Cách hạch toán mua xe ô tô và các chứng từ, nghiệp vụ kế toán cần nắm

Hạch toán mua xe ô tô và trích khấu hao cho ô tô vốn được biết là nghiệp vụ khó đối với kế toán, nhất là những kế toán mới ra trường. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán giải đáp thắc mắc mua xe ô tô hạch toán mua xe ô tô như thế nào và cung cấp các chứng từ, nghiệp vụ kế toán cần nắm và trích khấu hao cho các trường hợp cụ thể.

1. Bộ chứng từ khi hạch toán mua xe ô tô

Bộ hồ sơ hạch toán mua xe ô tô đầy đủ sẽ bao gồm những giấy tờ cần thiết như sau::

– Hóa đơn giá trị GTGT bản sao y bản gốc, bản chính do phía Công An lưu giữ;

– Hợp đồng mua bán, thanh lý tài sản;

– Biên bản giao nhận tài sản có ký kết đầy đủ của các bên;

– Biên lai thu phí: lệ phí trước bạ, phí đăng ký biển số, phí kiểm định, phí đường bộ, bảo hiểm….;

– Chứng từ thanh toán không sử dụng tiền mặt (bắt buộc): Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng.

2. Các bút toán hạch toán mua xe ô tô

Căn cứ theo Điểm a, Khoản 1, Điều 4, Thông tư 45/2013/TT-BTC quy định: “Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua sắm (kể cả mua mới và cũ): là giá mua thực tế phải trả cộng (+) các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hoàn lại), các chi phí liên quan trực tiếp phải chi ra tính đến thời điểm đưa tài sản cố định vào trạng thái sẵn sàng sử dụng như: lãi tiền vay phát sinh trong quá trình đầu tư mua sắm tài sản cố định; chi phí vận chuyển, bốc dỡ; chi phí nâng cấp; chi phí lắp đặt, chạy thử; lệ phí trước bạ và các chi phí liên quan trực tiếp khác.”

Tức là các khoản lệ phí trước bạ, phí đăng kiểm, kiểm định sẽ được hạch toán mua xe ô tô vào nguyên giá của ô tô.

Các bút toán hạch toán mua xe ô tô gồm:

a. Hạch toán mua ô tô

– Nợ TK 211

– Nợ TK 1331

– Có TK 331/112

Trường hợp Doanh nghiệp vay ngân hàng để mua xe và Ngân hàng sẽ giải ngân trực tiếp cho bên bán, hạch toán mua xe ô tô:

– Nợ TK 331

– Có TK 341

b. Hạch toán nộp lệ phí trước bạ ô tô

Bút toán hạch toán lệ phí trước bạ xe ô tô:

– Nợ TK 211

– Có TK 3339

Hạch toán lệ phí trước bạ xe ô tô khi DN nộp lệ phí vào Ngân sách nhà nước:

– Nợ TK 3339

– Có TK 1111

c. Hạch toán phí đăng ký xe

Khi đăng ký xe, kế toán hạch toán mua xe ô tô:

– Nợ TK 211

– Có TK 3339

Khi nộp phí đăng ký xe cho cơ quan, hạch toán mua xe ô tô:

– Nợ TK 3339

– Có TK 111

d. Hạch toán phí kiểm định xe

– Nợ TK 211

– Nợ TK 1331

– Có TK 111, 112

e. Hạch toán bảo hiểm xe

Hạch toán bảo hiểm xe loại 1 năm kể từ ngày làm hợp đồng bảo hiểm:

– Nợ TK 242

– Có TK 111

Vì là Tài sản cố định có thời gian khấu hao nên hàng tháng, kế toán doanh nghiệp thực hiện thêm bút toán trích khấu hao, cách tính khấu hao tài sản cố định dựa trên các phương pháp mà doanh nghiệp áp dụng:

– Nợ TK 642, 641…

– Có TK 214

f. Hạch toán các khoản thuế:

Trường hợp DN mua ô tô nhập khẩu thì khi hạch toán mua xe ô tô, kế toán phải hạch toán thêm các khoản thuế:

– Nợ TK 211

– Có TK 3332, 3333

Khi nộp thuế vào ngân sách nhà nước, ghi:

– Nợ TK 3332, 3333

– Có TK 111/121

>>> Xem thêm:

Hạch toán và phân bổ chi phí vận chuyển theo từng trường hợp

Cách hạch toán tài sản cho thuê tài chính

3. Cách hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ và xe ô tô trên 1.6 tỷ

Do không phải trường hợp đặc biệt nên việc hạch toán mua xe ô tô dưới 1.6 tỷ là điều dễ dàng với kế toán. Còn đối với trường hợp đặc biệt – xe ô tô trên 1.6 tỷ, căn cứ vào quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, Thông tư 151/2014/TT-BTC, Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC thì:

– Tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô sử dụng vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng (giá chưa có thuế GTGT) thì số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng không được khấu trừ.

– Phần trích khấu hao TSCĐ tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ô tô chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn)… là khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý:

– Theo quy định ở trên thì đối với các doanh nghiệp sử dụng ô tô vào việc kinh doanh để vận chuyển hành khách, hàng hóa, kinh doanh dịch vụ du lịch, làm mẫu và lái thử (DN kinh doanh ô tô) thì thuế sẽ được khấu trừ toàn bộ.

– Cần nắm chắc điều kiện xác định là tài sản cố định hữu hình và cách xác định nguyên giá tài sản cố định để tính chính xác giá trị của ô tô trước khi tiến hành hạch toán lên sổ.

Vì là trường hợp khó xử lý hạch toán mua xe ô tô và trích khấu hao nên kế toán cần đặc biệt lưu ý, tham khảo thêm về cách trích và ghi nhận khấu hao xe ô tô trên 1.6 tỷ tại đây. Về cơ bản thì xe có giá mua lớn hơn 1,6 tỷ vẫn là tài sản cố định và vẫn thực hiện hạch toán tương tự xe có trị giá dưới 1,6 tỷ.

Tuy nhiên, như các quy định được trình bày phía trên, phần thuế giá trị gia tăng tính trên vượt mức 1,6 tỷ sẽ không được khấu trừ mà tính trực tiếp vào nguyên giá của TSCĐ.

Mua Tài sản cố định nói chung và mua xe ô tô nói riêng là nghiệp vụ kế toán tương đối phức tạp. Song, TSCĐ là bộ phận quan trọng trong hệ thống tài sản của doanh nghiệp và thường có trị giá rất lớn đòi hỏi kế toán phải ghi nhận chính xác. Các phần mềm công nghệ như phần mềm kế toán online ACMan sẽ giúp kế toán nhiều trong nghiệp vụ ghi nhận TSCĐ. ACMan toán hỗ trợ tính toán chi tiết, hạch toán mua xe ô tô, đầy đủ và chính xác nguyên giá TSCĐ, hoàn toàn đáp ứng yêu cầu ghi nhận đối với tất cả nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TSCĐ và các sổ sách báo cáo liên quan.

Để được trải nghiệm thử miễn phí phần mềm, xin quý khách hàng vui lòng liên hệ:

Group Hỗ trợ: https://www.facebook.com/groups/Acman.vn/

Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan

Website: acman.vn

Điện thoại: 1900 63 66 85

Hotline: 0966 04 34 34

Email: sales@acman.vn