Quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn GTGT

Quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn GTGT

   Hóa đơn giấy là loại hóa đơn rất dễ bị làm giả, làm sai. Do đó, để thắt chặt công tác quản lý loại hóa đơn này thì Tổng Cục Thuế và Bộ Tài Chính đã xây dựng một bộ hệ thống các quy định khá chặt chẽ. Đặc biệt là các quy định về ký duyệt hóa đơn.

Vậy, hóa đơn GTGT có những yêu cầu nào về chữ ký trên hóa đơn, có bắt buộc người mua và người bán ký hay bên liên quan nào kí. Dưới đây là các quy định về chữ ký trên hóa đơn GTGT, các doanh nghiệp cần lưu ý để tránh sai sót.

Các quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị giá tăng

quy-dinh-ve-viec-su-dung-chu-ky-tren-hoa-don-gia-tri-gia-tang

  • Điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 quy định bắt buộc người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
  • Bên cung cấp hàng hóa, dịch vụ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho người trực tiếp khác ký. Điền đầy đủ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn GTGT.
  • Bên mua hàng không nhất thiết phải có chữ ký trong trường hợp mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX … Khi lập hóa đơn tại phần “người mua hàng (ký và ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX…
  • Chữ ký phải được ký bằng bút bi hoặc bút mực. Không sử dụng bút phai màu.
  • Không được ký bằng mực đỏ.
  • Chữ ký phải là chữ ký tươi không sử dụng bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
  • Không được sửa chữa, tẩy xóa chữ ký.
  • Chữ ký của một người phải thống nhất và đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.

Xử phạt về vi phạm chữ ký trên hóa đơn GTGT

Theo nghị định 41/2018/NĐ-CP ngày 12/03/2018 có hiệu lực từ 01/05/2018 xử phạt hành chính vi phạm sau về chữ ký.

a. Phạt tiền từ 3 đến 5 triệu đồng với các vi phạm

  • Tẩy xóa sửa chữa chữ ký.
  • Ký hóa đơn gtgt bằng mực màu đỏ, mực phai màu.
  • Ký bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

b. Phạt tiền từ 5 đến 10 triệu đồng với các hành vi

  • Ký khi chưa ghi đủ nội dung theo quy định của hóa đơn giá trị gia tăng thuộc trách nhiệm của người ký.
  • Ký hóa đơn mà không đúng thẩm quyền.
  • Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký.
  • Không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên hóa đơn.

Tuy nhiên, quý khách hàng cũng nên lưu ý là: Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định chữ ký phải thống nhất chứ không bắt buộc phải giống nhau từng chi tiết một.

Ví dụ, khi đăng ký chữ “ACMan” thì buộc sau đó phải ký đủ chữ “ACMan”, chữ “ACMan” có thể mập hoặc ốm hơn chữ đã đăng ký, nét chữ đậm hoặc nhạt hơn chữ đã đăng ký.

Nhưng nếu ký tắt thành “AC”, “AMan” hoặc tự ý thêm “Công ty ACMan” sẽ không được gọi là thống nhất.

Như vậy, nếu chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký trên hóa đơn GTGT thì có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Giải quyết mọi khó khăn với hóa đơn điện tử

   Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điển tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, xuất, gửi, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Khi doanh nghiệp sử dụng HDDT thì sẽ phải sử dụng chữ ký số.

Chữ ký số (hay còn gọi là Token) là một dạng chữ ký điện tử. Chữ ký số là một dạng thức đã được mã hóa tất cả các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số, thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet và được thừa nhận về mặt pháp lý.

Như vậy, khi quý khách hàng sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử với chữ ký số, hóa đơn sẽ luôn được đảm bảo thống nhất về mặt hình thức, tránh được hiện tượng làm giả hay những quy định ngặt nghèo khác về mặt pháp lý khác như: màu mực, tẩy xóa,…

Việc ứng dụng hóa đơn điện tử còn giúp quý khách hàng:

  • Tiết kiệm chi phí hành chính. Không mất thời gian đi lại, chờ đợi.
  • Việc ký kết các hóa đơn điện tử có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào. Chỉ cần máy tính có kết nối Internet và người ký được cấp quyền sử dụng chữ ký số.
  • Việc chuyển tài liệu, hồ sơ đã ký cho đối tác, khách hàng, cơ quan quản lý… diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.

Như vậy, ACMan vừa chia sẻ cùng quý khách hàng các quy định bắt buộc về chữ ký trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hi vọng có thể phần nào giúp việc quản trị và xuất lập hóa đơn của quý khách hàng diễn ra thuận lợi và chính xác.

Xem thêm:

Nếu quý khách hàng muốn sử dụng thử phần mềm hóa đơn điện tử hoặc cần tư vấn về các vấn đề có liên quan thì xin hãy liên hệ với chúng tôi:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN

  • Phòng 608-G5, Five Star Garden, Số 2 Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
  • Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn

 

Bình luận

Xem thêm

Contact Me on Zalo