Tin hoạt động

3 điều kiện cần đảm bảo khi khởi tạo hóa đơn để được cấp mã xác thực của cơ quan thuế

5/5 - (2 vote) cảm ơn bạn thích bài viết

3 điều kiện cần đảm bảo khi khởi tạo hóa đơn để được cấp mã xác thực của cơ quan thuế

Hiện nay số lượng các đơn vị sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đều tăng trưởng qua các năm, tuy nhiên quy định cấp mã thì không phải tất cả đều đã nắm được.

Khác với hóa đơn thông thường, với hóa đơn điện tử có mã thì người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn sau khi cơ quan thuế cấp số hóa đơn và mã xác thực. Sau đó mới được chính thức phát hành hóa đơn.

Do đó, để có thể phát hành được một hóa đơn chuyển tới các đối tác của mình, các doanh nghiệp cần nắm rõ các điều kiện để khởi tạo hóa đơn theo đúng quy chuẩn thì mới được cơ quan thuế cấp mã. Trong bài viết dưới đây, ACMan sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức đang tìm hiểu về hình thức hóa đơn này có thông tin cụ thể hơn.

Điều kiện để hóa đơn điện tử được cấp mã

Theo điểm a Khoản 2 Điều 16 Nghị định 119/2018/NĐ-CP, đối với loại hình hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn để được hệ thống Tổng cục Thuế cấp mã cần đáp ứng các điều kiện sau:

a. Đảm bảo đúng thông tin đăng ký theo quy định tại Điều 14 Nghị định 119

Thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Được cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Trường hợp có thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Nếu thuộc đối tượng chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử: được cơ quan thuế gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119

b. Đảm bảo đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Nghị định 119

Không chỉ hóa đơn điện tử có mã xác thực mà ngay cả hóa đơn thường cũng luôn cần phải tuân theo các theo quy định về chuẩn dữ liệu của Bộ Tài chính. Cụ thuể, trong hóa đơn khi khởi tạo cần phải có đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Nghị định 119:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;

Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán;

Tên, mã số thuế, địa chỉ của người mua (nếu người mua có mã số thuế);

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;

Tổng số tiền thanh toán;

Chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán;

Chữ ký điện tử, chữ ký số của người mua (nếu có);

Thời điểm lập hóa đơn điện tử;

Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)

c. Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 119

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tạm ngừng kinh doanh;

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

Trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính.

Tìm đến đơn vị tư vấn và cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín

Đối với các doanh nghiệp, đơn vị đang tìm hiểu hay chuẩn bị chuyển sang hóa đơn điện tử, có rất nhiều thông tin, quy định, chính sách và cả những điều kiện về hạ tầng kỹ thuật, hệ thống, cơ sở vật chất, nguồn nhân lực cần nắm được. Để quá trình chuẩn bị và sử dụng hóa đơn điện tử sau này được thuận lợi, phần lớn các doanh nghiệp lựa chọn đồng hành với một nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Trong lĩnh vực hóa đơn điện tử, có thể nói Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan là một trong những đơn vị đi tiên phong. Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của ACMan đã được Tổng cục Thuế thẩm định, chứng nhận đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết về nghiệp vụ hóa đơn.

Bên cạnh các tính năng cơ bản, AC-Invoice còn được khách hàng đánh giá cao bởi phù hợp với đa dạng loại hình, quy mô, ngành nghề kinh doanh và đem đến nhiều những tiện ích ưu việt khác. Không chỉ vậy, ACMan luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng giải đáp mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm cùng kỹ năng chuyên môn cực cao. Chúng tôi cũng cung cấp các giải pháp về đào tạo kỹ năng nghề kế toán và dịch vụ tư vấn về thuế, tài chính,… qua đó giúp doanh nghiệp có thêm các giải pháp toàn diện hơn trong quản trị doanh nghiệp.

Xem thêm:

Để tìm hiểu thêm về phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invocie, quý khách hàng xin vui lòng liên hệ với chúng tôi:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN