Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Cùng với sự ra đời của Thông tư 68/2019/TT-BTC và hàng loạt các chính sách hỗ trợ của nhà nước, hóa đơn điện tử đang dần đi vào cuộc sống. Rất nhiều doanh nghiệp đã và đang tích cực chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang sử dụng HDDT. Tuy nhiên, do vẫn còn nhiều bỡ ngỡ nên các bạn kế toán vẫn gặp một số sai sót trong quá trình triển khai và phát hành hóa đơn.
Vậy cách để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành sao cho đúng cách? Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành trong những trường hợp nào? Đừng bỏ qua bài viết này, ACMan sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi trong bài viết dưới đây.
1. Khi nào cần hủy hóa đơn điện tử đã phát hành?
Trước khi tìm hiểu cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, bạn cần biết các hóa đơn điện tử đã phát hành cần phải hủy trong những trường hợp nào.
Theo quy định thì các hóa đơn dù đã phát hành nhưng khi có phát hiện sai sót thì sẽ phải tiến hành hủy bỏ. Cụ thể:
- Trường hợp thứ nhất: Hóa đơn điện tử đã được lập, đã gửi cho người mua nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa được giao thì phát hiện ra thông tin hiển thị trên hóa đơn có sai sót.
- Trường hợp thứ hai: Hóa đơn điện tử đã lập, đã gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế.
Với cả hai trường hợp trên thì doanh nghiệp đều phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã phát hành, đồng thời lập lại một hóa đơn khác thay thế. Tuy nhiên, khi tiến hành hủy hóa đơn phải tuân thủ yêu cầu sau:
- Chỉ được hủy hóa đơn điện tử khi có sự đồng ý, xác nhận của cả 2 bên mua và bán; có hiệu lực theo đúng thời hạn mà 2 bên mua và bán đã thỏa thuận.
- Hóa đơn điện tử dù đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định của pháp luật.
- Sau khi đã hủy, bên bán cần lập hóa đơn điện tử mới để thay thế theo đúng quy định rồi gửi lại cho bên mua.
- Yêu cầu nội dung trên hóa đơn lập mới để thay thế cần phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …; Ký hiệu …; gửi ngày … tháng … năm…”.
2/ Cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Với cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo đúng quy định pháp luật, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây.
Bước 1: Bạn lập Biên bản hủy bỏ hóa đơn
Trên nội dung của Biên bản hủy bỏ hóa đơn cần ghi rõ nội dung bị sai, nội dung cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý rằng biên bản này phải có chữ ký, đóng dấu của hai bên mua và bán.
Bước 2: Bạn tiến hành hủy hóa đơn điện tử đã lập
Thao tác hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập sẽ được tiến hành ngay trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng, chẳng hạn như phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice.
Theo đó, bạn cần đăng nhập hệ thống của phần mềm hóa đơn điện tử doanh nghiệp mình sử dụng, khai báo thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”.
Tiếp theo, bạn lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất ra file XML để nộp file này cho cơ quan thuế. Sau khi đã nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn đến cho cơ quan thuế, bạn nên để hóa đơn đã hủy ở trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế để có thể dễ dàng kiểm soát hóa đơn trên hệ thống.
Bước 3: Bạn lập hóa đơn điện tử thay thế trên phần mềm
Sau khi đã thực hiện đúng cách hủy hóa đơn để hoàn tất việc hủy, bạn cần lập hóa đơn điện tử thay thế. Hóa đơn thay thế hóa đơn đã hủy phải được lập đúng theo quy định pháp luật. Chẳng hạn như luôn phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…; Ký hiệu…; Ngày… tháng… năm…”.
Việc sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn bên cạnh lỗi chủ quan của kế toán viên còn có thể phát sinh do lỗi của phần mềm. Đặc biệt là sau Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ tài chính đã công bố một bộ quy định mới về các tiêu chuẩn dành cho một công ty phần mềm hóa đơn điển tử nhằm đảm bảo tính đồng bộ và thống nhất giữa nhà nước và doanh nghiệp.
Do đó, khi lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm, quý khách hàng nên lựa chọn cho mình một đơn vị uy tín. ACMan tự hào là một trong số các nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các quy định về Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC cũng như được cục thuế Hà Nội, Bắc Ninh và nhiều tỉnh thành trên cả nước lựa chọn là đối tác phối hợp triển khau HDDT trên địa bàn.
Đồng hành cùng Tổng cục thuế trong lộ trình triển khai hóa đơn điện tử, ACMan có nhiều ưu đãi đặc biệt dành cho Doanh nghiệp như sau:
- Đổi hóa đơn giấy lấy hóa đơn điện tử,
- Miễn phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng HĐĐT với Cơ quan Thuế,
- Miễn phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản,
- Miễn phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau,
- Miễn phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm.
….
Ngoài ra còn hàng loạt cách chính sách ưu đãi đặc biệt dành riêng cho từng đối tượng là khách mời mới, khách hàng cũ, khách hàng lớn,… Các doanh nghiệp muốn nhận ưu đãi và dùng thử phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn:
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
