Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi quan trọng trong quy định về hóa đơn điện tử, trong đó đáng chú ý là những trường hợp cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp chi tiết các trường hợp phổ biến phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo nghị định 70/2025/NĐ-CP.
1. Cách điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai từ ngày 01/06/2025 theo nghị định 70/2025/NĐ-CP
Căn cứ theo quy định tại khoản 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc thay thế, điều chỉnh hóa đơn được thực hiện như sau:
– Với nghiệp vụ Điều chỉnh hóa đơn điện tử: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Với nghiệp vụ Thay thế hóa đơn điện tử: Nếu sai sót nghiêm trọng hơn, người bán có thể lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai, ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải ký số và gửi cho người mua. Trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán gửi cơ quan thuế để cấp mã mới.
2. Tổng hợp các trường hợp cần điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử
2.1. Trường hợp hóa đơn điện tử lập sai
Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, bao gồm cả các hóa đơn đã được cấp mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế, người bán cần thực hiện các bước xử lý sau:
– Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế: Nếu có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, và các nội dung khác không sai, người bán chỉ cần thông báo với người mua về sai sót và không cần lập lại hóa đơn. Người bán cũng cần thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA.
– Trường hợp có sai sót về mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
2.2. Trường hợp thay đổi về giá trị hoặc khối lượng hàng hóa
Khi có sự thay đổi về giá trị hoặc khối lượng hàng hóa căn cứ theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh phản ánh sự thay đổi này (phát sinh giảm ghi âm (-) hoặc phát sinh tăng ghi dương (+) phù hợp với thực tế).
2.3. Trường hợp chiết khấu thương mại
Nếu có chiết khấu thương mại dựa trên số lượng hoặc doanh số, người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho số tiền chiết khấu, kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.
2.4. Trường hợp trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ
– Trường hợp trả lại hàng hóa: Nếu người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán lập hóa đơn điều chỉnh. (trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.)
– Trường hợp hàng hóa thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
– Trường hợp trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh ghi rõ số tiền hoàn, lý do hoàn trả.
– Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập. Trên hóa đơn điều chỉnh cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
2.5. Trường hợp tổ chức tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn phí dịch vụ thanh toán
Khi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đã lập hóa đơn thu phí dịch vụ thanh toán thẻ ngân hàng sau đó phát sinh giao dịch hoàn phí dịch vụ thanh toán cho đơn vị chấp nhận thẻ thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn điều chỉnh không cần có thông tin “Điều chỉnh cho hóa đơn số…. Mẫu số… ký hiệu… ngày…tháng…năm.”
2.6. Trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông
Khi có các thay đổi liên quan đến việc thanh toán cước dịch vụ viễn thông, người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh.
(Căn cứ theo quy định tại khoản 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
>>> Xem thêm:
Trường hợp nào ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Cách xử lý hóa đơn điện tử khi trả lại hàng hoá, dịch vụ từ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
3. Một số lưu ý khi áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;
– Trường hợp hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;
– Điều chỉnh giá trị trên hóa đơn: Người bán sẽ điều chỉnh giá trị theo đúng thực tế, ghi dấu dương (tăng) hoặc âm (giảm).
– Khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn, người bán và người mua sẽ kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh hoặc thay thế.
– Hóa đơn điều chỉnh đối với các trường hợp quy định tại mục 2 sẽ được kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, và người mua sẽ kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào công nghệ số để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và tuân thủ pháp luật trong quản lý hóa đơn, việc nắm rõ quy định về các trường hợp cần điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là vô cùng quan trọng.
Với AC-Invoice, doanh nghiệp không chỉ tránh được rủi ro khi xử lý sai sót mà còn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai phạm và xây dựng được hệ thống hóa đơn chuyên nghiệp, hiện đại.
Để được tư vấn và trải nghiệm thử miễn phí phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice, xin quý khách vui lòng liên hệ:
Fanpage: Công ty Cổ phần ACMan
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
