Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Có rất nhiều loại sổ kế toán như sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản… bởi vậy mà công tác lập sổ, nhập dữ liệu, lưu trữ và quản lý thường gặp rất nhiều khó khăn. Thấu hiểu điều đó, ACMan đã cho ra đời giải pháp sổ kế toán điện tử để giúp các bạn kế toán và doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí cho nghiệp vụ này.
1. Khái niệm sổ kế toán điện tử là gì?
Hiện nay, trong hệ thống pháp luật hiện hành không có quy định về sổ kế toán điện tử. Nhưng đã có bộ quy định khá chi tiết và đầy đủ về các khái niệm sổ kế toán, chứng từ điện tử và chữ ký số
Theo đó, chứng từ điện tử là chứng từ không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy. Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán khi đáp ứng các điều kiện nhất định của pháp luật, được thể hiện dưới đây.
Một là, chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định
Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện từ là một loại chứng từ kế toán, nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015. Đó là;
– Tên và số hiệu của chứng từ;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.
Hai là, chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
Ba là, chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định trên.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Như vậy, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản là sổ kế toán điện tử chính là chứng từ điện tử của sổ kế toán giấy. Sổ kế toán điện tử này có giá trị pháp lý như sổ kế toán giấy thông thường. Chữ ký tươi được thay thế bằng chữ ký số.
>>> Xem thêm:
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice
2. Lợi ích của sổ kế toán điện tử ACMan
Sổ kế toán điện tử là một sản phẩm của Công ty Cổ phần Phát triển Công Nghệ ACMan – Đơn vị hàng đầu Việt Nam với 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử, kê khai thuế, quản trị doanh nghiệp… cho hàng nghìn tổ chức và cá nhân trên cả nước.
Sổ kế toán điện tử ACMan tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về chế độ kế toán và bảo mật thông tin. Khi ứng dụng sẽ mang tới cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn, cụ thể:
– Nhờ được tích hợp sẵn với phần mềm kế toán ACMan, các bạn kế toán có thể dễ dàng xuất sổ kế toán ra mà không cần tốn công sức nhập liệu, chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào.
– Giảm chi phí in sổ kế toán và chi phí bảo quản, lưu trữ… so với sử dụng sổ kế toán giấy, từ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu. Ưu điểm của sổ kế toán điện tử là quá trình xử lý nhanh, thông tin trên sổ kế toán được liên kết trực tiếp với phần mềm kế toán ACMan.
– Giảm rủi ro mất, cháy sổ kế toán và các khoản phạt liên quan…
– Đơn giản, trực quan, dễ sử dụng.
Trên đây là một vài chia sẻ của chúng tôi về khái niệm và những lợi ích khi sử dụng sổ kế toán điện tử.
Các bạn kế toán muốn được thử trải nghiệm giải pháp sổ kế toán điện tử của ACMan xin vui lòng liên hệ:
Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ ACMan
Điện thoại: 1900 63 66 85
Hotline: 0966 04 34 34
Email: sales@acman.vn
