Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Như vậy là sau hơn 1 năm Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời thì vào ngày 30/09/2019 vừa qua, Bộ Tài Chính đã chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC nhằm hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Nổi bật trong đó là sự thay đổi về quy cách ghi mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử.
Đây là một trong những thay đổi quan trọng vì các mẫu số và ký này cũng sẽ thay đổi hoàn toàn quy cách tra cứu và lưu trữ hóa đơn điện tử hiện hành. Cụ thể thì sự khác biệt trong mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử trong Thông tư 68 là gì? Hãy cùng ACMan tìm hiểu trong bài viết này các bạn nhé!
1. Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC
Tại Điều 3 – Chương I của thông tư 68 đã có quy định rất rõ về các phần nội dung của hóa đơn, trong đó bao gồm quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử, chúng tôi xin được trích dẫn như sau:
“a.2) Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn như sau:
- Số 1: Phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
- Số 2: Phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.
- Số 3: Phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.
- Số 4: Phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều này.
a.3) Ký hiệu hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
– Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2019 thì thể hiện là số 19; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2021 thì thể hiện là số 21.
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
- Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).
– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn:
- “1C21TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “2C21TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “1C22LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- “1K22TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
- “3K22TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử loại không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
a.4) Số hóa đơn
– Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999. Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.”
Như vậy, quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 68 sẽ thể hiện được rất nhiều thông tin liên quan đến doanh nghiệp cũng như loại hình hóa đơn. Mặc dù vậy, điều này sẽ khiến các kế toán gặp đôi chút khó khăn trong việc điền thông tin. Nhất là trong quá trình nhập liệu hóa đơn vào sổ sách kế toán tổng hợp sẽ rất dễ sai sót.
Tuy nhiên, mọi khó khăn này đều sẽ được giải quyết với phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice của ACMan.
2 AC-Invoice – phần mềm đáp ứng theo chuẩn Thông Tư 68 tốt nhất hiện nay
AC-Invoice là giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử của ACMan – đơn vị với gần 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực về phần mềm kế toán, tư vấn thuế, đào tạo nghiệp vụ kế toán, tư vấn quyết toán, hoàn thuế,… ACMan đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ theo Thông tư số 32/2011/TT-BTC, Nghị định 119/2018 NĐ-CP,… và cả Thông tư 68/2019/TT-BTC mới được ban hành gần đây.
Phần mềm hóa đơn điện tử AC-Invoice được ACMan phát triển với rất nhiều tâm huyết nhằm đem đến cho doanh nghiệp giải pháp cải tiến tối đa quy trình liên quan đến hóa đơn, tối ưu thời gian và tiết kiệm chi phí. Đồng thời, ACMan cũng mong muốn sẽ đem đến công cụ giúp kế toán doanh nghiệp giảm bớt áp lực và tăng tính hiệu quả trong công việc.
Bên cạnh đó, AC-Invoice cũng đã được tích hợp sẵn với các phần mềm quản trị của ACMan như: phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, nhà hàng, phần mềm quản lý điện, nước, phần mềm khách sạn,… giúp tạo ra một hệ sinh thái khép kín, xuyên suốt quá trình sản xuất, kinh doanh cũng như giúp kế toán tiết kiệm khá nhiều thời gian và tăng hiệu suất công việc đáng kể. Số liệu từ phần mềm hóa đơn điện tử sẽ được tự động hạch toán vào các phần mềm quản lý ngay sau khi phát hành.
Với những thay đổi về mẫu số và ký hiệu hóa đơn của thông tư 68/2019/TT-BTC, các doanh nghiệp nên nhanh chóng liên hệ ngay với các nhà cung cấp phần mềm HDDT và yêu cầu họ kịp thời thay đổi cho phù hợp với quy định của pháp luật.
Còn nếu quý khách hàng cần tư vấn về các vấn đề có liên quan tới hóa đơn điện tử hoặc muốn dùng thử sản phẩm AC-Invoice thì có thể liên hệ với chúng tôi để được phản hồi nhanh chóng và chính xác nhất.
Công ty cổ phần phát triển công nghệ ACMan
Website: acman.vn
Hotline: 0966 04 34 34
