Một hệ thống quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một công cụ ngày càng hữu ích trong các khách sạn hiện đại, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS đúng đắn, quý khách hàng cần nắm rõ phần mềm này có thể làm được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?
PMS một giải pháp phần mềm khách sạn, hỗ trợ các khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Chúng thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS?
Một giải pháp hệ thống quản lý khách sạn ngày càng quan trọng bởi vì ngành khách sạn hiện đại được thúc đẩy bởi công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có thể đến từ nhiều kênh, giá cần được điều chỉnh thông minh cho mục đích quản lý doanh thu. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phụ vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến khi thanh toán, trả phòng cần phải được diễn ra đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Điều này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với những thách thức này.
Một hệ thống quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ các thủ tục giấy tờ không cần thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Ngoài ra, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.
3. Các tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?
Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp hệ thống PMS trên thị trường, điều quan trọng là phải xác định một hệ thống có các tính năng phù hợp cho khách sạn của bạn. Dưới đây là mười một trong số các tính năng quan trọng nhất của một phần mềm quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng
Tính năng đầu tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý các yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống tốt sẽ cho phép nhân viên dễ dàng thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng
Ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã tới khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho các chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi tới các khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn
Tiếp theo, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Hơn nữa, phần mềm nên có khả năng tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng, để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kỳ dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo
Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất cần thiết trong ngành khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm phù hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì ACMan Hotel có thể là giải pháp mà các bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
Xem thêm về: Phần mềm quản lý nhà hàng
4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn ACMan Hotel
Những tính năng chính của ACMan Hotel:
- Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,
- Quản lý các bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,
- Quản lý khách hàng và các công nợ,
- Quản lý kho hàng,
- Thống kê, báo cáo chính xác.
Hệ thống quản lý khách sạn ACMan Hotel quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách các phòng trống, vị trí và giá các phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý các giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
ACMan Hotel giúp bộ phận lễ tân có thể thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý các khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể xử lý một số vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Phần mềm quản lý tình trạng các buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý các tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Tính năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhân viên quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng nhiều để có phương hướng kinh doanh tốt hơn.
Hệ thống quản lý khách sạn ACMan Hotel quản lý thông tin của khách hàng chi tiết như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý các công nợ nếu có, đưa ra định mức và hạn phải thu các công nợ.
Tính năng xuất báo cáo chi tiết của ACMan giúp khách sạn thống kê tình hình kinh doanh cụ thể cho người quản lý. Báo cáo có thể tùy chọn các số như ca làm việc, các dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình trạng các phòng và còn nhiều vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
Với giao diện trực quan, thân thiện và dễ sử dụng, ACMan Hotel là hệ thống quản lý khách sạn chuyên nghiệp đang được rất nhiều đơn vị tin dùng và triển khai cho khách sạn của mình. Để trải nghiệm thử miễn phí phần mềm, xin quý khách vui lòng liên hệ với Phòng Kinh Doanh của ACMan để được tư vấn và giải đáp chi tiết.
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
