dấu xác nhận rùi mới lên báo cáo tài chính đó là tính thận trọng cần thiết trong nghề nghiệp
– Nếu trên bảng tổng hợp công nợ Tài khoản 131 và Tài khoản 331: vừa có số dư Bên Nợ + số Dư Bên Có mà khi nhìn lên bảng cân đối phát sinh lại chỉ có số dư một bên thì chứng tỏ kế toán đã ko hiểu tính chất lưỡng tính của hai tài khoản này nên mới để cấn trừ nhau
– Khi thanh tra thuế tại doanh nghiệp thường cán bộ thuế thường hay chú ý Bên Có TK 131 và Bên Có TK 331:
+ Bên Có TK 131 phải xem tại sao chưa xuất hóa đơn ví dụ: nếu là công ty xây dựng: đã nghiệm thu giai đoạn và khách đã thanh toán nhưng doanh nghiệp vẫn chưa xuất hóa đơn, sẽ bị truy hồi tố lại thời điểm nghiệm thu để tính doanh thu và thuế GTGT, nếu là công trình tư nhân thì có thể nhờ họ ký lại biên bản nghiệm thu còn nếu là của công trình nhà nước thì vạn sự khó cứu vãn vì mỗi lần thanh toán giai đoạn đều có hồ sơ nghiệm thu và hồ sơ thanh toán qua kho bạc nên khó có thể có phương án xử lý tốt hơn được
+ Bên Có TK 331: bạn phải nhắc sếp và doanh nghiệp có phương án thanh toán chuyển khoản để được khấu trừ thuế
Chú ý:
-Trước năm 2014 hóa đơn thông thường hay hóa đơn VAT nếu có giá trị lớn hơn 20.000.000 thì phải chuyển khoản mới được khấu trừ nếu không chuyển khoản được thanh toán bằng tiền mặt thì vẫn là chi phí hợp lý
– Từ ngày 1/1/2014 hóa đơn thông thường hay hóa đơn VAT nếu có giá trị lớn hơn 20.000.000 thì phải chuyển khoản mới được khấu trừ và được tính vào chi phí hợp lý
(Theo Luật số 32/2013/QH13, NGHỊ ĐỊNH Số: 218/2013/NĐ-CP, THÔNG TƯ Số: 78/2014/TT-BTC)
Chúc các bạn thành công!
