Tiền ăn trưa, ăn giữa ca là khoản phúc lợi mà hầu hết các doanh nghiệp đều có nhằm hỗ trợ thêm cho nhân viên của mình. Tuy nhiên, kế toán cần nắm rõ về khoản phúc lợi này để có thể sử dụng hợp lý cho lợi ích của cả doanh nghiệp và người lao động. Trong bài viết dưới đây, ACMan sẽ chia sẻ chi tiết về cách thức hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca này.
1. Quy định về tiền ăn
Trước khi đi vào cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa cho người lao động thì ACMan xin được chia sẻ một vài các quy định liên quan đến tiền ăn như sau:
a. Thuế TNCN với tiền ăn ca, ăn trưa
Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa, ăn trưa ca cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn.
– Nếu doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn, mua phiếu ăn, xuất ăn cho nhân viên thì được Miễn toàn bộ thuế thu nhập cá nhân.
– Nếu doanh nghiệp không tự tổ chức nấu ăn mà chi tiền cho người lao động (phụ cấp vào lương) thì được miễn tối đa 730.000 đồng/người/tháng (Theo Thông tư số 26/2016/TT-BLĐTBXH của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội)
Như vậy, hạch toán tiền ăn ca mếu mức chi cho tiền ăn ca cao hơn quy định trên thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
b. Thuế TNDN với chi phí tiền ăn ca, ăn trưa
Công văn Số: 66920/CT-HTr V/v trả lời chính sách thuế của Cục thuế thành phố Hà Nội đã quy định khá rõ về các khoản chi phí này, cụ thể:
“Theo quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC, không có khống chế tiền ăn trưa trả cho người lao động.”
Như vậy, Khi hạch toán tiền ăn ca các công ty có các khoản chi tiền ăn trưa thì để được tính vào chi phí được trừ phải đáp ứng được các điều kiện về hóa đơn chứng từ theo quy định tại Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC.
2. Cách hạch toán tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca
Tùy vào hình thức doanh nghiệp chi trả tiền ăn ca, ăn trưa cho cán bộ công nhân viên mà chúng ta sẽ có những cách hạch toán tiền ăn ca khác nhau. Cụ thể như sau:
a/ Trường hợp 1: Tiền ăn ca, ăn trưa được phụ cấp vào lương (Phụ cấp bằng tiền, hàng tháng tính trên bảng lương)
Khi hạch toán tiền ăn ca các bạn kế toán cần căn cứ vào bảng tính lương: Khoản tiền ăn trưa, ăn giữa ca của nhân viên bộ phận nào thì cho vào chi phí tương ứng bộ phận đó:
- Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
- Có TK 334 – Phải trả người lao động
* Khi chi trả cho công nhân viên và người lao động của doanh nghiệp, ghi:
- Nợ TK 334 – Phải trả người lao động
- Có các TK 111, 112,…
* Lưu ý: Theo Thông tư 133 thì:
- Các TK 622, 623, 627 hạch toán vào TK 154
- TK 641 hạch toán vào TK 6421
- TK 642 hạch toán vào TK 6422
=>> Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán tiền lương theo thông tư 133 và thông tư 200
b/ Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua phiếu ăn, xuất ăn cho NLĐ
Hạch toán chi phí:
- Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
- Nợ TK 133 (Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ)
- Có TK 111/112/331
c/ Trường hợp 3: Doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn (mua thực phẩm về tự chế biến)
Với trường hợp này, hạch toán tiền ăn ca doanh nghiệp cần phải đáp ứng được một số điều kiện theo quy định của pháp luật, cụ thể:
– Về cơ sở vật chất: có dụng cụ nấu ăn: nồi, bếp…
– Về chứng từ: có hóa đơn, chứng từ theo quy định, đối với chi phí thực phẩm mua không có hóa đơn thì cần lập bảng kê 01/TNDN – Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào không có hóa đơn Ban hành kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính.
* Hạch toán chi phí
- Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
- Nợ TK 133 (Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ)
- Có TK 111/112/331
d/ Trường hợp 4: có tạm ứng tiền ăn cho người đi mua thực phẩm vào đầu tháng để đi mua thức ăn, thực phẩm trong tháng
Trường hợp có tạm ứng tiền ăn cho người đi mua thực phẩm vào đầu tháng để đi mua thức ăn, thực phẩm trong tháng thì hạch toán tiền ăn ca như sau:
- Nợ 141
- Có 111/112: số tiền tạm ứng
Đến cuối tháng tổng hợp hết các chi phí tiền ăn trong tháng rồi tất toán chi phí thì hạch toán tiền ăn ca:
- Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
- Nợ TK 133 (Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ)
Có TK 111/112/331 (Số tiền phải chi thêm so với số tạm ứng – Nếu có)
- Có 141: số đã tạm ứng
Nếu số tiền đã chi tạm ứng cao hơn với số thực chi trong tháng thì hạch toán tiền ăn ca
- Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
- Nợ 111/112/334/338… Số tiền tạm ứng cao hơn với số thực chi
- Nợ TK 133 (Nếu có và đủ điều kiện khấu trừ)
- Có 141: số đã tạm ứng
Trên đây là một vài chia sẻ của ACMan về nghiệp vụ hạch toan tiền ăn ca, ăn trưa, ăn giữa ca, hi vọng có thể giúp ích phần nào cho các bạn kế toán.
Với các doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản lý tiền ăn ca, ăn trưa vì đơn vị có quá nhiều công nhân, quá nhiều phòng ban hay áp dụng nhiều cách thức phụ cấp tiền ăn khác nhau, dễ gây nhầm lẫn trong nghiệp vụ thì các bạn có thể áp dụng phần mềm kế toán ACMan cho doanh nghiệp của mình.
Bên cạnh việc dễ dàng đáp ứng các nghiệp vụ căn bản như xuất – nhập số liệu, quản lý công nợ, quản lý nhân sự, hạch toán tiền ăn ca,… phần mềm còn có rất nhiều tính năng ưu việt như: xuất báo cáo nội bộ, báo cáo tài chính, tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử,…
Nếu các bạn có các câu hỏi liên quan đến thuế, kế toán cần giải đáp hay có nhu cầu dùng thử miễn phí phần mềm kế toán ACMan thì có thể liên hệ trực tiếp ở đây:
Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Website: acman.vn
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
