Tìm hiểu về quy trình ghi sổ kế toán

Tìm hiểu về quy trình ghi sổ kế toán
5 (100%) 1 vote[s]

Quy trình ghi sổ kế toán

   Sổ kế toán có vai trò cực kỳ quan trọng với cả doanh nghiệp lẫn các cơ quan kiểm toán. Nó giúp cho cơ quan thuế có thể giám sát, thanh tra hoạt động của doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác. Vì vậy nên doanh nghiệp cần phải ghi chép và lưu trữ các dữ liệu của cuốn sổ này một cách chi tiết, đầy đủ, đồng thời phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật.

Trong bài viết này, ACMan sẽ chia sẻ cùng các bạn quy trình ghi sổ kế toán.

1. Khái niệm sổ kế toán

   Sổ kế toán của doanh nghiệp là dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và Chế độ kế toán này.

2. Các loại sổ kế toán

 

Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm. Sổ kế toán gồm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

  • Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ Nhật ký, Sổ Cái.
  • Số kế toán chi tiết gồm: Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại Sổ Cái, sổ Nhật ký. Và quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ, thẻ kế toán chi tiết.

a. Sổ kế toán tổng hợp

*  Sổ Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ kế toán và trong một niên độ kế toán theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng các tài khoản của các nghiệp vụ đó. Số liệu kế toán trên sổ Nhật ký phản ánh tổng số phát sinh bên Nợ và bên Có của tất cả các tài khoản kế toán sử dụng ở doanh nghiệp.

Sổ Nhật ký này cần phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

  • Ngày, tháng ghi sổ;
  • Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
  • Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
  • Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

* Sổ Cái dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và trong một niên độ kế toán theo các tài khoản kế toán được quy định trong chế độ tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Các số liệu kế toán trên cuốn Sổ Cái này phải phản ánh tổng hợp tình hình tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Sổ Cái kế toán cần phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

  • Ngày, tháng ghi sổ;
  • Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
  • Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
  • Số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.

b. Sổ, thẻ kế toán chi tiết

   Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Các số liệu trên sổ kế toán chi tiết sẽ cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh đầy đủ trên Sổ Cái và sổ Nhật ký.

Kết cấu, số lượng của các sổ kế toán chi tiết không có quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp.

3. Hệ thống sổ kế toán

   Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất cho một kỳ kế toán năm. Doanh nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại doanh nghiệp và yêu cầu quản lý để mở đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết.

4. Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

   Sổ kế toán doanh nghiệp phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng sổ. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận.

5. Ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi tính

   Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng máy vi tính hoặc ghi sổ kế toán bằng tay. Trường hợp ghi sổ bằng tay phải theo một trong các hình thức kế toán và mẫu sổ kế toán theo quy định tại Mục II- “Các hình thức kế toán”. Đơn vị được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị.

Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì doanh nghiệp được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vi tính cho phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của Chế độ sổ kế toán.
  • Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và quy định tại Chế độ kế toán này.
  • Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.

6. Mở và ghi sổ kế toán

a. Mở sổ

   Sổ kế toán của doanh nghiệp phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập doanh nghiệp. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và kế toán trưởng của doanh nghiệp sẽ có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi bằng tay trước khi sử dụng. Hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in ra từ máy vi tính. Sổ kế toán phải dùng các mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn dòng, có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời. Các tờ rời của sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ. Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

* Đối với sổ kế toán dạng quyển:

   Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện của doanh nghiệp theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.

* Đối với sổ tờ rời:

   Ở đầu mỗi cuốn sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, tên sổ, số thứ tự của từng tờ sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp một cách chính xác theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm.

b. Ghi sổ

   Việc ghi chép sổ kế toán bắt buộc phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh.

c. Khoá sổ 

   Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp cũng phải khoá sổ kế toán theo yêu cầu.

Trên đây là một quy trình đầy đủ về mở và ghi sổ kế toán. Hi vọng quý khách hàng đã có thể phần nào giải đáp được những thắc mắc của mình.

Nếu cần tư vấn về các lĩnh vực liên quan tới: thuế, hóa đơn điện tử, phần mềm kế toán, hạch toán, quyết toán thuế, báo cáo tài chính, học kế toán thực hành,… thì xin hãy liên hệ với chúng tôi:

Xem thêm:

CÔNG TY CỔ PHẦN ACMAN

  • Phòng 608-G5, Five Star Garden, Số 2 Kim Giang, Thanh Xuân, Hà Nội
  • Điện thoại: 1900 63 66 85; hotline 0966 04 34 34
  • Email: sales@acman.vn – Website: acman.vn

Bình luận

Xem thêm