Tin hoạt động

Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ mà kế toán cần biết

5/5 - (1 vote) cảm ơn bạn thích bài viết

Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ mà kế toán cần biết

Việc vi phạm thời hạn lưu trữ hóa đơn, những chứng từ kế toán đều có những quy định rõ ràng. Nếu kế toán không nắm được những quy định lưu trữ này rất dễ xảy ra tình trạng hủy bỏ hóa đơn, những tài liệu quan trọng trước thời hạn và bị xử phạt không đáng có hoặc lưu trữ quá lâu dẫn đến tốn phí lưu trữ.

Các thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo quy định

Thứ nhất, báo cáo tài chính, quyết toán thuế – lưu trữ 10 năm

Những chứng từ, tài liệu về báo cáo tài chính, quyết toán thuế lưu trữ 10 năm bao gồm:

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các số kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp

Báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán

Báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán

Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP).

Thứ hai, hóa đơn – lưu trữ 10 năm

Sẽ không phân biệt là hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử, hóa đơn sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm. Theo đó, kế toán cần lưu trữ hóa đơn đúng quy định tránh tiêu hủy trước thời hạn, làm mất hay thất lạc hóa đơn tránh bị xử phạt (làm mất, hư hỏng hóa đơn bị phạt từ 4 – 50 triệu)

(Căn cứ theo Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và Thông tư số 39/2014/TT-BTC).

Thứ ba, hợp đồng lao động – lưu trữ 5 năm

Sau khi chấm dứt hợp đồng, hợp đồng sẽ được lưu trữ tối đa 5 năm. Chính vì vậy, kế toán không được hủy bỏ bất cứ hợp đồng nào sau khi chấm dứt hợp đồng.

(Căn cứ Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011)

Thứ tư, phiếu thu/chi, xuất nhập kho – lưu trữ 5 năm

Lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với các chứng từ sau:

Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. – Các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

(Căn cứ theo Điều 12 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016)

Thứ năm, hồ sơ tài sản cố định – lưu trữ 10 năm

Đối với các chứng từ liên quan đến tài sản cố định như:

Thanh lý, nhượng bán tài sản

Kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản

(Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP).

Thứ sáu, tờ hải quan – lưu trữ 5 năm

Căn cứ theo quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 , thời hạn lưu trữ tờ khai hải quan là 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai.

Thời hạn này áp dụng thống nhất cho cả tờ khai hải quan giấy và tờ khai hải quan điện tử (Công văn số 1697/GSQL-GQ1 ngày 2/12/2016). (Luật số 54/2014/QH13 ngày 23/6/2014).

Thứ bảy, hồ sơ thẩm định giá – lưu trữ 10 năm

Đối với hồ sơ thẩm định giá có 2 trường hợp:

Nếu lưu trữ bằng hồ sơ giấy thì thời hạn lưu trữ sẽ là 10 năm

Nếu lưu trữ dạng điện tử lưu trữ vĩnh viễn

(Căn cứ theo quy định của Thông tư số 323/2016/TT-BTC ngày 16/12/2016)

Thứ tám, hồ sơ xin cấp C/O – lưu trữ 3 năm

Căn cứ theo quy định tại Hiệp định thương mại hàng hóa ATIGA, thời hạn lưu trữ hồ sơ đề nghị cấp C/O là 03 năm kể từ ngày cấp. Việc xử lý C/O hết thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp C/O quyết định.

(Công văn số 4173/TCHQ-GSQL ngày 17/4/2014

Lưu trữ, quản trị hóa đơn, chứng từ đơn giản hơn với phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice

Có thể thấy, lưu lượng dữ liệu cần lưu trữ nhiều và tốn không gian nhất chính là hóa đơn. Đây đồng thời cũng là dữ liệu có thời hạn kéo dài nhất với thời hạn là 10 năm. Mức phạt khi xảy ra rủi ro cũng ở mức khá cao.

Do đó, việc lưu trữ và quản trị hóa đơn thực sự đã trở thành cơn ác mộng với rất nhiều kế toán. Cùng với đó là nỗi lo về mất, hỏng, thất lạc hóa đơn luôn thường trực. Và đó chính là lúc các doanh nghiệp nên tính toán đến phương án chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử để giải quyết nỗi lo này.

Theo đó, hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá. Dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quý doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức lưu trữ trực tuyến hoặc ngoại tuyến tùy vào nhu cầu cá nhân. Cụ thể:

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữu hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Tuy nhiên, để giảm thiểu tình trạng xảy ra các cuộc tấn công mạng hoặc những vấn đề bất khả kháng, Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế khuyến khích và tiến tới bắt buộc các doanh nghiệp phải lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Tuy nhiên, dù là hình thức nào đi nữa thì hóa đơn điện tử cũng thể hiện được sự ưu việt rõ ràng hơn hẳn so với hóa đơn giấy truyền thống. Qua đó có thể thấy được sự cần thiết của hóa đơn điện tử trong công cuộc hội nhập ngày nay. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, dễ dàng trong quản lý mà còn an toàn trong quá trình sử dụng.

Hi vọng những chia sẻ trên đây của ACMan có thể phần nào giúp quý khách hàng có thêm một sự lựa chọn trong công tác lưu trữ, bảo quản hóa đơn, chứng từ của doanh nghiệp mình. Nếu quý khách hàng cần tư vấn về hóa đơn điện tử và thuế thì hãy liên hệ với chúng tôi:

Có thể bạn quan tâm:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN