Trong quá trình bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp không tránh khỏi những trường hợp phải điều chỉnh giá trị hóa đơn đã lập. Từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mang đến khung pháp lý mới cho việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót. Bài viết dưới đây của ACMan sẽ hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo quy định mới nhất của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Xuất hóa đơn điều chỉnh giảm trong trường hợp nào?
Căn cứ vào Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán có trách nhiệm xử lý theo quy định của pháp luật khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
Theo đó, đối với các trưởng hợp làm giảm doanh thu, giá trị thanh toán hoặc tiền thuế GTGT, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Cụ thể:
– Trường hợp 1: Điều chỉnh giảm do ghi sai số lượng hàng hóa: Nếu hóa đơn đã xuất ghi số lượng nhiều hơn thực tế giao thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần số lượng chênh lệch.
– Trường hợp 2: Điều chỉnh giảm do ghi sai đơn giá hoặc thành tiền: Đối với trường hợp này, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch. Ví dụ, hóa đơn bán giá đúng là 4,800,000 đồng nhưng trên hóa đơn ghi 5,000,000 đồng thì cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm 200,000 đồng và số thuế GTGT tương ứng.
– Trường hợp 3: Điều chỉnh giảm do áp dụng sai thuế suất GTGT: Nếu doanh nghiệp áp dụng thuế suất cao hơn quy định, sau khi xác định sai ssot sẽ lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đã tính thừa.
– Trường hợp 4: Điều chỉnh giảm khi phát sinh chiết khấu thương mại sau bán hàng: Sau khi kết thúc chương trình bán hàng và đạt doanh số theo hợp đồng, nếu khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm số tiền chiết khấu và thuế GTGT tương ứng theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
– Trường hợp 5: Điều chỉnh giảm khi giảm giá hàng bán: Sau khi giao hàng, doanh nghiệp chấp nhận giảm giá do hàng hóa không đúng chất lượng, giao chậm hoặc theo thỏa thuận với khách hàng.
– Trường hợp 6: Điều chỉnh giảm khi người mua trả lại hàng hóaKhi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa đã mua, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần giá trị hàng hóa được trả lại theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
– Trường hợp 7: Điều chỉnh giảm khi quyết toán hoặc nghiệm thu làm giảm giá trị thanh toán: Đối với các hợp đồng xây dựng, tư vấn, dịch vụ hoặc dự án, sau quyết toán hoặc nghiệm thu nếu giá trị thanh toán thực tế thấp hơn giá trị đã xuất hóa đơn, doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch.
2. Cách viết và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót hoặc phát sinh nghiệp vụ làm giảm giá trị thanh toán, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán phải thực hiện đúng trách nhiệm quy định tại Điều 15 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm việc tạo lập hóa đơn, gửi cơ quan thuế cấp mã và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn đã lập.
Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định nội dung sai sót
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm, doanh nghiệp cần rà soát hóa đơn đã phát hành để xác định chính xác nội dung cần điều chỉnh, bao gồm:
– Sai số lượng hàng hóa, dịch vụ.
– Sai đơn giá hoặc thành tiền.
– Sai thuế suất hoặc tiền thuế GTGT.
– Phát sinh giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại hoặc trả lại hàng hóa.
– Các trường hợp khác làm giảm giá trị thanh toán theo thực tế phát sinh.
Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định chính xác số tiền, tiền thuế và giá trị cần điều chỉnh để đảm bảo việc lập hóa đơn đúng quy định.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh và ghi rõ lý do điều chỉnh giảm
Doanh nghiệp căn cứ hóa đơn điện tử đã lập để lập hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đầy đủ thông tin theo quy định và có nội dung tham chiếu đến hóa đơn đã lập trước đó để xác định rõ hóa đơn được điều chỉnh.
Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn cho người mua
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo hình thức sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp:
– Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để được cấp mã, sau đó gửi hóa đơn đã được cấp mã cho người mua.
– Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số và gửi trực tiếp hóa đơn điều chỉnh cho người mua, đồng thời chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo phương thức và thời điểm quy định.
Việc tạo lập, gửi hóa đơn và chuyển dữ liệu phải thực hiện đúng trách nhiệm của người bán theo Điều 15 và Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bước 4: Kê khai hóa đơn điều chỉnh
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh (nếu phát sinh) theo quy định của pháp luật về thuế.
Doanh nghiệp đồng thời phải lưu trữ hóa đơn điện tử và bảo đảm dữ liệu hóa đơn được chuyển đến cơ quan thuế đúng quy định nhằm phục vụ công tác quản lý, đối chiếu và thanh tra, kiểm tra khi cần thiết.
>>> Xem thêm:
Điểm mới đáng lưu ý của Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử
Tổng hợp điểm mới của Nghị định 255/2026/NĐ-CP về quản lý thuế đối với các giao dịch liên kết
Có thể thấy, việc lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ yêu cầu đúng về hình thức mà còn phải bảo đảm tính chính xác, minh bạch và khả năng truy vết đối với hóa đơn gốc. Thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro về thuế, kế toán và tránh các phát sinh không cần thiết trong quá trình thanh tra, kiểm tra.
Để quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ và sổ sách kế toán hiệu quả hơn, doanh nghiệp nên sử dụng Phần mềm kế toán tích hợp hóa đơn điện tử ACMan. ACMan sẽ giúp bạn quản lý hóa đơn tập trung, đối chiếu dữ liệu nhanh chóng, giảm thiểu sai sót và đáp ứng các quy định mới của pháp luật.
Mọi chi tiết về sản phẩm, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
